PAGE工程部檔案移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程部檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用和規(guī)范移交，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程部所有項(xiàng)目從項(xiàng)目啟動(dòng)至竣工驗(yàn)收、交付使用全過程中形成的各類檔案資料的管理與移交工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)過程中的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等符合規(guī)范要求。4.及時(shí)性原則：檔案資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步整理、及時(shí)歸檔，避免積壓和延誤。5.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）工程部1.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃，明確各階段檔案管理工作任務(wù)和要求。2.組織項(xiàng)目各參建單位開展檔案資料的收集、整理、分類、編目等工作，并進(jìn)行定期檢查和指導(dǎo)。3.對(duì)項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.負(fù)責(zé)檔案的臨時(shí)保管，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成向公司檔案管理部門的移交工作。（二）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.為本項(xiàng)目檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案管理工作，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn)。2.審核項(xiàng)目檔案管理工作計(jì)劃和實(shí)施方案，對(duì)檔案管理工作提供必要的資源支持。3.監(jiān)督檢查項(xiàng)目各參建單位檔案管理工作的落實(shí)情況，及時(shí)解決存在的問題。（三）項(xiàng)目各參建單位1.負(fù)責(zé)本單位承擔(dān)工作范圍內(nèi)形成檔案資料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照工程部的要求，按時(shí)向工程部移交本單位的項(xiàng)目檔案資料，并對(duì)所移交檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合工程部做好項(xiàng)目檔案的整理、審核、移交等工作，接受工程部的監(jiān)督檢查。（四）公司檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定公司檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)工程部及各參建單位的檔案管理工作。2.接收工程部移交的項(xiàng)目檔案，進(jìn)行統(tǒng)一保管、整理、編目和數(shù)字化處理，建立健全公司檔案信息管理系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對(duì)工程部檔案管理工作進(jìn)行檢查和考核，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的單位和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問題的單位提出整改意見并督促落實(shí)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、文件及技術(shù)資料。3.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、工程進(jìn)度報(bào)表、工程洽商記錄、工程事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、監(jiān)理通知單、工程暫停令等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算報(bào)告、工程竣工圖等。6.其他與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的文件資料，如項(xiàng)目照片、影像資料、聲像檔案等。（二）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料應(yīng)收集原件，如無法取得原件，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。3.對(duì)收集到的檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類登記造冊(cè)，建立檔案資料臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱、來源、日期、份數(shù)等信息。（三）整理要求1.檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序。2.每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.檔案資料應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件題名、日期、頁號(hào)、備注等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確反映檔案資料的內(nèi)容。4.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性和可讀性。5.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程部應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況和檔案管理要求確定，一般每季度或半年進(jìn)行一次歸檔。2.歸檔的檔案資料應(yīng)編制檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容，移交清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。3.檔案資料應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收文件等具有長期保存價(jià)值的檔案資料，保管期限為永久。2.施工過程文件、監(jiān)理文件等與項(xiàng)目建設(shè)密切相關(guān)的檔案資料，保管期限為長期，一般不少于項(xiàng)目竣工后50年。3.其他一般性文件資料，保管期限為短期，一般不少于項(xiàng)目竣工后10年。（三）保管條件1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，保證檔案資料的妥善存放。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案資料的安全和完整。五、檔案移交（一）移交時(shí)間1.項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后，工程部應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成項(xiàng)目檔案的整理和審核工作，并向公司檔案管理部門移交。2.因特殊原因不能按時(shí)移交的，應(yīng)提前向公司檔案管理部門說明情況，并經(jīng)批準(zhǔn)后確定移交時(shí)間。（二）移交內(nèi)容1.項(xiàng)目檔案資料清單及檔案移交清單。2.按照分類整理好的紙質(zhì)檔案資料，包括項(xiàng)目前期文件（原件或復(fù)印件）、設(shè)計(jì)文件（原件或復(fù)印件）、施工過程文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備或按照公司檔案管理部門要求上傳至檔案信息管理系統(tǒng)。（三）移交程序1.工程部向公司檔案管理部門提交檔案移交申請(qǐng)，申請(qǐng)應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、檔案整理情況、移交時(shí)間等內(nèi)容，并附檔案資料清單和檔案移交清單。2.公司檔案管理部門收到申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后通知工程部辦理移交手續(xù)。3.工程部與公司檔案管理部門按照檔案移交清單進(jìn)行檔案資料的清點(diǎn)和核對(duì)，核對(duì)無誤后雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。4.公司檔案管理部門接收檔案資料后，應(yīng)出具檔案接收證明，檔案接收證明應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、檔案資料名稱、數(shù)量、移交日期等內(nèi)容。（四）移交后的管理1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)接收的項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理和維護(hù)，按照檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目、數(shù)字化處理等工作，確保檔案的安全和有效利用。2.工程部應(yīng)積極配合公司檔案管理部門做好項(xiàng)目檔案的后續(xù)管理工作，如檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，提供必要的協(xié)助和支持。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.涉及項(xiàng)目重大機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。（二）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項(xiàng)目檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及項(xiàng)目重大機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可借閱，借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，且不得轉(zhuǎn)借他人。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案資料時(shí)，查閱和借閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度和保密規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料。2.查閱和借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，保持檔案資料的整潔和完好，不得在檔案資料上圈劃、批注、污損等。3.查閱和借閱人員查閱和借閱檔案資料后，應(yīng)及時(shí)歸還公司檔案管理部門，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。4.公司檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱和借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱人員的姓名、部門、查閱和借閱時(shí)間、查閱和借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息，以便跟蹤和管理。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及項(xiàng)目商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或提供給無關(guān)人員查閱、借閱。3.在檔案整理、歸檔、保管、移交、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)檔案資料進(jìn)行加密存儲(chǔ)、限制查閱和借閱范圍、簽訂保密協(xié)議等。（二）安全管理1.公司檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保檔案庫房的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、防盜設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，嚴(yán)禁在檔案庫房?jī)?nèi)吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等，確保檔案資料的安全。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理、在線查閱和借閱、遠(yuǎn)程傳輸和共享等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化存儲(chǔ)，將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案資料的長期保存和利用。（二）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案資料的錄入、整理、編目、存儲(chǔ)等工作，確保電子檔案的質(zhì)量和安全。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、病毒防范等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。4.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，及時(shí)更新系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)，滿足公司檔案管理工作的需要。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)工程部及各參建單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、移交等情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)單位限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)工程部及各參