PAGE八大臺(tái)賬檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織八大臺(tái)賬檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及八大臺(tái)賬檔案管理的所有部門和人員。（三）定義1.八大臺(tái)賬：指公司/組織在運(yùn)營(yíng)過程中形成的八類重要記錄臺(tái)賬，包括但不限于業(yè)務(wù)臺(tái)賬、財(cái)務(wù)臺(tái)賬、人事臺(tái)賬、物資臺(tái)賬、設(shè)備臺(tái)賬、項(xiàng)目臺(tái)賬、客戶臺(tái)賬、合同臺(tái)賬等。2.檔案：指記錄公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)、業(yè)務(wù)往來、經(jīng)營(yíng)成果等具有保存價(jià)值的各種載體的文件、資料、圖表等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)八大臺(tái)賬檔案的集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)過程中的各個(gè)方面，確保檔案的全面性和系統(tǒng)性。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，如檔案管理室或檔案室，負(fù)責(zé)公司/組織八大臺(tái)賬檔案的統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)1.制定和完善八大臺(tái)賬檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)八大臺(tái)賬檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案的安全保管情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識(shí)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的與八大臺(tái)賬相關(guān)的文件、資料、報(bào)表、合同等。2.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。3.外部單位發(fā)來的與公司/組織業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、函件、通知等。4.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.將文件材料按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。（四）整理方法1.分類：根據(jù)八大臺(tái)賬的類別，將收集到的檔案分為業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事、物資、設(shè)備、項(xiàng)目、客戶、合同等八大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明類別、編號(hào)等信息。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。1.永久保管：涉及公司/組織核心機(jī)密、重大決策、歷史沿革等重要檔案。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展有重要影響，需保存較長(zhǎng)時(shí)間的檔案。3.短期保管：在一定時(shí)期內(nèi)具有參考價(jià)值，但保存期限較短的檔案。（三）保管條件1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案架上，并保持通風(fēng)良好。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查工作應(yīng)包括檔案的核對(duì)、盤點(diǎn)、檢查檔案的保管狀況等。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并記錄清查結(jié)果。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請(qǐng)和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。3.查閱人持審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好查閱記錄。4.查閱人查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得損害公司/組織的利益。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.對(duì)于利用檔案過程中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的時(shí)效性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。2.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已失去利用價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在涂改、偽造等問題。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的《檔案銷毀清單》，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織八大臺(tái)賬檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案信息錄入：將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案檢索：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理：通過檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案借閱進(jìn)行登記、審批和跟蹤管理。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：利用檔案管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，防止信息泄露、篡改和丟失。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，確保不同用戶只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。3.定