PAGE規(guī)資局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強規(guī)資局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于規(guī)資局機關(guān)各部門、直屬單位以及下屬分支機構(gòu)在各項工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則規(guī)資局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局檔案管理部門負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映規(guī)資局各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理規(guī)資局在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，為規(guī)資局的各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立規(guī)資局檔案管理科，作為全局檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作。對檔案進(jìn)行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。做好檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。協(xié)助各部門查找和利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)規(guī)資局檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)。組織實施檔案管理制度，對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。審核檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等重要環(huán)節(jié)工作。協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作的順利開展。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.規(guī)劃編制類包括城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項規(guī)劃等編制過程中形成的基礎(chǔ)資料、調(diào)研成果、規(guī)劃文本、圖紙、評審意見等。2.資源管理類土地資源、礦產(chǎn)資源、水資源等管理工作中產(chǎn)生的文件、報表、圖件、審批文件、合同協(xié)議等。3.行政審批類建設(shè)項目用地預(yù)審、建設(shè)用地規(guī)劃許可、建設(shè)工程規(guī)劃許可、鄉(xiāng)村建設(shè)規(guī)劃許可等審批過程中的申請材料、審查意見、批準(zhǔn)文件等。4.執(zhí)法監(jiān)察類土地執(zhí)法、礦產(chǎn)執(zhí)法、規(guī)劃執(zhí)法等工作中形成的巡查記錄、案件卷宗、處罰決定、整改報告等。5.機關(guān)行政類局機關(guān)各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)報告、人事檔案、財務(wù)檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為規(guī)劃編制、資源管理、行政審批、執(zhí)法監(jiān)察、機關(guān)行政等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干二級類目。2.編號為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用“年度類別流水號”的編號方式。例如：2023ZY001，表示2023年資源管理類第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號、題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持文件的原貌。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.按照檔案的保管期限和密級，對檔案進(jìn)行分類存放。不同保管期限和密級的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。2.定期對檔案進(jìn)行盤點和清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（三）檔案的數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實性和可靠性。3.加強對電子檔案的管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合規(guī)資局檔案的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案的鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，制定檔案保管期限表，提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合規(guī)資局工作實際，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿且確無保存價值的檔案，提出銷毀意見；對仍有保存價值但保管期限需要調(diào)整的檔案，提出調(diào)整建議。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、局領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.按照審批后的檔案銷毀清冊，對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息徹底銷毀，如采用焚燒、粉碎等方式。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案。3.司法機關(guān)、公民因依法需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員利用檔案填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱檔案。2.上級主管部門、其他相關(guān)部門利用檔案需出具單位介紹信，注明查閱目的、檔案范圍等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。3.司法機關(guān)、公民利用檔案司法機關(guān)查閱檔案應(yīng)出具相關(guān)法律文書；公民查閱檔案應(yīng)提交有效身份證件，并說明查閱目的，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，按照規(guī)定程序查閱檔案。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的申請，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用登記對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、檔案名稱、編號、利用目的等信息。利用登記應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。2.根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計報表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計表、檔案利用情況統(tǒng)計表等，向上級主管部門和局領(lǐng)導(dǎo)報送。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.規(guī)資局機構(gòu)變動時，應(yīng)