PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)史志檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)史志檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位以及各村（居）委會在工作中形成的各類史志檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立專門的史志檔案管理機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類史志檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的歷史面貌和發(fā)展過程。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置鄉(xiāng)鎮(zhèn)成立史志檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書記擔(dān)任組長，鄉(xiāng)鎮(zhèn)長擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室，負(fù)責(zé)日常檔案管理工作的組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.研究決定檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中存在的問題。3.監(jiān)督檢查檔案管理工作的落實情況，對檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵，對違反檔案管理規(guī)定的行為進行糾正和處理。（三）檔案管理辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和工作流程，并組織實施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類史志檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導(dǎo)各部門和各村（居）委會的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)史志檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報檔案管理工作情況，及時反饋檔案管理工作中存在的問題和建議。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和規(guī)章制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和霉變。4.積極開展檔案利用工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供及時、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計算機系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.參與檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府及各部門在履行職能活動中形成的具有保存價值的文件、材料、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、調(diào)研報告、簡報等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，包括教學(xué)、醫(yī)療、科研、生產(chǎn)等方面的文件材料、技術(shù)資料、病歷檔案、科研成果等。3.各村（居）委會在工作中形成的文件、會議記錄、財務(wù)賬目、土地承包合同、人口信息、村規(guī)民約等檔案資料。4.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史沿革、行政區(qū)劃、自然地理、經(jīng)濟發(fā)展、文化教育、社會事業(yè)等方面的史志資料、圖片、音像制品等。5.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門和各村（居）委會應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門和本轄區(qū)內(nèi)形成的各類檔案資料，并定期移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構(gòu)。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，確保檔案資料不遺漏、不丟失。對重要文件和資料應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進行分類整理，使檔案分類科學(xué)、條理清晰。3.整理后的檔案應(yīng)符合國家檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到格式統(tǒng)一、目錄清晰、裝訂規(guī)范。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行整理。將每年形成的文件材料按照保管期限分為永久、長期、短期三類，然后按照機構(gòu)（問題）進行分類排列，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊。永久保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和歷史面貌，對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)、國家和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般工作活動，但在較長時間內(nèi)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。2.科技檔案整理按照項目專業(yè)分類法進行整理。將每個科技項目形成的文件材料按照專業(yè)進行分類，建立項目檔案卷，編制卷內(nèi)目錄，裝訂成冊?？萍紮n案應(yīng)包括項目立項文件、研究報告、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、圖紙圖表、成果鑒定材料、推廣應(yīng)用材料等。3.會計檔案整理按照會計年度類別分類法進行整理。將每年形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計資料按照類別進行分類，編制會計檔案目錄，裝訂成冊。會計檔案應(yīng)按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定進行保管和銷毀。4.聲像檔案整理按照載體時間內(nèi)容分類法進行整理。將照片、錄音帶、錄像帶等聲像資料按照載體類型進行分類，然后按照形成時間順序排列，編制聲像檔案目錄，注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.實物檔案整理按照實物類別時間分類法進行整理。將鄉(xiāng)鎮(zhèn)在工作中獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌、錦旗等實物檔案按照類別進行分類，然后按照獲得時間順序排列，編制實物檔案目錄，并對實物進行拍照或錄像，建立實物檔案電子檔案數(shù)據(jù)庫。四、檔案的保管與保護（一）保管場所鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光和防污染等功能。檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場所，保持通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架（柜）應(yīng)選用堅固耐用、符合檔案保管要求的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備配備空調(diào)、除濕機等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，并定期進行維護和檢查，確保檔案庫房溫濕度符合要求。3.防火防盜設(shè)備安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲藥品、防鼠器具等，防止檔案受到蟲害和鼠害。5.檔案裝具選用符合檔案保護要求的檔案盒、卷皮、封套等裝具，對檔案進行妥善包裝。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色、字跡模糊的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.按照檔案保管期限，對到期檔案進行鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。4.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護措施，如進行備份、異地存放等，確保檔案的安全。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.服務(wù)為本原則以服務(wù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作為宗旨，積極主動地為利用者提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。3.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用制度和工作流程，規(guī)范檔案利用行為，確保檔案利用工作有序進行。（二）利用方式1.查閱利用者可到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理機構(gòu)查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并要求借閱者妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、公布檔案內(nèi)容。借閱者歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，追究借閱者的責(zé)任。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，檔案管理機構(gòu)可為其出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進行，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、有效。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、歸還時間等信息。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，定期進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地、辯證地分析檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、準(zhǔn)確、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進行分析比較，了解檔案在本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作中的作用和地位，從而確定其保存價值。3.效益評估法從檔案利用的社會效益和經(jīng)濟效益等方面進行評估，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將檔案銷毀清冊報鄉(xiāng)鎮(zhèn)史志檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息徹底消除。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的鄉(xiāng)鎮(zhèn)史志檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實物檔案等進行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照國家檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析、權(quán)限控制等功能，方便檔案管理人員操作和利用者查詢。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)建立健全檔案信息安全保障體系，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）實施步驟1.規(guī)劃設(shè)計階段制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。進行系統(tǒng)需求分析，確定檔案信息化管理系統(tǒng)的功能模塊和技術(shù)架構(gòu)。2.系統(tǒng)建設(shè)階段按照規(guī)劃設(shè)計方案，組織實施檔案數(shù)字化加工和信息化管理系統(tǒng)建設(shè)工作。選擇具有資質(zhì)的數(shù)字化加工單位進行檔案數(shù)字化處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。開發(fā)或采購檔案信息化管理系統(tǒng)，并進行系統(tǒng)測試和調(diào)試，確保系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能完善。3.數(shù)據(jù)錄入階段組織檔案管理人員將已整理好的檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)錄入過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范和數(shù)據(jù)錄入要求進行操作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.上線運行階段檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)完成并通過測試后，正式上線運行。對檔案管理人員進行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系