PAGE書畫班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強書畫班檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于書畫班所有檔案的管理，包括但不限于教學資料、學員檔案、活動記錄、師資檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：書畫班檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據檔案的性質和內容，進行分類整理，便于查找和利用。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。4.服務利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為教學、研究、管理等工作提供服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門及人員設置設立專門的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責書畫班檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作規(guī)范化、標準化。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整性和準確性。4.加強檔案的安全保護措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.積極為書畫班各部門提供檔案利用服務，及時、準確地提供所需檔案資料。（三）各部門職責1.各部門負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案資料移交檔案管理室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教學資料：包括教學大綱、教案、課件、教材、試卷、成績冊等。2.學員檔案：包括學員報名登記表、學員基本信息、學習記錄、考核成績、獲獎情況等。3.活動記錄：包括書畫展覽、比賽、講座、培訓等活動的策劃方案、通知、總結、照片、視頻等。4.師資檔案：包括教師個人簡歷、教學成果、獲獎情況、培訓記錄等。5.其他檔案：包括書畫班的行政文件、財務報表、設備清單、合同協議等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，符合檔案管理的要求。3.對于重要的檔案資料，應進行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質和內容，將檔案分為教學檔案、學員檔案、活動檔案、師資檔案、行政檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄索引，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于快速查閱。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、名稱等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度形成的檔案資料移交檔案管理室進行歸檔。2.對于臨時性的檔案資料，應在工作結束后及時移交檔案管理室歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案資料填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份交檔案管理室。2.檔案管理室對移交的檔案資料進行審核，核對檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理室按照檔案分類編號的要求，將檔案資料進行歸檔存放。（三）保管期限1.書畫班檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括書畫班的重要歷史資料、重大活動記錄、長期保存的教學資料等。3.長期保管的檔案包括學員檔案、師資檔案、一般教學資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括臨時性的活動記錄、行政文件等，保管期限為[X]年。（四）保管要求1.檔案管理室應配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、通風、干燥，溫度和濕度適宜。2.檔案應分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現問題及時處理。5.加強檔案的安全保護措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.書畫班內部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人批準后，方可到檔案管理室查閱。2.外部單位或個人查閱檔案，需持有單位介紹信或相關證明文件，經書畫班主管領導批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應在場陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照或帶走檔案。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、日期、目的等信息。2.所在部門負責人或書畫班主管領導對申請表進行審批。3.檔案管理人員根據審批意見，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱人員查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理室，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理人員應積極為書畫班各部門提供檔案利用服務，根據需要及時、準確地提供所需檔案資料。2.對于重要的檔案資料，如需復印、拍照或摘錄，需經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。3.檔案利用情況應進行記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、利用內容等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.全面審查原則：對檔案的內容、來源、形式等進行全面審查，確保鑒定結果的準確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理部門根據檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審核，逐份審查檔案的內容、價值等，確定是否需要銷毀。3.對于確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。4.檔案銷毀清冊經書畫班主管領導批準后，方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時，應由檔案管理部門人員和相關業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立書畫班檔案管理信息系統(tǒng)，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.實現檔案信息的在線查詢、利用和共享，為書畫班各部門提供便捷的檔案服務。3.加強檔案信息的安全保護，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對書畫班現有的紙質檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內容摘要等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，便于查詢和利用。3.檔案信息維護：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。4.檔案信息安全管理：采取必要的安全技術措施，如加密、備份、防火墻等，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理流程1.檔案數字化流程：包括檔案整理、掃描、圖像處理、數據掛接等環(huán)節(jié)。2.檔案信息錄入流程：包括檔案信息采集、錄入、審核等環(huán)節(jié)。3.檔案信息查詢利用流程：包括用戶登錄、查詢條件輸入、結果顯示等環(huán)節(jié)。4.