PAGE組織部檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強組織部檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本“檔案三合一”制度。（二）適用范圍本制度適用于組織部各類檔案的管理，包括但不限于干部人事檔案、黨組織建設檔案、重要活動及工作檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映組織部各項工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類相關檔案資料，確保無遺漏。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)、事實等經得起核實。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對涉及機密的檔案妥善保管。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范流程。二、檔案分類及編號規(guī)則（一）干部人事檔案1.分類履歷類：記錄干部個人基本經歷，包括學歷、工作經歷等。自傳類：干部撰寫的個人成長經歷、思想演變等內容。鑒定、考核、考察類：各類考核、考察形成的材料。學歷學位、培訓類：學歷學位證書及培訓相關材料。政審、審計類：政審結論、審計報告等。黨團類：入黨入團相關材料。獎勵類：獲得的各類獎勵證書及相關文件。處分類：受到的處分決定及相關材料。工資、任免、出國（境）類：工資變動、職務任免、出國（境）審批等材料。其他類：其他與干部人事相關的材料。2.編號規(guī)則采用8位數(shù)字編號，前4位表示年份，后4位為流水號。例如，2023年的第123份干部人事檔案編號為20230123。（二）黨組織建設檔案1.分類黨組織設置類：黨組織成立、變更等相關文件。黨員隊伍建設類：黨員發(fā)展、教育、管理等材料。黨內制度建設類：黨組織各項規(guī)章制度。黨組織活動類：黨組織開展活動的計劃、總結、記錄等。黨組織工作成果類：獲得的榮譽、表彰等相關材料。2.編號規(guī)則以7位數(shù)字編號，前3位表示年份，中間2位表示檔案類別代碼（如01表示黨組織設置類，02表示黨員隊伍建設類等），后2位為流水號。例如，2023年黨組織設置類的第34份檔案編號為20230134。（三）重要活動及工作檔案1.分類組織大型活動類：如換屆選舉、重要會議、主題活動等相關檔案。重點工作推進類：涉及組織部重要工作項目的策劃、實施、總結等材料。2.編號規(guī)則采用6位數(shù)字編號固定，前2位表示年份，中間2位表示活動或工作類別代碼（如01表示組織大型活動類，02表示重點工作推進類），后2位為流水號。例如，2023年組織大型活動類的第56份檔案編號為20230156。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保材料及時、準確地移交組織部檔案管理部門。2.收集范圍涵蓋組織部工作中形成的各類文件、資料、記錄、報表、照片、音像等。3.對于重要事件、活動等應及時收集相關原始材料，確保檔案的完整性。（二）整理流程1.干部人事檔案按照分類要求，對收集到的干部人事檔案材料進行初步分類。檢查材料的完整性和準確性，對不符合要求的材料及時與相關部門或人員溝通補充。去除重復、無效的材料。按照編號規(guī)則進行編號，并編制檔案目錄。2.黨組織建設檔案同樣依據(jù)分類標準進行分類整理。對黨組織活動記錄等材料進行梳理，確保記錄清晰、完整。核對黨內制度文件的準確性和時效性。完成編號和目錄編制。3.重要活動及工作檔案區(qū)分不同活動或工作類別進行分類。例如，組織大型活動類檔案要將活動策劃方案、活動現(xiàn)場照片、參會人員名單等分別整理。重點工作推進類檔案要按工作階段收集相關材料。對各類材料進行排序，使其邏輯清晰。編號并制作目錄。四、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化設備與人員配備1.配備專業(yè)的檔案數(shù)字化掃描設備，確保掃描圖像清晰、完整。2.安排熟悉檔案管理和數(shù)字化技術的人員負責數(shù)字化工作，明確其職責和工作流程。（二）數(shù)字化流程1.掃描根據(jù)檔案類別和編號順序，對紙質檔案進行掃描。掃描分辨率應符合檔案長期保存要求，一般不低于300dpi。對于照片、圖表等特殊材料，根據(jù)實際情況選擇合適的掃描方式和分辨率。2.圖像處理對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質量。將處理后的圖像進行格式轉換，統(tǒng)一存儲為常見的圖像格式，如TIFF等。3.數(shù)據(jù)掛接將數(shù)字化圖像與對應的檔案目錄信息進行關聯(lián)，建立準確的數(shù)據(jù)索引。通過檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)圖像的快速檢索和查詢。（三）數(shù)字化存儲與備份1.數(shù)字化檔案存儲在專用的服務器或存儲設備上，按照檔案類別和年份進行分類存儲。2.定期對數(shù)字化檔案進行備份，備份存儲介質異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.組織部內部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及干部人事檔案中重要敏感信息的查閱，需經組織部主要領導審批。3.外部單位因工作需要查閱檔案的，需持單位正式介紹信，說明查閱理由，經組織部相關領導批準后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人提交《檔案查閱申請表》。2.審批人員進行審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批結果，提供相應檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。4.查閱人員只能在指定地點查閱檔案，不得擅自摘抄、復制、拍照等，如需復制，需另行辦理審批手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.原則上檔案不對外借閱，特殊情況確需借閱的，需經組織部主要領導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員要妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門要對歸還檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案保管與安全（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、遮光窗簾、空氣凈化器等。（二）檔案上架與存放方式1.按照檔案類別和編號順序依次上架存放，便于查找和管理。2.不同類別檔案應分區(qū)存放，避免混淆。3.將檔案盒直立放置在檔案架上，確保檔案盒標簽朝外，便于識別。（三）安全管理措施1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責。2.加強對檔案庫房的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.定期對檔案進行盤點，核對檔案數(shù)量和完整性。4.對檔案管理系統(tǒng)設置安全權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織與流程1.成立檔案鑒定小組，由組織部相關領導、檔案管理部門負責人及業(yè)務骨干組成。2.檔案管理部門按照檔案類別和年份，整理出擬鑒定的檔案清單。3.鑒定小組對檔案逐一進行審查，根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案的保存價值和保管期限劃分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。4.對于失去保存價值的檔案，鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀申請表》經組織部主要領導審批后，方可實施銷毀。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)