PAGE檔案館安全保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的安全保密管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館的所有工作人員、檔案利用者以及涉及檔案管理工作的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。2.保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被非法獲取、傳播或利用。3.規(guī)范管理原則：建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程，提高管理水平。4.預(yù)防為主原則：加強(qiáng)安全保密教育，提高全員安全保密意識，做到防患于未然。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立專門的檔案館，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類檔案。檔案館應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備、檔案保管設(shè)施和安全防護(hù)設(shè)備。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等日常工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案主管負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理員的工作。組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。審核檔案的利用申請，確保檔案利用符合規(guī)定。協(xié)調(diào)處理檔案管理工作中的重大問題，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。3.檔案利用審批人員根據(jù)檔案利用規(guī)定，對檔案利用申請進(jìn)行審批。嚴(yán)格審查利用目的、范圍和方式，確保檔案利用合法合規(guī)。對審批通過的檔案利用申請進(jìn)行登記備案，并跟蹤利用情況。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專利文件等。6.本公司/組織的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案等各類專門檔案。7.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交至檔案館。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體及信息符合要求。3.對電子檔案的收集，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行存儲(chǔ)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）檔案整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立檔案案卷目錄。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案名冊和檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制檔案目錄。四、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保持庫房整潔、有序。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，并做好標(biāo)識和說明。（三）檔案保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置清楚。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行處理，并向上級報(bào)告。3.建立檔案盤點(diǎn)制度，對庫存檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)記錄在案。發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因并調(diào)整。五、檔案利用（一）檔案利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本公司/組織檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、調(diào)取本公司/組織檔案。（二）檔案利用申請與審批1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、范圍和期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案主管審批。2.外單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、調(diào)取本公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序辦理查閱、調(diào)取手續(xù)。（三）檔案利用方式與要求1.查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定期限歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.檔案利用過程中，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案主管批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案館印章。4.利用檔案時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案安全保密措施（一）人員安全保密管理1.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.對涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保人員可靠。4.嚴(yán)格控制檔案管理工作區(qū)域的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。（二）物理安全保密措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，確保庫房安全。2.對檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。3.限制檔案管理工作區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。4.定期對檔案管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）信息安全保密措施1.對檔案信息進(jìn)行分類分級管理，根據(jù)不同級別采取相應(yīng)的保密措施。2.嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案信息提供給無關(guān)人員。3.在檔案利用過程中，對涉及敏感信息的檔案應(yīng)進(jìn)行特殊處理，防止信息泄露。4.定期對檔案信息進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的地方，并進(jìn)行加密保護(hù)。（四）保密監(jiān)督與檢查1.建立保密監(jiān)督檢查制度，定期對檔案管理工作中的安全保密情況進(jìn)行檢查。2.對發(fā)現(xiàn)的安全保密問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.鼓勵(lì)員工對違反安全保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎(jiǎng)勵(lì)。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.按照檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）檔案數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量符合要求。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理，方便查詢和利用。（三）檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用1.推廣使用檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、歸檔、保管和利用等功能。2.加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法操作。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。（四）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。2.對電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全保護(hù)，采取加密、備份等措施，防止電子檔案丟失或損壞。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案主管、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.檔案鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。（二）檔案銷毀審批1.對擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案主管批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.涉及重要機(jī)密的檔案銷毀，應(yīng)報(bào)