PAGE教練員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司教練員隊伍建設(shè)，規(guī)范教練員檔案管理，全面、準(zhǔn)確、及時地記錄教練員的基本信息、教學(xué)經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等，為教練員的選拔、任用、培訓(xùn)、考核、晉升等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有在職教練員的檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映教練員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集教練員的各類信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保密教練員檔案信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)教練員的工作變動、培訓(xùn)考核等情況，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號碼、電子郵箱）。3.學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)。4.入職時間、崗位、職稱。（二）教學(xué)資質(zhì)證書1.教練員資格證書及等級證明。2.相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)證書，如安全培訓(xùn)證書、應(yīng)急處理培訓(xùn)證書等。（三）教學(xué)經(jīng)歷1.在本公司及其他單位的教學(xué)工作經(jīng)歷，包括教學(xué)時間段、授課課程、學(xué)員數(shù)量、教學(xué)成果等。2.參與的教學(xué)項(xiàng)目及承擔(dān)的教學(xué)任務(wù)。（四）培訓(xùn)情況1.參加公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)名稱、時間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、考核成績等。2.參加外部專業(yè)培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)通知、結(jié)業(yè)證書等。（五）教學(xué)成果1.所帶學(xué)員的考試通過率、優(yōu)秀率等數(shù)據(jù)統(tǒng)計。2.獲得的教學(xué)獎項(xiàng)、榮譽(yù)稱號及相關(guān)證明材料。（六）考核評價1.年度考核、月度考核結(jié)果及評價意見。2.學(xué)員滿意度調(diào)查結(jié)果。（七）獎懲記錄1.獲得的獎勵，如公司表彰、行業(yè)獎勵等，包括獎勵名稱、時間、頒獎單位。2.受到的處罰，如教學(xué)事故處理、違規(guī)違紀(jì)處罰等，包括處罰原因、時間、處理結(jié)果。（八）其他重要信息1.個人教學(xué)特色、教學(xué)方法總結(jié)。2.參與的教學(xué)研究項(xiàng)目及成果。3.其他與教學(xué)工作相關(guān)的重要資料。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新入職教練員應(yīng)在入職后[X]個工作日內(nèi)，填寫《教練員檔案信息登記表》（以下簡稱《登記表》），提交個人基本信息、教學(xué)資質(zhì)證書等相關(guān)材料。2.人力資源部門負(fù)責(zé)對新入職教練員提交的材料進(jìn)行審核，審核無誤后為其建立個人檔案，并分配檔案編號。（二）檔案收集1.教練員所在部門應(yīng)定期收集本部門教練員的各類檔案資料，包括教學(xué)經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核評價、獎懲記錄等，并及時提交給人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)匯總各部門提交的資料，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.對于外部獲取的與教練員相關(guān)的資料，如教學(xué)獎項(xiàng)證書、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書等，由相關(guān)部門或個人及時提交給人力資源部門歸檔。四、檔案整理與分類（一）整理原則1.按照檔案內(nèi)容的類別和時間順序進(jìn)行整理，確保檔案資料有序排列。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。（二）分類方法1.個人基本信息類：將教練員的個人基本信息資料單獨(dú)分類存放。2.教學(xué)資質(zhì)證書類：按照證書類型和頒發(fā)時間進(jìn)行分類整理。3.教學(xué)經(jīng)歷類：按照工作單位、教學(xué)時間段進(jìn)行分類。4.培訓(xùn)情況類：按照培訓(xùn)類別和時間順序分類。5.教學(xué)成果類：按照成果類型和時間進(jìn)行分類。6.考核評價類：按照考核時間和考核類型進(jìn)行分類。7.獎懲記錄類：按照獎勵和處罰的類別及時間分別整理。8.其他重要信息類：單獨(dú)分類存放相關(guān)資料。（三）檔案裝訂1.對整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保資料牢固、整齊。2.裝訂順序?yàn)椋悍饷妗⒛夸洝⒏黝悪n案資料、封底。3.封面應(yīng)注明檔案編號、教練員姓名、檔案類別等信息。五、檔案保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專門的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮設(shè)施等。2.教練員檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式保管。紙質(zhì)檔案存放在檔案保管室，電子檔案存儲在公司指定的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份。（二）保管期限1.教練員在職期間，其檔案應(yīng)妥善保管。2.教練員離職后，其檔案繼續(xù)保管[X]年，以備查詢和追溯。（三）檔案借閱1.因工作需要查閱教練員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。人力資源部門批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。4.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行登記，記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露教練員檔案信息。2.未經(jīng)教練員本人同意或法律法規(guī)允許，不得向任何單位或個人提供檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全防護(hù)措施，防止信息泄露。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對教練員檔案進(jìn)行更新，每年至少一次全面梳理檔案內(nèi)容。2.對于教練員的基本信息變更、教學(xué)經(jīng)歷變動、培訓(xùn)情況更新、考核評價結(jié)果等，應(yīng)及時在檔案中進(jìn)行記錄。（二）動態(tài)維護(hù)1.各部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)教練員檔案信息需要更新的，應(yīng)及時通知人力資源部門。2.教練員本人如有信息變更，應(yīng)在變更后[X]個工作日內(nèi)提交相關(guān)證明材料，辦理檔案信息更新手續(xù)。（三）檔案審核1.在檔案更新和維護(hù)過程中，人力資源部門應(yīng)對提交的資料進(jìn)行審核，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對于審核發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或教練員本人溝通核實(shí)，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。七、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱教練員檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，并在人力資源部門登記備案。2.公司外部單位或個人查閱教練員檔案，必須持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）使用范圍1.公司內(nèi)部查閱檔案主要用于教練員選拔任用、培訓(xùn)發(fā)展、績效考核等工作。2.外部單位查閱檔案僅限于與合作辦學(xué)、行業(yè)調(diào)研等相關(guān)的合法用途。（三）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案保管室。查閱過程中不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞檔案。八、檔案銷毀與處置（一）銷毀條件1.教練員檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存必要的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，因法律法規(guī)變更或其他原因需要銷毀的。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.《申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員共同實(shí)