PAGE文書(shū)檔案管理制度職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書(shū)檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書(shū)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證文書(shū)檔案的齊全完整，不遺漏重要文件。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文書(shū)檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司各類文書(shū)檔案。4.按照規(guī)定向檔案行政管理部門移交檔案。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，銷毀過(guò)期、無(wú)用的檔案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文書(shū)材料的收集、整理、立卷，并定期移交綜合管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門文書(shū)檔案管理工作，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。3.嚴(yán)格遵守公司文書(shū)檔案管理制度，配合綜合管理部門做好檔案管理工作。三、文書(shū)材料的形成與收集（一）文書(shū)材料的形成1.公司各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)形成真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的文書(shū)材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.文書(shū)材料應(yīng)使用規(guī)范的格式和字體，簽署齊全，內(nèi)容清晰。（二）文書(shū)材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文書(shū)材料的收集工作，確保文件不遺漏。2.收集的文書(shū)材料應(yīng)按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行初步整理。3.對(duì)于外來(lái)文件，應(yīng)及時(shí)登記并分發(fā)到相關(guān)部門。四、文書(shū)檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。3.機(jī)構(gòu)：按照公司內(nèi)部的部門機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期（15年）、短期（5年）三種保管期限。（三）歸檔要求1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書(shū)檔案整理完畢，并移交綜合管理部門。2.移交的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門收到檔案后，應(yīng)按照分類方法進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目。五、文書(shū)檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。3.短期保管的檔案：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（四）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、文書(shū)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考。七、文書(shū)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.以維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各項(xiàng)工作的開(kāi)展為出發(fā)點(diǎn)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)于已到保管期限的檔案，應(yīng)逐卷進(jìn)行審查，提出存毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀