PAGE統(tǒng)計(jì)資料檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司統(tǒng)計(jì)資料檔案的管理，確保統(tǒng)計(jì)資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，充分發(fā)揮統(tǒng)計(jì)資料在公司決策、管理和發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類統(tǒng)計(jì)資料檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司統(tǒng)計(jì)資料檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司指定的專門部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)資料檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，確保統(tǒng)計(jì)資料檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.依法依規(guī)原則統(tǒng)計(jì)資料檔案的管理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保統(tǒng)計(jì)資料的合法性、真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則加強(qiáng)統(tǒng)計(jì)資料檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止統(tǒng)計(jì)資料檔案的泄露、損毀和丟失，確保統(tǒng)計(jì)資料檔案的安全。4.方便利用原則在確保統(tǒng)計(jì)資料檔案安全保密的前提下，充分考慮公司各部門及員工對(duì)統(tǒng)計(jì)資料檔案的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)，提高統(tǒng)計(jì)資料檔案的利用效率。二、統(tǒng)計(jì)資料檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案包括公司定期向上級(jí)主管部門報(bào)送的各類綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及公司內(nèi)部編制的反映公司整體經(jīng)營(yíng)狀況、生產(chǎn)情況、財(cái)務(wù)狀況等方面的綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案針對(duì)公司特定業(yè)務(wù)或問題開展的專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查所形成的資料檔案，如市場(chǎng)調(diào)研、客戶滿意度調(diào)查、產(chǎn)品質(zhì)量調(diào)查等。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告檔案公司統(tǒng)計(jì)人員撰寫的各類統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，包括月度、季度、年度統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，以及針對(duì)特定專題的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。4.統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案公司各部門為滿足日常統(tǒng)計(jì)工作需要而建立的統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，記錄了各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的詳細(xì)數(shù)據(jù)，如生產(chǎn)臺(tái)賬、銷售臺(tái)賬、庫(kù)存臺(tái)賬等。5.原始記錄檔案公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的、未經(jīng)加工整理的原始統(tǒng)計(jì)記錄，如生產(chǎn)記錄單、銷售發(fā)票、出入庫(kù)單等。（二）編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則統(tǒng)計(jì)資料檔案的編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，其中年份為公元紀(jì)年，取四位數(shù)；類別代碼根據(jù)上述分類分別用一位大寫字母表示，即綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案用“A”表示，專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案用“B”表示，統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告檔案用“C”表示，統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案用“D”表示，原始記錄檔案用“E”表示；順序號(hào)為三位數(shù)字，從001開始依次編號(hào)。例如：2023年第10份綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案的編號(hào)為“2023A010”。2.編號(hào)管理統(tǒng)計(jì)資料檔案的編號(hào)由負(fù)責(zé)檔案管理的部門統(tǒng)一編制和管理，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。在檔案的收集、整理、移交等過程中，應(yīng)及時(shí)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在檔案目錄、索引等相關(guān)文檔中注明編號(hào)，以便于查找和管理。三、統(tǒng)計(jì)資料檔案的收集與整理（一）收集1.各部門職責(zé)公司各部門負(fù)責(zé)本部門統(tǒng)計(jì)資料的收集工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)資料的整理和報(bào)送，確保統(tǒng)計(jì)資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的統(tǒng)計(jì)資料分類范圍，收集本部門在統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類統(tǒng)計(jì)資料，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、數(shù)據(jù)表格等。3.收集時(shí)間綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案應(yīng)按照上級(jí)主管部門規(guī)定的時(shí)間及時(shí)報(bào)送；專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案應(yīng)在調(diào)查結(jié)束后及時(shí)整理歸檔；統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告檔案應(yīng)在撰寫完成后及時(shí)提交；統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案應(yīng)定期更新并歸檔；原始記錄檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)收集整理。（二）整理1.整理要求統(tǒng)計(jì)資料檔案的整理應(yīng)遵循真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和系統(tǒng)性的原則，對(duì)收集到的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分類、排序（按時(shí)間順序或重要程度等）、編號(hào)、編目等工作，確保檔案資料的規(guī)范有序。2.整理步驟分類：按照本制度規(guī)定的統(tǒng)計(jì)資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分類。排序：對(duì)同一類別的統(tǒng)計(jì)資料，按照時(shí)間順序或重要程度等進(jìn)行排序。編號(hào)：按照編號(hào)規(guī)則對(duì)每份統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行編號(hào)。編目：編制統(tǒng)計(jì)資料檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和管理。3.整理期限統(tǒng)計(jì)資料檔案的整理工作應(yīng)在收集完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，確保檔案資料能夠及時(shí)歸檔保存。四、統(tǒng)計(jì)資料檔案的保管（一）保管部門公司指定[具體部門名稱]負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)資料檔案的保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)統(tǒng)計(jì)資料檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和取用。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子檔案保管電子統(tǒng)計(jì)資料檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的索引和目錄，便于快速檢索和查找。3.保管期限統(tǒng)計(jì)資料檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和使用價(jià)值確定，一般分為短期（[X]年）、中期（[X]年）和長(zhǎng)期（[X]年）。具體保管期限如下：綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表檔案：短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)調(diào)查檔案：短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告檔案：短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬檔案：短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。原始記錄檔案：短期保管期限為[X]年，中期保管期限為[X]年，長(zhǎng)期保管期限為[X]年。4.保管期限的調(diào)整統(tǒng)計(jì)資料檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)公司發(fā)展和實(shí)際需要進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。如需延長(zhǎng)或縮短保管期限，應(yīng)由檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）保管環(huán)境檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。同時(shí)，應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)統(tǒng)計(jì)資料檔案進(jìn)行清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。清查工作每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。五、統(tǒng)計(jì)資料檔案的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料檔案。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，不得查閱與本人工作無關(guān)的檔案資料。2.查閱流程查閱人應(yīng)填寫《統(tǒng)計(jì)資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。所在部門負(fù)責(zé)人審批通過后，查閱人將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)資料檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《統(tǒng)計(jì)資料檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.查閱限制查閱統(tǒng)計(jì)資料檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.借閱范圍因特殊工作需要，公司內(nèi)部各部門及員工可借閱與其工作相關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料檔案。借閱范圍應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，不得借閱與本人工作無關(guān)的檔案資料。2.借閱流程借閱人應(yīng)填寫《統(tǒng)計(jì)資料檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。所在部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，對(duì)借閱人的借閱資格進(jìn)行審核。審核通過后，檔案管理部門與借閱人簽訂《統(tǒng)計(jì)資料檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。檔案管理部門根據(jù)《統(tǒng)計(jì)資料檔案借閱協(xié)議》提供相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)資料檔案供借閱人借閱。借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還。3.借閱期限統(tǒng)計(jì)資料檔案的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門同意后方可延長(zhǎng)。4.借閱限制借閱統(tǒng)計(jì)資料檔案時(shí)，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、統(tǒng)計(jì)資料檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)統(tǒng)計(jì)資料檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在檔案查閱和借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人和借閱人的行為，確保檔案資料不被泄露。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要統(tǒng)計(jì)資料檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等特殊保密措施。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案資料的安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施和設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行，防止因設(shè)施設(shè)備故障導(dǎo)致檔案資料受損。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)保護(hù)檔案資料的安全。七、統(tǒng)計(jì)資料檔案的銷毀（一）銷毀條件統(tǒng)計(jì)資料檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價(jià)值的，可按照本制度規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的統(tǒng)計(jì)資料檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《統(tǒng)計(jì)資料檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《統(tǒng)計(jì)資料檔案銷毀清單》經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀統(tǒng)計(jì)資料檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)