PAGE學(xué)校應(yīng)急檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校應(yīng)急檔案管理，有效應(yīng)對各類突發(fā)事件，確保應(yīng)急工作的順利開展，提高學(xué)校應(yīng)急管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在應(yīng)對自然災(zāi)害、事故災(zāi)難、公共衛(wèi)生事件和社會(huì)安全事件等各類突發(fā)事件過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：應(yīng)急檔案應(yīng)如實(shí)反映突發(fā)事件的發(fā)生、發(fā)展、處置過程及結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與突發(fā)事件相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，保證檔案的完整性。3.及時(shí)性原則：在突發(fā)事件處置過程中及結(jié)束后，及時(shí)整理、歸檔相關(guān)檔案，確保檔案的時(shí)效性。4.保密性原則：對應(yīng)急檔案中涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、應(yīng)急檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督學(xué)校應(yīng)急檔案管理工作，審定應(yīng)急檔案管理制度和工作規(guī)劃。2.協(xié)調(diào)解決應(yīng)急檔案管理工作中的重大問題，保障應(yīng)急檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費(fèi)和設(shè)備等。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善學(xué)校應(yīng)急檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全校應(yīng)急檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.指導(dǎo)各部門做好應(yīng)急檔案的收集、整理和歸檔工作，開展應(yīng)急檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.建立應(yīng)急檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急檔案的數(shù)字化管理和資源共享。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在突發(fā)事件處置過程中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)應(yīng)急檔案管理工作，確保檔案的真實(shí)、完整和安全。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好應(yīng)急檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作。三、應(yīng)急檔案的收集與整理（一）收集范圍1.應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件，包括總體預(yù)案、專項(xiàng)預(yù)案、部門預(yù)案等。2.突發(fā)事件的報(bào)告、通報(bào)、指示、命令等文件。3.應(yīng)急處置過程中的會(huì)議記錄、決策文件、工作部署等。4.各類應(yīng)急物資儲(chǔ)備、調(diào)配、使用記錄及清單。5.應(yīng)急救援隊(duì)伍組建、培訓(xùn)、演練及行動(dòng)記錄。6.突發(fā)事件現(xiàn)場照片、視頻、音頻等影像資料。7.傷亡人員名單、救治情況記錄及相關(guān)證明材料。8.事件損失情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表、評估報(bào)告等。9.與外部機(jī)構(gòu)（如政府部門、救援組織、媒體等）的往來文件、溝通記錄等。10.其他與突發(fā)事件應(yīng)急處置有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在突發(fā)事件處置工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的應(yīng)急檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，確保原始性和真實(shí)性。3.對于重要的文件、資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）整理方法1.按照文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事件的文件應(yīng)集中在一起。2.對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息。4.對文件進(jìn)行分類，可根據(jù)突發(fā)事件類型、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類，如分為綜合類、應(yīng)急處置類、物資保障類等。5.對于照片、視頻、音頻等影像資料，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類存儲(chǔ)。四、應(yīng)急檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門整理好的應(yīng)急檔案應(yīng)及時(shí)移交學(xué)校檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的應(yīng)急檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門補(bǔ)充完善。3.應(yīng)急檔案應(yīng)按照年度和類別進(jìn)行歸檔，建立相應(yīng)的檔案目錄索引，便于查詢和利用。（二）保管期限1.應(yīng)急檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.對于涉及學(xué)校重大決策、重要事件、長期保存有價(jià)值的應(yīng)急檔案，應(yīng)列為永久保管。3.對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的應(yīng)急檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.建立應(yīng)急檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時(shí)間、保管期限、存放位置等信息，便于管理和查找。五、應(yīng)急檔案的利用與保密（一）利用原則1.遵循合法、合理、安全的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限提供應(yīng)急檔案利用服務(wù)。2.充分發(fā)揮應(yīng)急檔案的作用，為學(xué)校應(yīng)急管理工作提供參考依據(jù)，為教學(xué)、科研、管理等工作服務(wù)。（二）利用方式1.查閱利用：因工作需要查閱應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱應(yīng)急檔案的，應(yīng)填寫《應(yīng)急檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)校應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制利用：如需復(fù)制應(yīng)急檔案，應(yīng)填寫《應(yīng)急檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）保密措施1.加強(qiáng)對應(yīng)急檔案管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.對應(yīng)急檔案中涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得泄露。3.在應(yīng)急檔案利用過程中，對查閱、借閱、復(fù)制檔案的人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。4.對違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任。六、應(yīng)急檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對應(yīng)急檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，準(zhǔn)確判斷檔案是否仍需保存。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立應(yīng)急檔案鑒定小組，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對應(yīng)急檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、記錄的事件及利用價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，判斷是否已達(dá)到保管期限或是否仍具有保存價(jià)值。3.結(jié)合學(xué)校應(yīng)急管理工作實(shí)際，評估檔案對今后工作的參考作用。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的應(yīng)急檔案，編制《應(yīng)急檔案銷毀清單》。2.《應(yīng)急檔案銷毀清單》應(yīng)報(bào)學(xué)校應(yīng)急管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.審批通過后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，與《應(yīng)急檔案銷毀清單》一并歸檔保存。七、應(yīng)急檔案管理的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的應(yīng)急檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)應(yīng)急檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高應(yīng)急檔案管理工作的效率和水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)應(yīng)急檔案的電子化錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、分類索引等，方便檔案的日常管理和維護(hù)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息，保障檔案信息的安全。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。5.統(tǒng)計(jì)分析：對應(yīng)急檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)校應(yīng)急管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)應(yīng)急檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、