PAGE稅務(wù)局檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)稅務(wù)局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門在稅收征管、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則。各部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集、整理本部門工作中形成的各類文件材料，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，能夠全面反映稅收工作的歷史面貌。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，優(yōu)化檔案整理和保管方式，建立健全檔案檢索體系，提高檔案利用效率，為稅收工作和社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。4.安全保密原則。加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息安全，嚴(yán)格遵守國家保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案收集范圍（一）稅收征管檔案1.稅務(wù)登記類檔案：包括納稅人開業(yè)登記、變更登記、注銷登記等相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記表、法定代表人身份證明等。2.納稅申報(bào)類檔案：納稅人的納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、附報(bào)資料等，以及申報(bào)過程中的相關(guān)記錄和審核資料。3.稅款征收類檔案：稅款繳納憑證、減免稅審批文件、欠稅情況記錄等與稅款征收相關(guān)的各類資料。4.稅務(wù)檢查類檔案：稅務(wù)檢查通知書、檢查工作底稿、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)處罰決定書等檢查過程中形成的文件材料。5.發(fā)票管理類檔案：發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具和使用記錄、發(fā)票繳銷情況等與發(fā)票管理有關(guān)的資料。（二）行政管理檔案1.綜合管理類檔案：本局制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會議記錄、大事記等綜合性文件材料。2.人事管理類檔案：干部職工的人事檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資、培訓(xùn)等方面的材料。3.財(cái)務(wù)管理類檔案：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的文件資料。4.物資設(shè)備管理類檔案：固定資產(chǎn)登記、采購合同、設(shè)備維護(hù)記錄等與物資設(shè)備管理相關(guān)的資料。5.信息化建設(shè)類檔案：信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃、項(xiàng)目文檔、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)記錄等信息化方面的檔案。（三）其他檔案1.稅收調(diào)研與政策研究類檔案：稅收調(diào)研課題報(bào)告、政策研究文件、稅收政策解讀等相關(guān)資料。2.對外宣傳與交流類檔案：宣傳資料、新聞稿件、對外交流活動記錄等與宣傳和交流工作有關(guān)的文件材料。3.信訪與舉報(bào)類檔案：群眾來信來訪記錄、舉報(bào)案件處理情況等相關(guān)資料。三、檔案收集要求（一）及時(shí)性各部門應(yīng)在文件材料形成或辦理完畢后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，及時(shí)將檔案移交至辦公室。一般情況下，紙質(zhì)文件材料應(yīng)在次年上半年移交，電子文件材料應(yīng)定期備份并及時(shí)移交存儲介質(zhì)。對于重要緊急的文件材料，應(yīng)隨時(shí)辦理移交手續(xù)。（二）完整性各部門要確保所收集的檔案材料齊全完整，涵蓋文件的正本、副本、附件、定稿等，不得遺漏重要內(nèi)容。對于文件材料中涉及的相關(guān)事項(xiàng)，應(yīng)收集與之相關(guān)的全部信息，如會議紀(jì)要應(yīng)包括會議議程、討論內(nèi)容、決議等。（三）準(zhǔn)確性檔案材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。文件內(nèi)容應(yīng)清晰可辨，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。對于需要簽字、蓋章的文件，應(yīng)確保簽字蓋章齊全、清晰，符合規(guī)定要求。（四）規(guī)范性1.紙質(zhì)文件材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，字跡工整、清晰，格式規(guī)范。文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件內(nèi)容，文號、日期、發(fā)文機(jī)關(guān)等信息應(yīng)完整準(zhǔn)確標(biāo)注在文件相應(yīng)位置。2.電子文件材料應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲，確保文件格式統(tǒng)一、命名規(guī)范，便于檢索和利用。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并做好元數(shù)據(jù)的收集和整理工作。四、檔案收集流程（一）部門整理各部門負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理工作。按照檔案收集范圍和要求，對本部門工作中形成的各類文件材料進(jìn)行分類、編號、裝訂，初步整理成冊，并填寫檔案移交清單，注明文件材料的名稱、數(shù)量、形成日期等信息。（二）移交審核各部門將整理好的檔案材料及時(shí)移交至辦公室。辦公室檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及移交清單填寫是否準(zhǔn)確無誤。對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）接收登記經(jīng)審核合格的檔案，辦公室檔案管理人員進(jìn)行接收登記。在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，建立檔案目錄，同時(shí)在紙質(zhì)檔案移交清單上簽字確認(rèn)，注明接收日期。將檔案存入專門的檔案庫房或存儲設(shè)備，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排列上架。五、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等因素進(jìn)行分類。一般分為稅收征管檔案、行政管理檔案和其他檔案三大類，每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級類目和三級類目。2.稅收征管檔案可按照稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行分類；行政管理檔案可按照綜合管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、物資設(shè)備管理、信息化建設(shè)等方面進(jìn)行分類；其他檔案可根據(jù)其具體內(nèi)容進(jìn)行分類。（二）編號方法1.采用全宗號、目錄號、案卷號三級編號體系。全宗號為本局檔案全宗的編號，目錄號為每一類檔案目錄的編號，案卷號為每一卷檔案的編號。2.全宗號按照上級檔案管理部門的規(guī)定編制；目錄號根據(jù)檔案分類情況，采用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編號；案卷號在每一類檔案目錄下，按照檔案形成時(shí)間順序依次編號，每年編一個(gè)流水號。（三）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。2.對于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。文件材料的頁邊應(yīng)整齊，不得壓字、壓圖，以保證檔案的查閱和利用。（四）編目與裝盒1.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整，便于檢索。2.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號、題名、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照檔案分類順序排列上架，便于查找和管理。六、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）存儲設(shè)備1.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜進(jìn)行存放，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。2.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案應(yīng)按照存儲格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要是反映本局主要職能活動和歷史面貌的，對稅收工作和社會具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如重要稅收政策文件、重大稅務(wù)案件處理檔案、本局歷史沿革資料等。3.定期保管的檔案是在一定時(shí)期內(nèi)對稅收工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）檔案鑒定1.定期開展檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組按照檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定。2.鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存狀況。對于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（五）檔案清點(diǎn)與統(tǒng)計(jì)1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置無誤。清點(diǎn)工作可結(jié)合檔案整理、鑒定等工作進(jìn)行，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)。2.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，定期向上級檔案管理部門報(bào)送，并為本局檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要，可查閱、借閱本局檔案。外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員可直接到檔案庫房查閱檔案原件。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于統(tǒng)計(jì)分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋本局檔案管理專用章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案管理人員和利用人員的保密教育，提高保密意識。2.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取嚴(yán)格的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，不得擅自將檔案帶出庫房。2.對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)控，確保檔案在利用過程中的安全。利用人員不得在非保密場所談?wù)摍n案內(nèi)容，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取加密