PAGE律師事務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本律師事務(wù)所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在律師業(yè)務(wù)及事務(wù)所管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及律師行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本律師事務(wù)所全體人員在執(zhí)業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案，包括但不限于訴訟案件檔案、非訴訟法律事務(wù)檔案、客戶資料檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映律師業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息的泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全與機(jī)密。對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.方便利用原則在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系和利用制度，方便律師及其他相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本所設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)接收和收集本所各部門及律師在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和修復(fù)，防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.檔案利用建立檔案查閱、借閱制度，為律師及其他相關(guān)人員提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。5.檔案統(tǒng)計(jì)對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，報(bào)經(jīng)本所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理的信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)對本所各部門及律師的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促其做好檔案的收集、整理和歸檔工作，提高全所檔案管理的整體水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各類訴訟案件檔案，包括案件受理、立案、偵查、起訴、審判、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)形成的法律文書、證據(jù)材料、庭審記錄、代理詞等。非訴訟法律事務(wù)檔案，如法律顧問合同、盡職調(diào)查報(bào)告、法律意見書、項(xiàng)目談判記錄等?？蛻糍Y料檔案，包括客戶基本信息、委托代理協(xié)議、授權(quán)委托書、收費(fèi)記錄等。財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。行政檔案，如各類文件、通知、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.收集要求各部門及律師應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料移交檔案管理部門，確保檔案的及時(shí)收集。移交的檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。檔案管理部門對接收的檔案材料應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，對不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門或人員進(jìn)行補(bǔ)充完善。（二）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為訴訟業(yè)務(wù)檔案、非訴訟業(yè)務(wù)檔案、客戶檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政檔案等大類。在每大類檔案下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行二級分類，如訴訟業(yè)務(wù)檔案可分為民事案件檔案、刑事案件檔案、行政案件檔案等；非訴訟業(yè)務(wù)檔案可分為公司業(yè)務(wù)檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、知識產(chǎn)權(quán)業(yè)務(wù)檔案等。2.編號方法采用年度類別流水號的編號方法，對檔案進(jìn)行編號。例如，2023年民事案件檔案的編號為2023M001。編號應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識別和管理。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷題名、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，簡明扼要，一目了然。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每份文件的題名、日期、文號、頁號等信息，便于查閱。備考表應(yīng)記錄卷內(nèi)文件的缺損、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并由檔案管理人員和立卷人簽字。4.裝訂規(guī)范對紙張規(guī)格統(tǒng)一、字跡清晰、簽字蓋章完備的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于翻閱和保管。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，對紙張過大的文件應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案卷皮一致。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間，配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等。2.庫房布局庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案的類別和編號順序進(jìn)行排列，便于檔案的存放和查找。同時(shí)，應(yīng)劃分辦公區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管要求1.檔案上架檔案應(yīng)按照編號順序上架存放，排列整齊，不得隨意堆放。對不同類別的檔案應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，便于管理和查找。2.溫濕度控制檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。檔案管理人員應(yīng)定期對庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保檔案的安全保存。3.防火防盜加強(qiáng)檔案庫房的防火防盜措施，配備必要的消防器材和防盜設(shè)備，如滅火器、消火栓、防盜門、防盜窗、監(jiān)控?cái)z像頭等。檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期進(jìn)行消防演練，確保在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)有效地進(jìn)行撲救。同時(shí)，要嚴(yán)格遵守庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房，防止檔案被盜。4.防蟲防鼠采取有效的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞、安裝防鼠板等，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害跡象時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。5.檔案清點(diǎn)與檢查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確、保管狀況良好。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄和處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本所的檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.權(quán)限明確原則明確檔案利用的權(quán)限范圍，不同人員根據(jù)其工作需要和職責(zé)權(quán)限，享有相應(yīng)的檔案查閱、借閱權(quán)利。3.手續(xù)完備原則檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理利用手續(xù)，填寫利用登記表，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱檔案。（二）利用方式1.查閱律師及其他相關(guān)人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、本所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限和范圍，將檔案借給利用者，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限屆滿，利用者應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因需要延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、利用目的等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。（四）利用限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)相關(guān)部門或人員同意，不得查閱、借閱和公開。2.檔案利用者不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用者應(yīng)按照規(guī)定的用途使用檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由本所主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和律師行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本所的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容價(jià)值、保管期限等因素，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。（二）鑒定程序1.初步篩選檔案管理部門定期對庫存檔案進(jìn)行清查，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，初步篩選出已過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，形成待鑒定檔案清單。2.詳細(xì)審查鑒定小組對待鑒定檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，逐卷逐件分析檔案的內(nèi)容、來源、形式等，判斷其保存價(jià)值。對于重要檔案和有爭議的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論研究，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.出具鑒定意見鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，出具檔案鑒定意見書，明確檔案的存毀意見。鑒定意見書應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)本所主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單對經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報(bào)本所主管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.組織銷毀檔案管理部門按照銷毀清單組織檔案銷毀工作，銷毀工作應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀記錄銷毀過程中，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真記錄銷毀情況，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案數(shù)量等，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一并保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為律師業(yè)務(wù)及事務(wù)所管理提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.檔案掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子圖像文件。掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，色彩模式應(yīng)為24位真彩色。2.圖像處理對掃描后的圖像文件進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，確保圖像質(zhì)量。同時(shí)，對圖像文件進(jìn)行命名和分類，建立與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)的電子檔案編號體系。3.數(shù)據(jù)錄入對檔案中的文字信息進(jìn)行錄入，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時(shí)，對檔案中的重要信息進(jìn)行標(biāo)注和索引，方便檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案存儲(chǔ)管理實(shí)現(xiàn)檔案電子圖像文件和目錄數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)管理，按照檔案的類別、年度、編號等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。2.檢索查詢建立強(qiáng)大的檢索查詢功能，支持按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索查詢，快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。3.借閱管理在信息系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等功能，方便利用者辦理借閱手續(xù)，同時(shí)便于檔案管理部門進(jìn)行跟蹤和管理。4.統(tǒng)計(jì)分析對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全保密采取嚴(yán)格的安全保密措施，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息的泄露和非法訪問。（四）數(shù)據(jù)備份與