PAGE工程技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程技術(shù)檔案管理，確保工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有工程項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的各類(lèi)工程技術(shù)檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司工程技術(shù)檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案不遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等應(yīng)符合規(guī)范要求。5.及時(shí)性原則：工程建設(shè)過(guò)程中形成的檔案應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，確保檔案與工程進(jìn)度同步。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善工程技術(shù)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用公司工程技術(shù)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)、各項(xiàng)目組做好工程技術(shù)檔案的形成、積累和整理工作。4.定期對(duì)工程技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，按規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.參與工程竣工驗(yàn)收，審查工程技術(shù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織本部門(mén)人員做好工程建設(shè)過(guò)程中各類(lèi)文件資料的收集、整理和歸檔工作。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。3.在工程建設(shè)過(guò)程中，按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，配合檔案管理部門(mén)做好檔案整理和移交工作。4.對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的重要文件資料，及時(shí)備份并妥善保管，防止丟失或損壞。（三）工程技術(shù)人員職責(zé)1.在工程建設(shè)過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，及時(shí)形成、積累和整理個(gè)人工作中產(chǎn)生的各類(lèi)技術(shù)文件資料，并移交項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)統(tǒng)一管理。2.確保所形成的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合工程實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。3.積極配合檔案管理部門(mén)和項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)的檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的形成與收集（一）規(guī)劃階段1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、選址意見(jiàn)書(shū)、用地規(guī)劃許可證等相關(guān)文件。（二）設(shè)計(jì)階段1.初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件，包括圖紙、設(shè)計(jì)說(shuō)明、計(jì)算書(shū)等。2.設(shè)計(jì)變更文件，記錄設(shè)計(jì)變更的原因、內(nèi)容、審批情況等。3.設(shè)計(jì)交底記錄、圖紙會(huì)審記錄等。（三）施工階段1.施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底文件。2.工程開(kāi)工報(bào)告、施工日志、工程進(jìn)度報(bào)表。3.原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告，如鋼材、水泥、砂石、構(gòu)配件的質(zhì)量證明文件，設(shè)備的合格證、說(shuō)明書(shū)等。4.隱蔽工程驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄隱蔽工程的部位、內(nèi)容、驗(yàn)收情況等。5.分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等。6.工程質(zhì)量事故處理記錄，記錄事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、處理措施及結(jié)果等。7.施工過(guò)程中的各類(lèi)技術(shù)核定單、工作聯(lián)系單、工程簽證單等。（四）竣工驗(yàn)收階段1.工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括工程概況、驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收范圍、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等。2.工程竣工圖，準(zhǔn)確反映工程實(shí)際完成情況的圖紙，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專(zhuān)業(yè)圖紙。3.工程質(zhì)量保修書(shū)，明確工程質(zhì)量保修范圍、期限、責(zé)任等內(nèi)容。4.竣工結(jié)算報(bào)告及相關(guān)資料，如結(jié)算書(shū)、工程量清單、費(fèi)用明細(xì)等。（五）其他1.工程建設(shè)過(guò)程中的聲像資料，如工程照片、錄像等，記錄工程建設(shè)的重要節(jié)點(diǎn)、施工現(xiàn)場(chǎng)情況等。2.與工程建設(shè)相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、合同等文件。四、檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.按照工程建設(shè)程序和檔案形成規(guī)律，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.同一類(lèi)別的檔案資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.每份檔案資料應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的題名，題名應(yīng)能夠反映檔案資料的主要內(nèi)容。4.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性和可讀性。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程中，定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)收到移交的檔案資料后，進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)符合要求的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂，編制檔案目錄。4.將整理好的檔案資料存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如對(duì)受潮的檔案進(jìn)行干燥處理，對(duì)受損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。2.對(duì)檔案庫(kù)房配備必要的消防設(shè)備和安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。3.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，防止檔案資料的丟失或損壞。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、利用工程技術(shù)檔案。2.因項(xiàng)目審計(jì)、驗(yàn)收、評(píng)估等工作需要，相關(guān)部門(mén)或單位可查閱工程技術(shù)檔案。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他需要查閱工程技術(shù)檔案的情況。（二）借閱程序1.借閱人填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案資料，并登記借閱情況。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案資料。2.如需復(fù)印、摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。3.利用檔案資料后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門(mén)，由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保檔案資料的完整。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，結(jié)合工程技術(shù)檔案的實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)、工程技術(shù)部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)工程技術(shù)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案對(duì)工程建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)創(chuàng)新等工作的參考價(jià)值。3.檔案的保存期限是否符合規(guī)定要求。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.銷(xiāo)毀意見(jiàn)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)