PAGE醫(yī)院檔案存儲制度及流程一、總則（一）目的醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷程的重要見證，也是醫(yī)院管理、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作的重要依據(jù)。為了加強(qiáng)醫(yī)院檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和開發(fā)，特制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各種門類和載體的檔案。（三）檔案定義及分類1.定義：醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.分類醫(yī)療檔案：包括病歷、診斷報告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、治療記錄等，是患者就醫(yī)過程的全面記錄，反映了醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療水平。行政檔案：涵蓋醫(yī)院行政管理工作中形成的文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等，是醫(yī)院行政管理的重要依據(jù)。教學(xué)檔案：包含教學(xué)大綱、教案、教學(xué)課件、學(xué)生實(shí)習(xí)資料、教學(xué)評估等，與醫(yī)院教學(xué)工作緊密相關(guān)。科研檔案：涉及科研項(xiàng)目申報書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、科研成果等，是醫(yī)院科研工作的重要支撐。人事檔案：包括員工個人基本信息、履歷、考核評價、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等，是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。財務(wù)檔案：如財務(wù)報表、賬目憑證、審計報告等，對醫(yī)院財務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)決策具有重要意義。設(shè)備檔案：記錄醫(yī)院各類醫(yī)療設(shè)備的購置、驗(yàn)收、維護(hù)、維修等情況，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和管理?；n案：涵蓋醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等，為醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展提供依據(jù)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作，各科室、部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集和移交，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則：檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得擅自篡改、偽造檔案。3.保密性原則：醫(yī)院檔案涉及患者隱私、醫(yī)院機(jī)密等重要信息，必須嚴(yán)格保密。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對查閱、利用檔案的人員進(jìn)行必要的登記和監(jiān)督，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，優(yōu)化檔案存儲和檢索方式，提高檔案利用效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供及時、有效的服務(wù)。二、檔案存儲制度（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的專用房間，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備和防蟲、防霉藥品。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、柜等存儲設(shè)備，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。3.檔案架、柜應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)或更換，保證檔案存儲設(shè)備的安全可靠。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。5.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取調(diào)節(jié)措施。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的檔案盒、文件夾進(jìn)行裝訂和存放，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案整理規(guī)則進(jìn)行分類整理，編目編號，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。對于重要的紙質(zhì)檔案，可采用復(fù)印件備份或數(shù)字化存儲的方式，以防止原件損壞或丟失。2.電子檔案電子檔案應(yīng)按照其形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份，備份設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。對電子檔案的存儲格式、元數(shù)據(jù)等應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，保證電子檔案的長期保存和有效利用。3.聲像檔案聲像檔案包括照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照其內(nèi)容和時間順序進(jìn)行整理編目，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。聲像檔案應(yīng)采用專用的存儲介質(zhì)進(jìn)行保存，如光盤、磁帶等，并定期進(jìn)行檢查和復(fù)制，防止存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致檔案丟失。建立聲像檔案目錄索引，方便查閱和利用。對于重要的聲像檔案，應(yīng)制作副本或進(jìn)行數(shù)字化處理，以便更好地保存和傳播。（三）檔案保管期限1.永久保管醫(yī)院的重要?dú)v史文件、法規(guī)性文件、重大科研成果、重要人事任免、財務(wù)審計報告等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，應(yīng)永久保管。涉及醫(yī)院產(chǎn)權(quán)、權(quán)益、重大經(jīng)濟(jì)合同等重要檔案，也應(yīng)永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。醫(yī)療檔案中的一般病歷、普通檢查檢驗(yàn)報告等，保管期限為30年；行政檔案中的一般性文件、短期工作計劃與總結(jié)等，保管期限為10年。教學(xué)檔案中的一般教學(xué)資料、學(xué)生實(shí)習(xí)記錄等，保管期限為10年；科研檔案中的一般性研究資料、階段性成果報告等，保管期限為10年。人事檔案中的員工一般履歷、培訓(xùn)記錄等，保管期限為30年；財務(wù)檔案中的一般賬目憑證、月度報表等，保管期限為10年。設(shè)備檔案中的設(shè)備維護(hù)記錄、一般性維修資料等，保管期限為10年；基建檔案中的一般性施工圖紙、項(xiàng)目前期資料等，保管期限為10年。（四）檔案鑒定與銷毀1.醫(yī)院應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)科室、部門的人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案，以備查考。三、檔案存儲流程（一）檔案收集1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理的要求，及時將本科室、部門在工作中形成的各種檔案材料進(jìn)行整理、分類。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.對于重要的會議記錄、合同協(xié)議等檔案材料，應(yīng)收集原始記錄或正式文本，并確保簽字蓋章等手續(xù)齊全。4.各科室、部門收集齊全的檔案材料應(yīng)定期移交至醫(yī)院檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各科室、部門移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類裝訂，去除金屬物，編目編號，填寫檔案盒封面、脊背等信息，建立檔案目錄索引。3.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，錄入檔案元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的規(guī)范管理。4.對聲像檔案進(jìn)行整理編目，注明相關(guān)信息，采用專用存儲介質(zhì)保存，并建立目錄索引。5.在檔案整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)科室、部門溝通解決，確保檔案整理的質(zhì)量。（三）檔案存儲1.整理好的檔案應(yīng)按照檔案庫房管理要求，分類存放在檔案架、柜等存儲設(shè)備中。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份設(shè)備應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保其可讀性和完整性。4.聲像檔案應(yīng)采用專用存儲介質(zhì)保存，并按照類別、時間順序等進(jìn)行存放，建立相應(yīng)的目錄索引。5.檔案存儲過程中，應(yīng)做好檔案的標(biāo)識和防護(hù)工作，防止檔案受損或丟失。（四）檔案查閱與利用1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、年度、保管期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱人員進(jìn)行登記，注明查閱時間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.涉及患者隱私、醫(yī)院機(jī)密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行審批和管理，確保檔案信息不被泄露。5.醫(yī)院外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫(yī)院檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理。（五）檔案歸還與注銷1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。2.對于檔案查閱申請表等相關(guān)資料，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，妥善保存。3.如查閱人員在查閱過程中對檔案造成損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)