PAGE社區(qū)司法檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)司法檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高社區(qū)司法工作的規(guī)范化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)司法機構(gòu)在開展各類司法業(yè)務(wù)過程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社區(qū)司法工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存各類司法檔案，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、編目、存儲等工作有序進行。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善社區(qū)司法檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)司法各類檔案，對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作進行全程監(jiān)督和指導(dǎo)。3.建立健全檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。4.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。2.嚴格按照檔案管理制度和操作流程，對檔案進行妥善保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案安全。3.負責(zé)檔案的借閱、查閱登記和歸還工作，嚴格執(zhí)行借閱審批手續(xù)，及時催還逾期借閱的檔案。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，對銷毀的檔案進行詳細登記。5.積極參與檔案管理信息化建設(shè)，錄入和維護檔案信息，提高檔案管理工作的信息化水平。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門司法業(yè)務(wù)檔案的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和指導(dǎo)。3.在開展司法業(yè)務(wù)過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范制作和收集各類檔案資料，確保檔案質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件的受理、立案、調(diào)查、審理、執(zhí)行等過程中形成的文件材料，包括起訴書、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、判決書、裁定書以及相關(guān)的送達回證等。2.人民調(diào)解工作中形成的調(diào)解申請書、調(diào)解記錄、調(diào)解協(xié)議書、回訪記錄等。3.社區(qū)矯正工作中形成的社區(qū)矯正人員檔案，包括判決書、裁定書、執(zhí)行通知書、社區(qū)矯正人員登記表、社區(qū)矯正方案、談話記錄、考核獎懲記錄等。4.法律援助工作中形成的法律援助申請表、審批表、指派通知書、代理（辯護）委托協(xié)議及相關(guān)案件材料等。5.其他與社區(qū)司法業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、圖表、聲像等材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案整理的質(zhì)量要求。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集經(jīng)核對無誤的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案資料應(yīng)按照形成的時間順序進行排列，保持其內(nèi)在聯(lián)系。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同保管期限、不同類別進行整理，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類：按照社區(qū)司法業(yè)務(wù)的類別，將檔案分為案件檔案、人民調(diào)解檔案（社區(qū)矯正檔案、法律援助檔案等）。其中，案件檔案可根據(jù)案件性質(zhì)進一步細分為刑事、民事、行政等類別；人民調(diào)解檔案可按照調(diào)解糾紛的類型進行分類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和查找。編號可采用數(shù)字編碼的方式，如“001”“002……”。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨存放，便于查閱。4.裝訂：將整理好的檔案資料按照順序進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，排列有序，便于查找。2.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序依次上架存放；電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限1.社區(qū)司法檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值、法律意義或涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般案件檔案、重要人民調(diào)解檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性的文件材料和業(yè)務(wù)檔案。（四）檔案的清點與核對1.定期對檔案進行清點和核對工作，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.每年至少進行一次全面的檔案清點，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理。3.在檔案交接、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)，也應(yīng)進行檔案的核對工作，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和價值，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴格把關(guān)的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面審查，分析其歷史價值、現(xiàn)實意義和保存價值。2.參考檔案的保管期限規(guī)定，結(jié)合實際情況，確定檔案是否仍需繼續(xù)保存。3.對于涉及重要事項、敏感信息或具有潛在利用價值的檔案，應(yīng)進行重點鑒定，慎重決定其存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報社區(qū)司法機構(gòu)負責(zé)人審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.服務(wù)司法原則：檔案利用工作應(yīng)圍繞社區(qū)司法業(yè)務(wù)開展，為司法工作提供有力的支持和保障。3.保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，保護檔案信息的安全，防止泄露。（二）利用范圍1.司法工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于案件辦理、工作研究、總結(jié)經(jīng)驗等。2.相關(guān)行政機關(guān)、社會組織因工作需要，在履行法定職責(zé)過程中查閱檔案。3.當(dāng)事人及其代理人按照法定程序查閱、復(fù)制與自身權(quán)益相關(guān)的檔案資料。（三）利用程序1.查閱：司法工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案編號、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。當(dāng)事人及其代理人查閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，按照規(guī)定查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，司法工作人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)將檔案交借閱人當(dāng)面清點，并在借閱登記薄上簽字確認。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用人姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案編號、查閱（借閱）期限等信息。檔案利用登記薄應(yīng)定期整理歸檔，保存期限與檔案保管期限相同。七、檔案管理信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的社區(qū)司法檔案管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為社區(qū)司法工作提供更加便捷、高效的支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持批量錄入和單個錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案存儲功能：將數(shù)字化檔案存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，支持多種存儲格式，便于數(shù)據(jù)的長期保存和管理。3.檔案檢索功能：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。4.檔案利用功能：支持檔案的在線查閱、借閱申請、審批、歸還等功能，實現(xiàn)檔案利用的信息化管理。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限、利用情況等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全措施，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護