PAGE食品會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司食品會計檔案管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關會計檔案管理的規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構的食品會計檔案管理工作。（三）定義本制度所稱食品會計檔案，是指公司在食品采購、生產、銷售等經營活動中形成的，記錄和反映公司經濟業(yè)務的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，是公司檔案的重要組成部分。（四）管理原則1.統(tǒng)一領導、分級管理原則。公司財務部門負責統(tǒng)一管理全公司的食品會計檔案，各分支機構應指定專人負責本單位的食品會計檔案管理工作，并接受公司財務部門的指導和監(jiān)督。2.真實完整原則。食品會計檔案應如實反映公司食品經營活動的實際情況，確保檔案內容的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強食品會計檔案的安全保護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全。4.有效利用原則。充分發(fā)揮食品會計檔案的作用，為公司的經營決策、財務管理、稅務申報等提供有力支持，提高檔案的利用效率。二、會計檔案的內容（一）會計憑證1.原始憑證：包括食品采購發(fā)票、入庫單、出庫單、銷售發(fā)票、運輸發(fā)票、工資表、費用報銷單等各類與食品經營業(yè)務相關的原始單據(jù)。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，記錄公司食品會計核算業(yè)務的記賬憑證。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目設置的，總括反映公司食品經營業(yè)務的賬簿。2.明細賬：根據(jù)總賬科目所屬明細科目設置的，詳細記錄公司食品經營業(yè)務的賬簿，如庫存商品明細賬、生產成本明細賬、銷售明細賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，用于記錄公司現(xiàn)金和銀行存款收支情況的賬簿。4.輔助賬：如固定資產明細賬、往來賬款明細賬等，用于補充記錄公司特定食品經營業(yè)務的賬簿。（三）財務會計報告1.月度財務會計報告：包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注等，反映公司月度食品經營財務狀況和經營成果的報告。2.季度財務會計報告：在月度財務會計報告的基礎上，增加季度財務分析等內容形成的報告。3.年度財務會計報告：全面反映公司年度食品經營財務狀況、經營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權益變動表及附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調節(jié)表：用于核對公司銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調節(jié)表。2.銀行對賬單：銀行出具的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報表：公司每月向稅務機關申報繳納稅款的報表。4.財務審計報告：由會計師事務所出具的對公司財務狀況進行審計的報告。5.會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊：記錄會計檔案移交、保管和銷毀情況的清冊。三、會計檔案的整理（一）分類標準1.按照會計檔案的形成時間進行分類，可分為年度會計檔案。2.在年度內，按照會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料的類別進行細分。（二）編號方法1.會計憑證：按照月份和憑證序號進行編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等分別按照科目編號或頁碼順序進行編號。3.財務會計報告：按照年份和報告類型進行編號，如“20XX年度月度財務會計報告（X）”、“20XX年度季度財務會計報告（X）”、“20XX年度年度財務會計報告”。4.其他會計資料：按照資料類別和時間順序進行編號，如“銀行存款余額調節(jié)表（20XX年X月）”、“銀行對賬單（20XX年X月）”等。（三）裝訂要求1.會計憑證：定期將記賬憑證連同所附原始憑證按照編號順序整理整齊，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加蓋騎縫章。封面應注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等內容。2.會計賬簿：賬簿在年度終了后，應及時整理立卷歸檔。活頁賬應抽出空白頁，填寫賬戶目錄，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋公章。訂本賬應保持原有頁面順序，不得缺頁或跳頁。3.財務會計報告：月度、季度財務會計報告應按月、季順序裝訂成冊，年度財務會計報告應單獨裝訂成冊，并加裝封面，注明單位名稱、年度、報告類型等內容。（四）裝盒要求1.將整理好的會計檔案按照類別和編號順序裝入檔案盒。檔案盒應標明檔案類別、年度、月份、起止編號等信息。2.在檔案盒內放置檔案目錄，詳細記錄盒內會計檔案的名稱、編號、日期等內容，便于查找和核對。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。3.財務會計報告：月度、季度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。4.其他會計資料：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，財務審計報告、會計檔案移交清冊、保管清冊和銷毀清冊永久保管。（二）保管地點1.公司應設立專門的會計檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（三）保管要求1.建立會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息，并定期進行核對，確保賬實相符。2.對磁性介質保存的會計檔案，應定期進行檢查、復制，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格限制非檔案管理人員進入會計檔案保管庫，檔案管理人員應妥善保管鑰匙，不得隨意轉借他人。4.會計檔案應分類存放，排列有序，便于查找和調閱。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字批準后，到財務部門辦理查閱手續(xù)。2.財務部門檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的信息，在檔案保管庫內查找相應的會計檔案，并負責現(xiàn)場監(jiān)督查閱。查閱人員不得在會計檔案上涂畫、標記或抽取、撤換會計檔案。3.查閱結束后，查閱人員應及時將查閱的會計檔案歸還檔案管理人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱程序1.外單位因工作需要查閱或借閱本公司會計檔案的，應持有單位介紹信，經公司財務負責人批準后，方可查閱或借閱。2.借閱會計檔案時，借閱人員應填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位名稱、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，并經公司財務負責人簽字批準。3.財務部門檔案管理人員應根據(jù)申請表提供的信息，將借閱的會計檔案復印或提供原件，并與借閱人員辦理交接手續(xù)。借閱人員應在規(guī)定的時間內歸還會計檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應對借閱的會計檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內容。如因保管不善造成會計檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的以外，可以按照規(guī)定程序銷毀二。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財務部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、編號、數(shù)量、起止日期、保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經公司財務負責人審核，報公司總經理批準后，方可進行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應由公司財務部門、審計部門等相關人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應在銷毀現(xiàn)場對銷毀的會計檔案進行清點核實，并在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應將銷毀情況報告公司總經理，并將《會計檔案銷毀清冊》永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督檢查1.公司財務部門應定期對會計檔案管理工作進行自查，檢查會計檔案的整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司審計部門應定期對會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的真實性、完整性、安全性和有效利用情況，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出審計意見和建議。（二）外部監(jiān)督檢查1.接受財政、稅務、審計等政府部門的監(jiān)督檢查，如實提供會計檔案資料，