PAGE就業(yè)扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范就業(yè)扶貧檔案管理工作，確保就業(yè)扶貧工作中形成的各類檔案真實(shí)、完整、有效，充分發(fā)揮檔案在就業(yè)扶貧工作中的憑證、參考和服務(wù)作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在開展就業(yè)扶貧工作過程中形成的各類檔案資料的管理，包括但不限于就業(yè)扶貧對(duì)象信息檔案、就業(yè)培訓(xùn)檔案、就業(yè)崗位推薦檔案、就業(yè)援助檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映就業(yè)扶貧工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集、整理就業(yè)扶貧工作中產(chǎn)生的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家規(guī)定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及就業(yè)扶貧對(duì)象個(gè)人隱私和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善就業(yè)扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好就業(yè)扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)就業(yè)扶貧檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀，做好檔案的開發(fā)利用工作。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在就業(yè)扶貧工作中形成的各類文件、資料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門歸檔。2.嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案管理工作，確保檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作，保證檔案的安全和完整。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，做好檔案的查閱、借閱登記等工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.就業(yè)扶貧對(duì)象的基本信息資料，包括身份證、戶口本、貧困證明等。2.就業(yè)培訓(xùn)相關(guān)資料，如培訓(xùn)計(jì)劃、課程安排、培訓(xùn)記錄、考核成績等。3.就業(yè)崗位推薦資料，包括崗位信息、推薦記錄、就業(yè)協(xié)議等。4.就業(yè)援助資料，如幫扶措施、援助記錄、困難解決情況等。5.上級(jí)部門下發(fā)的與就業(yè)扶貧工作相關(guān)的文件、通知、報(bào)表等。6.其他與就業(yè)扶貧工作有關(guān)的資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將在就業(yè)扶貧工作中形成的各類文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)收集的電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行有效的備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照就業(yè)扶貧檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為就業(yè)扶貧對(duì)象信息類、就業(yè)培訓(xùn)類、就業(yè)崗位推薦類、就業(yè)援助類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得損壞檔案內(nèi)容。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和歸檔，確保檔案存放有序。（二）保管期限1.就業(yè)扶貧檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：涉及就業(yè)扶貧對(duì)象基本權(quán)益、重要政策文件、重大事件記錄等檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：就業(yè)培訓(xùn)記錄、就業(yè)崗位推薦記錄、就業(yè)援助記錄等檔案，保管期限為[X]年。4.短期保管：一般性的文件、報(bào)表等檔案，保管期限為[X]年。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱就業(yè)扶貧檔案的，須填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，對(duì)查閱人員的身份和查閱權(quán)限進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并登記備案。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱就業(yè)扶貧檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表，對(duì)借閱人員的身份和借閱權(quán)限進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案借閱證。4.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案借閱期限，按時(shí)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審查和鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案銷毀清冊，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，重點(diǎn)審查檔案的內(nèi)容是否涉及重要權(quán)益、是否仍有利用價(jià)值等。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組簽署銷毀意見，報(bào)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的檔案銷毀清冊，組織實(shí)施檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、有效的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。監(jiān)銷人員應(yīng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，防止檔案丟失或漏銷。4.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立就業(yè)扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)就業(yè)扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）安全管理1.加強(qiáng)就業(yè)扶貧檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，規(guī)范操作流程，防止因操作失誤導(dǎo)致安全事故。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各業(yè)務(wù)部門的檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包