PAGE水利項(xiàng)目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)水利項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在水利項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行管理及維護(hù)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織承擔(dān)的各類水利項(xiàng)目檔案管理工作，包括項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、運(yùn)行管理等全過(guò)程形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則水利項(xiàng)目檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。由公司/組織指定專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.全程參與原則檔案管理工作應(yīng)貫穿于水利項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，從項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始，同步開(kāi)展檔案資料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映水利項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁偽造和篡改檔案資料。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織水利項(xiàng)目檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)水利項(xiàng)目檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，指導(dǎo)各部門(mén)和參建單位做好檔案管理工作。3.集中統(tǒng)一管理水利項(xiàng)目檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.對(duì)水利項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。5.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在水利項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交。2.督促和指導(dǎo)本部門(mén)工作人員做好日常文件材料的積累和整理工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。3.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，及時(shí)與檔案管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，了解檔案管理工作要求，配合做好檔案驗(yàn)收等相關(guān)工作。（三）項(xiàng)目設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)水利項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件及相關(guān)資料的整理和歸檔工作，并按照合同要求向項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)提供完整的設(shè)計(jì)檔案。2.在設(shè)計(jì)過(guò)程中，及時(shí)整理和保存設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定等文件材料，并在交付設(shè)計(jì)成果時(shí)一并移交。3.協(xié)助項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)做好設(shè)計(jì)檔案的審核和驗(yàn)收工作，對(duì)檔案中涉及的技術(shù)問(wèn)題進(jìn)行解釋和說(shuō)明。（四）項(xiàng)目施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)水利項(xiàng)目施工過(guò)程中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，包括施工技術(shù)文件、施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件等。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)施工檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和檢索工具，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.在工程竣工后，及時(shí)將施工檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)，并配合做好檔案驗(yàn)收工作。（五）項(xiàng)目監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)水利項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中形成的監(jiān)理文件的收集、整理和歸檔工作，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日記、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。2.對(duì)施工單位報(bào)送的工程文件進(jìn)行審核和簽認(rèn)，確保文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.在工程竣工后，及時(shí)將監(jiān)理檔案移交項(xiàng)目建設(shè)單位和檔案管理部門(mén)，并配合做好檔案驗(yàn)收工作。（六）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱等。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。3.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織的決策、項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行管理等提供檔案信息服務(wù)。4.參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作，按照規(guī)定程序做好檔案的處置工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的有效存儲(chǔ)和便捷查詢。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.設(shè)計(jì)文件初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工文件施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、施工日志、工程測(cè)量記錄、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.設(shè)備文件設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備質(zhì)量證明文件等。6.竣工驗(yàn)收文件竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告、竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)、工程質(zhì)量保修書(shū)等。7.其他文件與水利項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的各類協(xié)議、合同、來(lái)往信函、會(huì)議記錄、照片、錄像等。（二）收集要求1.各部門(mén)和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，各部門(mén)和參建單位應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，防止文件材料的散失和損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件材料之間的歷史銜接性。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。3.符合國(guó)家有關(guān)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。（四）整理方法1.分類水利項(xiàng)目檔案按照項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行一級(jí)分類，然后根據(jù)文件的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行二級(jí)分類。例如，施工文件可進(jìn)一步分為建筑工程、水利工程、電氣工程等類別。2.組卷按照文件材料的數(shù)量、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行組卷。同一事由的文件材料應(yīng)集中組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰。3.編目對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容。同時(shí)，編制檔案案卷目錄，包括案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用裝訂或裝盒等方式進(jìn)行保管，確保檔案的牢固和整齊。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種形式，并異地存放。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。（三）保管期限水利項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管反映水利項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程的重要文件材料，如項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在水利項(xiàng)目運(yùn)行管理中具有重要參考價(jià)值的文件材料，如施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件等，保管期限為30年。3.短期保管在水利項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的一般性文件材料，如一般性會(huì)議記錄、來(lái)往信函等，保管期限為10年。（四）檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)會(huì)同項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱水利項(xiàng)目檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱水利項(xiàng)目檔案，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案庫(kù)房進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.借閱借閱檔案須填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱期限、借閱內(nèi)容、借閱目的等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容、利用方式等信息。定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立水利項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化處理，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)不低于[具體分辨率]，確保電子檔案圖像清晰可讀。同時(shí)，對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集和著錄，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程信息化管理。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.信息化安全保障建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和可用性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立健全水利項(xiàng)目檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查工作由檔案管理部門(mén)牽頭，會(huì)同項(xiàng)目建設(shè)部門(mén)、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)部門(mén)組成聯(lián)合檢查組進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集與整理情況、檔案的保管與利用情況、檔案信息化建設(shè)情況等。（二）檢查方式1.定期檢查每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)各部門(mén)和參建單位的檔案管理工作進(jìn)行集中檢查和評(píng)估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，不定期對(duì)部分部門(mén)和參建單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（三）問(wèn)題整改