PAGE市民中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)市民中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在市民中心各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市民中心各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案定義本制度所稱(chēng)檔案，是指市民中心在履行職能活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：市民中心檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映市民中心的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案的真實(shí)性和完整性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的服務(wù)效能。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)，確保檔案的安全和保密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置市民中心設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定市民中心檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)市民中心各類(lèi)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)市民中心各部門(mén)的檔案工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.參與市民中心重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案管理的工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、群團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)：包括中心行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類(lèi)：包括市民中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的政策法規(guī)、規(guī)劃計(jì)劃、業(yè)務(wù)流程、審批文件、項(xiàng)目資料等方面的文件材料。4.其他類(lèi)：包括與市民中心工作相關(guān)的各類(lèi)合同協(xié)議、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、榮譽(yù)證書(shū)等文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、業(yè)務(wù)工作類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、防蟲(chóng)藥品、消防器材等。2.定期對(duì)保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的類(lèi)別、編號(hào)和保管期限，將檔案分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合市民中心的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，確定檔案的價(jià)值。2.根據(jù)檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。3.對(duì)保管期限已滿(mǎn)或失去保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，形成銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)市民中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）移交工作1.市民中心各部門(mén)在工作中形成的檔案，應(yīng)定期向檔案管理部門(mén)移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和市民中心的檔案管理制度。2.方便快捷利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.安全保密利用原則：在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。（二）利用范圍1.市民中心工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位和社會(huì)公眾因業(yè)務(wù)工作需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.市民中心工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.上級(jí)主管部門(mén)、相關(guān)單位和社會(huì)公眾查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信或有效證件，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。（四）利用方式1.查閱：利用者可直接查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。2.借閱：利用者因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。八、電子檔案管理（一）電子檔案定義電子檔案是指市民中心在履行職能活動(dòng)中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募牧?。（二）電子檔案管理原則1.真實(shí)性原則：確保電子檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與紙質(zhì)檔案一致。2.完整性原則：保證電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等完整無(wú)缺。3.可讀性原則：確保電子檔案在規(guī)定的環(huán)境下能夠正常讀取。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。（三）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)電子文件的元數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保元數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。（四）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶庫(kù)、磁盤(pán)陣列、光盤(pán)庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（五）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，利用者應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行查閱、借閱、復(fù)制等操作。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立電子檔案利用記錄，對(duì)利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（六）電子檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.電子檔案的鑒定與銷(xiāo)毀工作應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀程序進(jìn)行。2.對(duì)失去保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并在存儲(chǔ)設(shè)備上進(jìn)行覆蓋處理，確保電子檔案無(wú)法恢復(fù)。九、聲像檔案管理（一）聲像檔案定義聲像檔案是指市民中心在工作活動(dòng)中形成的，以聲音、圖像等形式記錄的具有保存價(jià)值的歷史記錄，包括照片、錄音帶、錄像帶、光盤(pán)等載體。（二）聲像檔案管理原則1.真實(shí)性原則：確保聲像檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際情況一致。2.完整性原則：保證聲像檔案的原始素材、編輯記錄等完整無(wú)缺。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)聲像檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效的安全防護(hù)措施，防止聲像檔案的丟失、損壞和泄密。（三）聲像檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將形成的聲像文件收集齊全，并按照檔案整理的要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。2.對(duì)聲像文件的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保聲像檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）聲像檔案的存儲(chǔ)與保管1.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶庫(kù)、光盤(pán)庫(kù)等，并定期進(jìn)行備份。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。3.定期對(duì)聲像檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保聲像檔案的可讀性和完整性。（五）聲像檔案的利用1.聲像檔案的利用應(yīng)通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，利用者應(yīng)按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行查閱、借