PAGE合同與檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合同與檔案管理工作，確保合同簽訂、履行過程合法合規(guī)，檔案資料完整、準(zhǔn)確、安全，為公司各項業(yè)務(wù)活動提供有力支持，維護(hù)公司合法權(quán)益，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在合同簽訂、履行及檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同與檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面管理原則涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程，以及檔案從收集、整理、歸檔到保管、利用、銷毀的各個環(huán)節(jié)。3.分工協(xié)作原則明確各部門及人員在合同與檔案管理中的職責(zé)，加強(qiáng)協(xié)作配合，形成工作合力。4.保密原則對涉及公司商業(yè)秘密、機(jī)密信息的合同與檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、合同管理（一）合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫合同發(fā)起申請表，詳細(xì)說明合同的基本情況、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、價款、履行期限、違約責(zé)任等主要條款，并附上相關(guān)背景資料。2.合同審核法務(wù)部門收到合同發(fā)起申請表后，對合同條款進(jìn)行合法性審查，重點(diǎn)審查合同是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險，合同條款是否明確、具體、合理等。財務(wù)部門對合同涉及的財務(wù)條款進(jìn)行審核，包括價款支付方式、結(jié)算周期、稅務(wù)處理等，確保合同財務(wù)條款符合公司財務(wù)管理制度和相關(guān)稅收政策。其他相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要對合同進(jìn)行專業(yè)性審核，如技術(shù)部門對技術(shù)合同條款進(jìn)行審核，確保技術(shù)要求明確、可行。3.合同審批經(jīng)各部門審核通過的合同，提交公司管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險程度等因素進(jìn)行審批決策。4.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對合同文本與審批通過的內(nèi)容是否一致，確保合同簽字蓋章手續(xù)齊全、規(guī)范。（二）合同履行與變更1.合同履行業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，按照合同約定的時間、地點(diǎn)、方式等要求，全面履行合同義務(wù)。在履行過程中，應(yīng)及時跟蹤合同履行情況，如發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并采取有效措施加以解決。2.合同變更如因客觀情況變化需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。經(jīng)法務(wù)、財務(wù)及其他相關(guān)部門審核，公司管理層審批后，方可簽訂合同變更協(xié)議。（三）合同終止與結(jié)算清理1.合同終止合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力或其他法定原因?qū)е潞贤瑹o法履行等情況下，合同終止。合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時辦理相關(guān)手續(xù)，如交付貨物、結(jié)算款項、清理場地等。2.結(jié)算清理合同終止后，財務(wù)部門負(fù)責(zé)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算，核對雙方的款項往來，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。同時，對合同履行過程中形成的各類文件、資料進(jìn)行清理歸檔，妥善保管。（四）合同糾紛處理1.糾紛預(yù)防在合同簽訂、履行過程中，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。2.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)資料，報告公司管理層，并會同法務(wù)部門研究制定糾紛解決方案。根據(jù)糾紛的具體情況，可通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，應(yīng)積極維護(hù)公司合法權(quán)益，確保糾紛得到妥善解決。三、檔案管理（一）檔案收集與整理1.檔案收集各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照檔案管理要求及時收集整理，確保檔案資料的完整性。收集的檔案資料包括合同文本、審批文件、往來信函、會議紀(jì)要、財務(wù)憑證、驗收報告等。2.檔案整理收集到的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按照合同類別、時間順序、項目名稱等進(jìn)行分類。對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。（二）檔案歸檔與保管1.檔案歸檔整理好的檔案資料應(yīng)及時歸檔，移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門應(yīng)建立檔案臺賬，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。2.檔案保管檔案管理部門應(yīng)提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等。對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全、完整，防止檔案損壞、丟失、霉變等情況發(fā)生。（三）檔案利用與借閱1.檔案利用公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.檔案借閱因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等。經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司管理層審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應(yīng)按時歸還，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理部門定期對保管的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。對已失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀檔案銷毀清單經(jīng)公司管理層審批后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好記錄。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司設(shè)立合同與檔案管理監(jiān)督小組，定期對各部門合同與檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行情況，檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價將合同與檔案管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員在合同與檔案管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。考核指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、履行率、檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、利用效率等。根據(jù)考核結(jié)果，