PAGE內(nèi)蒙古檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強內(nèi)蒙古地區(qū)檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管和利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合內(nèi)蒙古實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于內(nèi)蒙古自治區(qū)行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案移交工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和內(nèi)蒙古自治區(qū)相關檔案管理規(guī)定，確保檔案移交工作合法合規(guī)。2.真實完整原則移交的檔案應真實反映單位各項工作活動，保持檔案的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.及時準確原則檔案形成部門應按照規(guī)定的時間和要求，及時、準確地向檔案管理部門移交檔案，確保檔案信息的時效性和準確性。4.便于利用原則檔案移交工作應充分考慮檔案的利用需求，便于檔案的查閱、借閱和復制，提高檔案的利用效率。二、檔案移交主體與職責（一）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量符合相關標準和要求。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的檔案向本單位檔案管理部門移交，并辦理交接手續(xù)。3.對移交檔案的真實性、完整性和準確性負責，積極配合檔案管理部門做好檔案的審核和整改工作。（二）檔案管理部門職責1.負責制定本單位檔案移交制度和工作流程，指導和監(jiān)督檔案形成部門的檔案整理和移交工作。2.接收檔案形成部門移交的檔案，對移交檔案進行審核、登記和編號，建立健全檔案管理制度和檔案信息管理系統(tǒng)。3.負責檔案的保管、保護和利用工作，確保檔案的安全和完整，為單位各項工作提供檔案支持和服務。4.定期對檔案移交工作進行總結(jié)和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷完善檔案移交工作機制。三、檔案移交范圍與內(nèi)容（一）移交范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料。2.本單位工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料。3.本單位需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料。4.其他對本單位具有保存價值的文件材料以及與本單位業(yè)務相關的資料。（二）移交內(nèi)容1.紙質(zhì)檔案：包括文件、報告、請示、批復、合同、協(xié)議、會議記錄、紀要、統(tǒng)計報表、名冊、圖表等各種形式的紙質(zhì)文件材料。2.電子檔案：包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的文件、資料、數(shù)據(jù)庫、電子郵件、電子表格、電子圖紙等各類電子信息。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映單位工作活動和歷史面貌的聲像資料。4.實物檔案：包括單位獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、印章、題詞、字畫等具有保存價值的實物。四、檔案移交時間與期限（一）定期移交1.文書檔案：一般在次年上半年向檔案管理部門移交上一年度形成的文書檔案。2.會計檔案：按照國家有關會計檔案管理規(guī)定，在會計年度終了后，由會計機構(gòu)編制會計檔案移交清冊，移交本單位檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設立檔案管理機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案管理機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設立檔案管理機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。3.基建檔案：在工程項目竣工驗收后三個月內(nèi)，由建設單位向檔案管理部門移交基建檔案。4.設備檔案：設備開箱驗收后，設備管理部門應及時整理設備隨機文件材料，在設備投入使用后一個月內(nèi)，向檔案管理部門移交設備檔案。（二）不定期移交1.重大活動檔案：在重大活動結(jié)束后，主辦部門應及時將活動中形成的檔案整理歸檔，并在活動結(jié)束后一個月內(nèi)移交檔案管理部門。2.撤銷、合并單位檔案：撤銷、合并單位的檔案，應在單位撤銷、合并后三個月內(nèi)，向其主管部門或同級檔案行政管理部門移交。五、檔案移交程序（一）檔案整理1.檔案形成部門應按照檔案管理的有關規(guī)定，對本部門形成的檔案進行分類、組卷、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理后的檔案應編制檔案移交清冊，清冊內(nèi)容包括檔案的類別、題名、年度、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)等詳細信息。（二）檔案審核1.檔案管理部門收到檔案形成部門移交的檔案后，應按照檔案管理的有關規(guī)定和標準，對移交檔案進行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性以及檔案的保管期限劃分是否合理等。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時與檔案形成部門溝通，要求其進行整改，直至符合要求為止。（三）檔案交接1.檔案審核合格后，檔案形成部門與檔案管理部門應辦理檔案交接手續(xù)。2.交接雙方應在檔案移交清冊上簽字蓋章，注明交接日期、檔案數(shù)量、檔案狀況等信息。3.檔案移交清冊一式三份，檔案形成部門、檔案管理部門各執(zhí)一份，另一份存檔備查。六、檔案移交要求（一）紙質(zhì)檔案要求1.紙質(zhì)檔案應使用符合國家標準的紙張，字跡應清晰、工整、耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。2.檔案應采用統(tǒng)一的裝訂方式，裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.檔案的題名應準確、規(guī)范，能夠反映檔案的主要內(nèi)容；日期應填寫完整，采用公元紀年。4.檔案的編號應按照檔案管理部門的規(guī)定進行編制，編號應連續(xù)、唯一。（二）電子檔案要求1.電子檔案應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS、PPT等，確保電子檔案能夠長期保存和有效利用。2.電子檔案應進行分類整理，建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照檔案移交清冊的內(nèi)容進行命名和標注。3.電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管，定期進行檢查和維護，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。4.電子檔案應建立元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應能夠準確反映電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景等信息，便于電子檔案的管理和利用。（三）聲像檔案要求1.照片檔案應沖洗或掃描成清晰的圖像文件，圖像應符合國家有關標準和要求，能夠真實反映拍攝內(nèi)容。2.照片檔案應進行編號、題名、說明、日期等標注，標注應準確、清晰。3.錄音、錄像檔案應進行轉(zhuǎn)錄，轉(zhuǎn)錄后的文件格式應符合國家有關標準和要求，能夠正常播放和使用。4.聲像檔案應建立相應的目錄，目錄內(nèi)容應包括編號、題名、日期、來源、載體等信息，便于聲像檔案的查找和利用。（四）實物檔案要求1.實物檔案應進行登記，登記內(nèi)容包括實物名稱、來源、日期、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.實物檔案應進行妥善保管，確保實物的安全和完整，防止實物損壞、丟失或變質(zhì)。3.實物檔案應建立相應的檔案盒或展示柜，將實物與登記信息一并存放，便于實物檔案的展示和利用。七、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負責對本行政區(qū)域內(nèi)單位的檔案移交工作進行監(jiān)督檢查。2.各單位的主管部門負責對所屬單位的檔案移交工作進行監(jiān)督檢查。3.各單位內(nèi)部應建立健全檔案移交工作監(jiān)督檢查機制，定期對本單位檔案移交工作進行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括檔案移交的時間、范圍、程序、要求等是否符合規(guī)定。2.檔案移交工作的質(zhì)量，包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等是否符合要求。3.檔案移交手續(xù)的辦理情況，包括檔案移交清冊的編制、簽字蓋章等是否齊全。4.檔案移交后的保管和利用情況，包括檔案的安全保管、查閱借閱、復制等是否規(guī)范。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：各級檔案行政管理部門、各單位主管部門應定期組織對所屬單位的檔案移交工作進行檢查，檢查周期一般為每年一次。2.不定期抽查：各級檔案行政管理部門、各單位主管部門可根據(jù)工作需要，不定期對所屬單位的檔案移交工作進行抽查。3.專項檢查：針對檔案移交工作中存在的突出問題或重點領域，各級檔案行政管理部門、各單位主管部門可組織開展專項檢查。（四）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門應及時下達整改通知書，要求被檢查單位限期整改。2.被檢