PAGE晉中市檔案管理制度細則一、總則（一）目的為加強晉中市檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度細則。（二）適用范圍本制度細則適用于晉中市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各單位按照檔案管理權(quán)限，分級負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實、完整、準確、系統(tǒng)原則。檔案應(yīng)如實反映單位各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性、準確性和系統(tǒng)性。3.安全保密原則。檔案管理工作要確保檔案的安全，嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案管理機構(gòu)1.晉中市設(shè)立檔案局，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全市檔案管理工作，制定檔案管理政策、法規(guī)和標準，監(jiān)督指導(dǎo)全市各單位檔案工作。2.各單位應(yīng)設(shè)立獨立的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作，明確檔案管理職責和權(quán)限。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整崗位時，應(yīng)做好檔案管理工作交接手續(xù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.各類文件材料，包括上級文件、本級文件、下級文件、內(nèi)部文件等。2.會議文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。3.業(yè)務(wù)活動文件材料，包括工作計劃、總結(jié)、報表、合同、協(xié)議、招投標文件等。4.人事檔案材料，包括干部職工的履歷、任免、考核、獎懲、工資、職稱等材料。5.財務(wù)檔案材料，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.基建檔案材料，包括工程項目的立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等文件材料。7.設(shè)備檔案材料，包括設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、維修、報廢等文件材料。8.聲像檔案材料，包括照片、錄音、錄像等。9.電子檔案材料，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的文件材料，并定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進行。3.對于重要活動、重大事件形成的檔案材料，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的完整和準確。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.人事檔案按照干部職工類別，分別整理成冊，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。3.財務(wù)檔案按照會計年度，分類整理成冊，編制會計檔案目錄。4.基建檔案按照工程項目，分類整理成冊，編制基建檔案目錄。5.設(shè)備檔案按照設(shè)備型號，分類整理成冊，編制設(shè)備檔案目錄。6.聲像檔案按照載體形式，分類整理成冊，編制聲像檔案目錄。7.電子檔案按照文件類型、時間等進行分類整理，建立電子檔案管理系統(tǒng)。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備檔案密集架、檔案柜、檔案盒等保管設(shè)備，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案管理部門應(yīng)配備計算機、復(fù)印機、打印機、掃描儀等辦公設(shè)備，用于檔案的整理、編目、檢索和利用。3.檔案庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報警設(shè)備、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等安全保障設(shè)備，確保檔案庫房的安全。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本單位制定的法規(guī)性文件、重要會議文件、重要業(yè)務(wù)文件、重要人事檔案、重要財務(wù)檔案、重要基建檔案、重要設(shè)備檔案等。3.長期保管的檔案主要包括本單位一般業(yè)務(wù)文件、一般人事檔案、一般財務(wù)檔案、一般基建檔案、一般設(shè)備檔案等，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案主要包括本單位一般性文件、臨時性文件等，保管期限為5年以下。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限，定期對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案借閱制度，確保檔案的借閱安全。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)本單位檔案管理部門負責人批準。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱檔案，須按照有關(guān)法律法規(guī)辦理查閱手續(xù)。（二）檔案利用方式1.檔案查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案材料，并做好查閱登記。2.檔案借閱。檔案借閱須經(jīng)本單位檔案管理部門負責人批準，借閱期限一般不超過15天，特殊情況需延長借閱期限的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。3.檔案復(fù)制。檔案復(fù)制須經(jīng)本單位檔案管理部門負責人批準，復(fù)制的檔案材料應(yīng)與原件一致，并加蓋檔案管理部門印章。（三）檔案利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、批注等。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案利用情況進行詳細記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)人員和有關(guān)專家組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標準和方法，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確定銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報本單位負責人批準。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并由監(jiān)銷人員現(xiàn)場監(jiān)督。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準確、完整，報送上級檔案管理部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案移交1.單位撤銷、合并時，應(yīng)按