PAGE工作人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司工作人員檔案的管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體工作人員的檔案管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司工作人員檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工作人員的基本情況和工作經(jīng)歷。3.保密安全原則：嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容，確保檔案的安全與完整，防止檔案信息泄露和丟失。4.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況、家庭成員信息。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。2.學(xué)位證書編號(hào)、學(xué)歷證書編號(hào)。（三）工作經(jīng)歷1.入職公司時(shí)間、離職時(shí)間（如有）、工作崗位、工作職責(zé)、工作業(yè)績。2.曾工作過的其他單位信息，包括單位名稱、工作時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷參加過的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)證書等。（五）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書，如職稱證書、執(zhí)業(yè)資格證書等。2.證書名稱、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、頒發(fā)時(shí)間、證書編號(hào)。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間。2.受到的各類處罰，包括處罰原因、處罰單位、處罰時(shí)間。（七）薪酬福利信息1.工資待遇、獎(jiǎng)金發(fā)放情況。2.社會(huì)保險(xiǎn)、住房公積金等繳納情況。（八）勞動(dòng)合同與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本，包括合同期限、工作內(nèi)容、勞動(dòng)報(bào)酬、社會(huì)保險(xiǎn)等條款。（九）其他重要信息如個(gè)人榮譽(yù)稱號(hào)、發(fā)表的論文著作、參加的重要項(xiàng)目等。三、檔案收集（一）新員工檔案收集1.新員工入職時(shí)，應(yīng)填寫《員工檔案信息登記表》，并提交個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、職業(yè)資格證書等相關(guān)材料。2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核新員工提交的檔案材料，確保材料齊全、真實(shí)、有效。如發(fā)現(xiàn)材料不完整或不符合要求，應(yīng)及時(shí)通知新員工補(bǔ)充或更正。（二）在職員工檔案更新1.員工工作期間，如有學(xué)歷學(xué)位變更、工作崗位變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況發(fā)生等，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交相關(guān)證明材料，辦理檔案信息更新手續(xù)。2.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)在職員工檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案信息缺失或不準(zhǔn)確的，及時(shí)通知員工進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）離職員工檔案整理1.員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)收回其工作證、門禁卡等公司物品，并對(duì)其檔案進(jìn)行整理。2.離職員工檔案應(yīng)包括離職申請表、工作交接清單、離職證明等材料。人力資源部門應(yīng)將離職員工檔案妥善保管，以備后續(xù)查閱。四、檔案整理（一）分類1.按照檔案內(nèi)容的類別，將檔案分為個(gè)人基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)經(jīng)歷類、職業(yè)資格證書類、獎(jiǎng)懲情況類、薪酬福利信息類、勞動(dòng)合同類、其他重要信息類等。2.每類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷類可分為入職公司經(jīng)歷、其他工作經(jīng)歷等。（二）編號(hào)1.為每份檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，便于識(shí)別和管理檔案。2.編號(hào)可采用數(shù)字編碼的方式，如“001”“002”等，也可結(jié)合年份、部門等信息進(jìn)行編制，如“20230100X”，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“00X”表示該部門內(nèi)的檔案序號(hào)。（三）裝訂1.將每份檔案內(nèi)的材料按照類別順序排列，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行打印或復(fù)印，并使用訂書機(jī)或膠水進(jìn)行裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固整齊，避免材料散落或丟失。對(duì)于較大的材料，可采用折疊的方式使其與A4紙張大小一致后再進(jìn)行裝訂。（四）裝盒1.將裝訂好的檔案裝入檔案盒中，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、員工姓名、檔案類別等信息。2.檔案盒應(yīng)按照一定的順序排列存放在檔案柜中，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管室，用于存放工作人員檔案。檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.檔案保管室內(nèi)應(yīng)配備檔案柜、辦公桌、椅子等必要的辦公設(shè)備，確保檔案存放有序、便于管理。（二）保管期限1.工作人員檔案應(yīng)長期保管，直至員工離職后一定期限（如[X]年），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于涉及公司重要機(jī)密或具有重要?dú)v史價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。（三）定期檢查1.人力資源部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.檢查周期為每[X]年一次，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）安全防護(hù)1.加強(qiáng)檔案保管室的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案保管室進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞等原因丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核《檔案查閱申請表》，如申請查閱理由合理，應(yīng)安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及公司機(jī)密或個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核《檔案借閱申請表》，如申請借閱理由合理，應(yīng)將檔案借給借閱人，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）出具證明1.因員工個(gè)人需要，公司可為其出具與檔案內(nèi)容相關(guān)的證明材料。出具證明應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，并加蓋公司公章。2.證明材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得出具虛假證明。七、檔案保密（一）保密措施1.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.對(duì)檔案保管室采取必要的安全保密措施，如安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等。3.限制檔案管理人員的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.公司內(nèi)部人員在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。八、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立工作人員電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、修改、刪除、備份等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行操作和管理。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同人員的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）與紙質(zhì)檔案的銜接1.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)與紙質(zhì)檔案管理相結(jié)合，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在查閱、借閱檔案時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)先提供電子檔案，但涉及重要文件或需要蓋章等情況時(shí)，仍需提供紙質(zhì)檔案。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.工作人員檔案保管期限屆滿，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.對(duì)于因機(jī)構(gòu)調(diào)整、人員精簡等原因不再需要保留的檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，也可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.人力資源部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號(hào)、員工姓名、檔案類別等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由人力資源部門組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔