PAGE調解檔案管理工作制度一、總則（一）目的調解檔案管理工作制度旨在規(guī)范調解檔案的管理，確保調解檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為調解工作提供有力的支持和保障，維護當事人的合法權益，促進社會和諧穩(wěn)定。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內所有調解案件檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：調解檔案應如實反映調解活動的全過程，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋調解過程中形成的各類文件、資料，保證檔案的全面性。3.保密性原則：對涉及當事人隱私和商業(yè)秘密等內容嚴格保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、歸檔和保管。二、調解檔案的收集與整理（一）收集范圍1.調解申請書、答辯書、證據(jù)材料等當事人提交的各類文件。2.調解過程中形成的會議記錄、調解筆錄、調解協(xié)議等。3.與調解相關的函件、通知、答復等往來文書。4.其他與調解案件有關的資料。（二）收集要求1.案件承辦人應及時收集各自承辦案件的相關材料，確保材料的完整性。2.收集的材料應字跡清晰、內容完整，如有破損或褪色應進行修復或復制。（三）整理方法1.按照案件類別和時間順序進行分類。2.對每份材料進行編號，編制目錄清單，注明材料名稱、日期、來源等信息。3.將材料按照編號順序排列，裝入檔案袋或檔案盒，并在封面注明案件編號、當事人姓名等信息。三、調解檔案的歸檔（一）歸檔流程1.案件辦結后，承辦人應在規(guī)定時間內將整理好的調解檔案移交檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進行核對，檢查檔案的完整性和規(guī)范性，無誤后辦理接收手續(xù)。3.將歸檔的檔案按照類別和年度進行存放，建立檔案索引。（二）歸檔時間調解案件結案后[X]個工作日內完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應保持材料的原始順序，不得擅自更改或抽換。2.檔案應使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進行裝存，確保檔案的整齊和美觀。四、調解檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.一般調解案件檔案保管期限為[X]年。2.涉及重大案件、復雜案件或具有典型意義的案件檔案保管期限為[X]年。（三）保管措施1.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況應及時采取修復措施。2.對電子檔案應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確保檔案的保密性。五、調解檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織內部工作人員因工作需要查閱調解檔案。2.司法機關、行政機關等依法查閱調解檔案。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、案件編號等信息。2.經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理人員處查閱檔案。3.檔案管理人員應在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。（三）借閱流程1.因特殊情況需要借閱調解檔案的，借閱人應填寫借閱申請表，詳細說明借閱理由和歸還時間。2.經(jīng)公司/組織主管領導審批后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應妥善保管檔案，不得轉借他人，按時歸還檔案。如檔案有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。六、調解檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內容1.調解案件數(shù)量、類型、結案方式等基本情況。2.調解檔案的歸檔、查閱、借閱等情況。（二）統(tǒng)計方法定期對調解檔案進行統(tǒng)計，建立統(tǒng)計臺賬，采用電子表格或數(shù)據(jù)庫等形式進行記錄。（三）分析利用通過對調解檔案的統(tǒng)計分析，總結調解工作經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)存在的問題，為調解工作的改進提供參考依據(jù)。七、調解檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應對調解檔案中涉及的當事人隱私、商業(yè)秘密等信息嚴格保密。2.未經(jīng)當事人同意，不得向任何單位或個人披露檔案內容。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全防范，安裝監(jiān)控設備，確保檔案庫房24小時有人值守。2.定期對檔案保管設施進行檢查和維護，確保設施設備的正常運行。3.制定檔案安全應急預案，如發(fā)生火災、水災等突發(fā)事件，應及時采取措施保護檔案安全，并向上級報告。八、調解檔案管理人員職責（一）檔案收集與整理職責1.負責接收案件承辦人移交的調解檔案材料。2.按照整理方法對檔案進行分類、編號、編制目錄等整理工作。（二）檔案歸檔與保管職責1.及時將整理好的檔案進行歸檔存放。2.做好檔案庫房的日常管理工作，確保檔案的安全保管。（三）檔案查閱與借閱管理職責1.負責辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。2.對查閱、借閱檔案的情況進行登記和監(jiān)督。（四）檔案統(tǒng)計與分析職責1.定期對調解檔案進行統(tǒng)計，建立統(tǒng)計臺賬。2.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，撰寫分析報告。（五）保密與安全職責1.嚴格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全。2.落實檔案安全管理措施，保障檔案庫房及檔案的安全