PAGE檔案兩法銜接工作制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，促進(jìn)檔案兩法銜接工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，保障公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)，避免檔案分散、流失。3.完整準(zhǔn)確原則：全面、系統(tǒng)地收集和整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映公司各項(xiàng)工作的歷史全貌。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司檔案工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對公司檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.組織開展檔案鑒定工作，按照規(guī)定對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，并報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.負(fù)責(zé)公司檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案利用的安全和規(guī)范。7.對公司各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司整體檔案管理水平。（二）各部門檔案管理人員各部門設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)檔案利用服務(wù)工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案進(jìn)行初步整理，分類存放，便于移交。3.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作，及時提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司年度工作計劃、總結(jié)、報告；公司會議紀(jì)要、決議；公司規(guī)章制度、辦法、細(xì)則；公司各類通知、通報、函件等。2.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作等方面的文件材料；工會、共青團(tuán)等群團(tuán)組織工作的文件材料。3.經(jīng)營管理類：公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃；市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料等文件；財務(wù)管理、審計監(jiān)督、稅務(wù)申報等方面的文件；人力資源管理、績效考核、薪酬福利等文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面的文件；設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護(hù)等記錄；技術(shù)改造、技術(shù)創(chuàng)新等項(xiàng)目文件。5.基本建設(shè)類：公司新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。6.科研項(xiàng)目類：公司承擔(dān)的各類科研項(xiàng)目立項(xiàng)申報書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報告等。7.合同協(xié)議類：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等，包括但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。8.資質(zhì)證書類：公司獲得的各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、許可證等文件。9.其他類：公司對外交往、合作交流等活動中形成的文件材料；公司員工個人重要工作成果、獲獎材料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料產(chǎn)生后及時進(jìn)行整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，剔除無關(guān)的文件材料，保證歸檔文件材料的質(zhì)量。3.對于重要文件、緊急文件或涉及公司核心機(jī)密的文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并采取特殊的保管措施。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為一級類目、二級類目、三級類目等，具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：行政管理類：可分為綜合管理、文秘工作、機(jī)要保密、信訪工作、檔案管理等二級類目。黨群工作類：可分為黨組織工作、工會工作、共青團(tuán)工作等二級類目。經(jīng)營管理類：可分為戰(zhàn)略規(guī)劃、市場營銷、財務(wù)管理、人力資源管理、企業(yè)管理等二級類目。生產(chǎn)技術(shù)類：可分為產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備管理、質(zhì)量管理等二級類目?；窘ㄔO(shè)類：可分為項(xiàng)目前期、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等二級類目。科研項(xiàng)目類：可分為項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目研究、項(xiàng)目驗(yàn)收等二級類目。合同協(xié)議類：可按照合同類型進(jìn)行分類，如采購合同、銷售合同等。資質(zhì)證書類：按照證書類型進(jìn)行分類，如營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等。其他類：根據(jù)文件性質(zhì)進(jìn)行分類，如對外交往文件、員工個人材料等。2.編號：對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式，例如：“A01001”，其中“A”代表一級類目，“01”代表二級類目，“001”代表該類目下的具體檔案順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。檔案目錄可采用紙質(zhì)形式或電子形式保存。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：按照檔案分類順序，將紙質(zhì)檔案上架存放，排列整齊，并建立檔案存放索引，便于查找。對于重要檔案或利用率較高的檔案，可采取專柜存放的方式。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，分別存放在不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。如公司成立、變更、注銷文件；公司年度財務(wù)決算報表；公司重大決策、重要會議記錄等。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司年度工作計劃、總結(jié)；公司一般性會議記錄；公司業(yè)務(wù)往來文件等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。如公司臨時性工作文件；部門內(nèi)部文件等。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對公司檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好清查記錄。清查記錄應(yīng)包括清查時間、清查人員、清查范圍、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.遵循保密原則，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止信息泄露。3.堅持方便利用原則，簡化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案支持。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應(yīng)的檔案供查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對、登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素進(jìn)行綜合評估，確定檔案是否仍有保存價值。對于已到保管期限但仍具有重要查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組提出檔案銷毀意見后，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明擬