PAGE編制電子檔案制度體系一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度體系。（二）適用范圍本制度體系適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的電子檔案的管理，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音頻、視頻等各類電子文件。（三）基本原則1.真實性原則：電子檔案應(yīng)真實反映公司業(yè)務(wù)活動的實際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息完整，不遺漏重要信息。3.可用性原則：電子檔案應(yīng)便于檢索、查詢、利用和傳遞，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策的需要。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。（四）定義1.電子檔案：指公司各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價值的，以數(shù)字形式存儲在磁盤、磁帶、光盤等載體上的文件、數(shù)據(jù)、圖表等信息。2.電子檔案管理系統(tǒng)：用于存儲、管理、檢索和利用電子檔案的計算機軟件系統(tǒng)。3.元數(shù)據(jù)：描述電子檔案內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)，用于支持電子檔案的管理和利用。二、電子檔案的形成與收集（一）電子文件的形成1.公司各部門在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范電子文件的形成過程，確保電子文件的質(zhì)量。2.電子文件應(yīng)采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的格式進行存儲，如PDF、DOCX、XLSX、PPTX等，確保文件的可讀性和可移植性。3.電子文件的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得包含無關(guān)信息或非法信息。（二）電子文件的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件及時、完整地收集到電子檔案管理系統(tǒng)中。2.電子文件的收集應(yīng)與業(yè)務(wù)活動同步進行，在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，應(yīng)及時將相關(guān)電子文件收集整理，移交至電子檔案管理部門。3.對于外來電子文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作伙伴提供的文件等，應(yīng)按照公司規(guī)定進行登記，并及時收集整理，納入電子檔案管理系統(tǒng)。三、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循電子文件的形成規(guī)律和特點，保持電子文件之間的有機聯(lián)系。2.便于電子檔案的管理、檢索和利用。3.符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。（二）分類方法1.按照公司的職能部門進行分類，如行政部、財務(wù)部、人力資源部、業(yè)務(wù)部等。2.在每個職能部門下，再按照文件的類型進行細分，如文件類、合同類、報表類、圖紙類等。3.對于具有特定主題或項目的電子檔案，可以單獨設(shè)立類別進行管理，如項目A檔案、項目B檔案等。（三）編號規(guī)則1.電子檔案的編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號應(yīng)包含部門代碼、類別代碼、年份、順序號等信息，如：ADWJ2023001，其中AD表示行政部，WJ表示文件類，2023表示年份，001表示順序號。3.編號應(yīng)按照分類順序依次編排，不得重復(fù)或遺漏。（四）元數(shù)據(jù)著錄1.對電子檔案應(yīng)著錄必要的元數(shù)據(jù)，包括文件題名、責(zé)任者、日期、來源、格式、密級等。2.元數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整地反映電子檔案的基本特征，以便于電子檔案的管理和利用。3.元數(shù)據(jù)的著錄應(yīng)遵循國家有關(guān)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保元數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。四、電子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.對于重要的電子檔案，應(yīng)進行異地備份，以防止自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境1.存儲設(shè)備應(yīng)放置在適宜的環(huán)境中，保持溫度、濕度、通風(fēng)等條件符合要求。2.存儲設(shè)備應(yīng)定期進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。3.應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，保障電子檔案的安全。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的電子檔案應(yīng)是具有重要歷史價值、法律憑證作用或公司核心業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。3.長期保管的電子檔案保管期限一般為30年，短期保管的電子檔案保管期限一般為10年。（四）期滿鑒定與處置1.電子檔案保管期滿后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員進行。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀；仍需繼續(xù)保存的電子檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進行相應(yīng)的處理。五、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如題名檢索、責(zé)任者檢索、日期檢索、關(guān)鍵詞檢索等。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備快速、準(zhǔn)確的檢索功能，能夠滿足用戶的檢索需求。3.定期對檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)電子檔案的密級和內(nèi)容，設(shè)定不同的利用權(quán)限，確保電子檔案的安全。2.查閱、借閱電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進行。3.利用電子檔案時，應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露電子檔案的內(nèi)容。（三）利用記錄1.對電子檔案的利用情況進行記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用目的等。2.利用記錄應(yīng)保存完整，以便于對電子檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。3.定期對電子檔案的利用情況進行總結(jié)和評估，為公司檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.加強對電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和操作技能。3.定期對電子檔案安全管理制度進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決安全問題。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障電子檔案的安全。2.對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、病毒防范等功能。3.加強對存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全管理，定期進行安全檢查和維護，防止設(shè)備故障和網(wǎng)絡(luò)攻擊。（三）安全審計1.建立電子檔案安全審計機制，對電子檔案的操作行為進行審計和監(jiān)控。2.審計內(nèi)容包括文件的創(chuàng)建、修改、刪除、訪問等操作，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常行為。3.定期對安全審計結(jié)果進行分析和總結(jié)，為安全管理決策提供依據(jù)。（四）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.發(fā)生安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處置，最大限度地減少損失，并及時向上級報告。七、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.根據(jù)公司電子檔案管理的需求，選擇合適的電子檔案管理系統(tǒng)，并進行系統(tǒng)建設(shè)。2.系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)遵循國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保系統(tǒng)的功能完整性、穩(wěn)定性和安全性。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)充分征求各部門的意見和建議，確保系統(tǒng)符合公司實際業(yè)務(wù)需求。（二）系統(tǒng)功能要求1.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、存儲、分類、檢索、利用、安全管理等基本功能。2.系統(tǒng)應(yīng)支持多種格式電子文件的存儲和管理，具備元數(shù)據(jù)著錄、版本管理、權(quán)限管理等功能。3.系統(tǒng)應(yīng)提供友好的用戶界面，方便用戶操作和使用。（三）系統(tǒng)維護與升級1.建立電子檔案管理系統(tǒng)維護制度，定期對系統(tǒng)進行檢查和維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時