PAGE郵儲銀行檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強中國郵政儲蓄銀行（以下簡稱“郵儲銀行”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務經(jīng)營、管理決策、風險防控等方面的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合郵儲銀行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于郵儲銀行各級機構及全體員工在業(yè)務活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則郵儲銀行檔案實行集中統(tǒng)一管理，由各級檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應真實反映郵儲銀行各項業(yè)務活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內容。3.完整性原則全面收集郵儲銀行在業(yè)務經(jīng)營、管理決策、風險防控等方面形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效的保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為郵儲銀行的業(yè)務經(jīng)營、管理決策和內部審計等工作提供便捷的檔案信息服務。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善郵儲銀行檔案管理制度，并組織實施。2.負責郵儲銀行各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導和監(jiān)督郵儲銀行各級機構的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。4.組織開展檔案管理培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識和檔案管理水平。5.負責檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的應用和升級，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。6.參與郵儲銀行重大業(yè)務活動和項目的檔案管理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持和服務。（二）各部門職責1.負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求，定期將檔案移交至檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計、利用等工作，提供檔案利用所需的相關信息和資料。3.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。4.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門形成的檔案真實、完整、準確、安全。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.負責檔案的接收、登記、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案的整齊有序。3.定期對檔案進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的價值得到合理利用。5.積極為檔案利用者提供服務，及時準確地提供所需檔案信息，做好檔案查閱、借閱和歸還等登記工作。6.參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，確保檔案信息的準確和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍郵儲銀行檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.綜合管理類檔案包括黨、政、工、團等組織建設、人事管理、行政管理、財務管理、審計監(jiān)督等方面形成的文件材料。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案包括公司業(yè)務、個人業(yè)務、信貸業(yè)務、金融市場業(yè)務、國際業(yè)務等各類業(yè)務活動中形成的合同、協(xié)議、報表、憑證、審批文件等文件材料。3.風險管理類檔案包括風險評估報告、風險監(jiān)測數(shù)據(jù)、風險處置方案等文件材料。4.內部控制類檔案包括內部控制制度、內部審計報告、合規(guī)檢查記錄等文件材料。5.信息技術類檔案包括信息系統(tǒng)建設、運行維護、數(shù)據(jù)管理等方面形成的文件材料。6.其他類檔案包括對外宣傳、企業(yè)文化建設、教育培訓等方面形成的文件材料，以及郵儲銀行在重大業(yè)務活動、項目建設等過程中形成的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時收集本部門業(yè)務活動中形成的各類文件材料，并進行分類整理。2.收集的檔案應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并與紙質文件同步收集。3.對收集的檔案應進行初步審核，剔除重復、無效或無保存價值的文件材料，確保檔案的質量。4.各部門應在規(guī)定的時間內將整理好的檔案移交至檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀檔案。（三）整理方法1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.檔案整理應按照分類方案進行，一般采用年度保管期限機構（問題）等分類方法。3.對紙質檔案，應進行裝訂、編頁、編目等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。對電子檔案，應按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類、編號、著錄等工作，確保電子檔案的準確存儲和檢索。4.檔案整理過程中，應編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄應清晰準確，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.郵儲銀行應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，保證檔案庫房的溫濕度符合要求。3.檔案庫房應設置不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。（二）保管方式1.檔案應按照不同的保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.對紙質檔案，應采用密集架或檔案柜等方式進行存放，確保檔案存放的整齊有序。對電子檔案，應進行備份存儲，備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.檔案應建立標識，標明檔案的類別、年度、保管期限、檔號等信息，便于查找和管理。（三）保管期限劃分1.永久保管的檔案主要包括郵儲銀行涉及國家機密、重要權益、核心業(yè)務等方面的檔案，以及對郵儲銀行發(fā)展具有重要歷史意義和長遠利用價值的檔案。2.定期保管30年的檔案主要包括郵儲銀行在業(yè)務經(jīng)營、管理決策、風險防控等方面形成的具有一定歷史價值和較長時間利用需求的檔案。3.定期保管10年的檔案主要包括郵儲銀行在日常業(yè)務活動中形成的一般性文件材料，以及保存期滿后可根據(jù)需要進行銷毀的檔案。（四）檔案保管期限的調整1.檔案保管期限應根據(jù)國家有關法律法規(guī)和郵儲銀行實際情況進行確定，一經(jīng)確定，不得隨意更改。2.如因特殊原因需要調整檔案保管期限的，應按照規(guī)定的程序進行審批。審批通過后，應及時對檔案的保管期限進行調整，并做好相關記錄。（五）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設施設備、檔案管理人員等的安全管理，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.加強對檔案信息的安全保護，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.檔案庫房應安裝監(jiān)控設備，對檔案庫房的出入情況進行實時監(jiān)控，確保檔案庫房的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.郵儲銀行應成立檔案鑒定工作小組，負責檔案鑒定工作的組織和實施。檔案鑒定工作小組由檔案管理部門、業(yè)務部門、審計部門等相關人員組成。2.檔案鑒定工作小組應定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.檔案鑒定應依據(jù)國家有關法律法規(guī)和郵儲銀行檔案管理制度，結合檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素進行。2.對保管期滿但仍具有查考利用價值的檔案，應延長保管期限；對已失去保存價值的檔案，應予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門應定期向檔案鑒定工作小組提供保管期滿的檔案清單，檔案鑒定工作小組應根據(jù)檔案清單，對檔案進行逐卷審查。2.檔案鑒定工作小組應組織相關人員對檔案進行鑒定，形成鑒定意見。鑒定意見應明確檔案的存毀，并說明理由。3.檔案鑒定工作小組應將鑒定意見報郵儲銀行分管領導審批，審批通過后，按照規(guī)定的程序進行檔案銷毀。（四）銷毀程序1.對批準銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，檔案銷毀清冊應包括檔案的名稱、年度、保管期限、檔號、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案鑒定工作小組組長和郵儲銀行分管領導簽字確認。3.檔案銷毀應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應做到及時、準確、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應定期上報郵儲銀行相關部門，并作為檔案管理工作考核的重要依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計報表應按照國家有關規(guī)定和郵儲銀行檔案管理制度的要求進行編制，報表內容應包括檔案的類別、數(shù)量、保管期限、利用情況等信息。（二）移交工作1.郵儲銀行各級機構之間因工作需要進行檔案移交的，應按照規(guī)定的程序辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應編制檔案移交清單，檔案移交清單應包括檔案的名稱、年度、保管期限、檔號、數(shù)量等信息。3.檔案移交雙方應在檔案移交清單上簽字確認，并將檔案移交清單作為檔案管理工作的重要記錄。4.檔案管理部門應定期對檔案移交情況進行檢查和核對，確保檔案移交工作的規(guī)范有序。七、檔案的利用（一）利用范圍郵儲銀行檔案的利用范圍包括但不限于以下幾個方面：1.業(yè)務經(jīng)營為郵儲銀行的業(yè)務拓展、產品研發(fā)、客戶服務等提供參考依據(jù)。2.管理決策為郵儲銀行的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營決策、風險管理等提供支持。3.內部審計為郵儲銀行的內部審計工作提供審計線索和證據(jù)。4.合規(guī)檢查為郵儲銀行的合規(guī)檢查工作提供合規(guī)依據(jù)和參考。5.歷史研究為郵儲銀行的歷史研究和文化建設提供素材。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。2.借閱檔案利用者因工作需要確需借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應在規(guī)定的時間內歸還，不得擅自轉借或帶出檔案管理部門。3.復制檔案利用者如需復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，按照規(guī)定的程序進行復制。復制檔案應保證其內容的完整和準確，不得擅自篡改或刪節(jié)。（三）利用審批1.檔案利用應嚴格履行審批手續(xù)，檔案利用申請表應注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息。2.檔案管理部門應根據(jù)檔案利用申請表，對檔案利用申請進行審核，審核通過后報檔案管理部門負責人批準。3.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，檔案利用申請應經(jīng)郵儲銀行保