PAGE武漢市檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)武漢市檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于武漢市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映歷史事實(shí)，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全和保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各單位應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備必要的管理人員和設(shè)施設(shè)備，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確職責(zé)分工，建立健全各項(xiàng)管理制度，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書(shū)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.各單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考核和培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的各類(lèi)文件材料，包括上級(jí)文件、本單位發(fā)文、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)憑證等。2.本單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，如業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、技術(shù)資料、科研成果、人事檔案等。3.本單位機(jī)構(gòu)演變、人事任免、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)等方面的文件材料。4.其他對(duì)本單位具有查考利用價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門(mén)形成的文件材料，并定期移交檔案管理機(jī)構(gòu)。2.檔案收集應(yīng)做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，確保文件材料的齊全和真實(shí)。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保不遺漏。（三）檔案整理1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。2.檔案分類(lèi)應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和利用。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。3.檔案整理過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損壞檔案。四、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）檔案保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管方式，如專(zhuān)柜存放、縮微保存等。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）檔案保護(hù)措施1.建立檔案定期檢查制度，對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識(shí)，防止因人為因素造成檔案損壞或丟失。3.對(duì)檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格履行登記手續(xù)，確保檔案的安全使用。五、檔案的利用與服務(wù)（一）檔案利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)依法辦理相關(guān)手續(xù)。（二）檔案利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱本單位檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的和范圍，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)本單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）檔案利用服務(wù)1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案。2.對(duì)檔案利用者提出的問(wèn)題，檔案管理人員應(yīng)耐心解答，提供必要的幫助。3.鼓勵(lì)檔案管理機(jī)構(gòu)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案利用效率和服務(wù)水平。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理機(jī)構(gòu)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)確保檔案信息的徹底銷(xiāo)毀，防止檔案信息泄露。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立覆蓋全市各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化建設(shè)：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線查詢、借閱、下載等功能，為社會(huì)提供便捷的檔案利用服務(wù)。（三）建設(shè)要求1.檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)信息化建設(shè)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，加大投入，保障檔案信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。3.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，提高信息化管理水平。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.市檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)全市檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：市檔案行政管理部門(mén)定期對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：市檔案行政管理部門(mén)不定期對(duì)各單位檔案管理