PAGE數(shù)字化檔案室管理制度一、總則（一）目的為了加強公司數(shù)字化檔案室的建設(shè)與管理，有效保護和利用檔案信息資源，提高公司檔案管理工作的效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等數(shù)字化檔案管理活動中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.真實性原則：確保數(shù)字化檔案內(nèi)容與原始檔案一致，真實反映公司各項活動的歷史面貌。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類檔案，保證數(shù)字化檔案的齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施，保障數(shù)字化檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.便利性原則：優(yōu)化數(shù)字化檔案管理流程，提高檔案利用效率，方便公司員工查詢和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司數(shù)字化檔案室管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司數(shù)字化檔案室建設(shè)，包括硬件設(shè)施配備、軟件系統(tǒng)選型與維護等。3.組織開展公司檔案的收集、整理、數(shù)字化加工工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲、保管和日常維護，定期對檔案進行備份，保障檔案信息安全。5.建立健全檔案檢索體系，為公司員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。6.監(jiān)督指導(dǎo)各部門檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。7.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作，并進行記錄和備案。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門檔案移交至數(shù)字化檔案室，并配合做好檔案數(shù)字化加工等相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，在檔案利用過程中履行借閱、歸還手續(xù)，妥善保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和配合。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉國家檔案法律法規(guī)和公司檔案管理制度，具備檔案管理專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、存儲等，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.做好檔案數(shù)字化設(shè)備的操作與維護，保證數(shù)字化加工工作的順利進行。4.為公司員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，解答檔案利用過程中的相關(guān)問題。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題，并向上級匯報。6.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護公司檔案信息安全。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的原始記錄，包括但不限于：行政管理類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研報告、銷售合同、采購訂單、財務(wù)報表、審計報告、項目文檔等。技術(shù)研發(fā)類：科研項目申報書、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利證書、軟件著作權(quán)等。企業(yè)文化類：公司宣傳資料、活動照片、視頻、榮譽證書等。2.國家法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時收集，不得積壓或遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自剪裁、涂改、損毀檔案內(nèi)容。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保文件的真實性和可讀性。4.檔案收集過程中，應(yīng)填寫檔案收集清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、形成時間等信息。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，可采用年度機構(gòu)保管期限分類法或年度問題保管期限分類法等。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和查找。3.編目：編制檔案目錄索引，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，方便用戶查詢。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案數(shù)字化加工（一）數(shù)字化加工流程1.檔案掃描：根據(jù)檔案整理情況，確定掃描范圍和順序，采用合適的掃描設(shè)備和分辨率進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄索引進行關(guān)聯(lián)掛接，建立準(zhǔn)確的檔案數(shù)字化信息庫。4.質(zhì)量檢查：對數(shù)字化加工后的檔案進行質(zhì)量抽檢，檢查圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、掛接完整性等，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量符合要求。5.存儲備份：將合格的數(shù)字化檔案存儲至服務(wù)器或存儲設(shè)備，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)1.掃描分辨率：一般情況下，文字檔案掃描分辨率不低于200dpi，圖像、圖表等檔案掃描分辨率不低于300dpi。2.圖像格式：掃描圖像應(yīng)保存為TIFF或PDF格式，確保圖像的通用性和可讀性。3.色彩模式：采用黑白二值模式或灰度模式進行掃描，對于彩色圖像應(yīng)進行去色處理。4.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：數(shù)字化加工過程中應(yīng)確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤，與原始檔案內(nèi)容一致。（三）數(shù)字化加工安全管理1.數(shù)字化加工場所應(yīng)具備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等。2.加工人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，不得擅自更改數(shù)字化設(shè)備的參數(shù)和設(shè)置。3.加強對數(shù)字化加工過程的監(jiān)控，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失，對加工過程中產(chǎn)生的臨時文件應(yīng)及時清理。4.定期對數(shù)字化加工設(shè)備進行維護和檢查，確保設(shè)備正常運行。五、檔案存儲與保管（一）存儲設(shè)備選擇1.根據(jù)公司檔案存儲需求，選擇性能穩(wěn)定、容量充足、安全性高的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余設(shè)計和數(shù)據(jù)備份功能，以防止硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.避免檔案存儲場所靠近水源、火源、強磁場源等可能對檔案造成損害的區(qū)域。3.定期對存儲場所進行清潔和消毒，防止蟲害和霉菌滋生。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：對公司具有重要歷史意義、長期查考利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和價值，確定不同的定期保管期限，一般分為30年、10年等。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按規(guī)定進行銷毀。（四）檔案保管措施1.建立檔案存儲臺賬，詳細(xì)記錄檔案的存儲位置、數(shù)量、保管期限等信息，便于檔案的查找和管理。2.對檔案進行分類存放，標(biāo)識清晰，便于識別和檢索。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量與存儲臺賬是否一致，檢查檔案保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行加密存儲，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.服務(wù)公司原則：以滿足公司各項工作需求為出發(fā)點，為公司的經(jīng)營管理、決策支持、業(yè)務(wù)開展等提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。3.保密原則：嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不被泄露。（二）利用方式1.查詢：公司員工可通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)查詢所需檔案信息，檔案管理人員應(yīng)及時提供查詢服務(wù)，并對查詢情況進行記錄。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用需求，可對檔案進行復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進行操作。（三）借閱期限與歸還1.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況不能按時歸還，應(yīng)及時向檔案管理部門說明原因，并申請延期歸還。3.歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（四）利用登記與統(tǒng)計1.建立檔案利用登記制度，對檔案查詢、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.以檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值為依據(jù)，準(zhǔn)確判斷檔案是否仍需保存。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。2.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出初步鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。3.檔案鑒定工作小組對初步鑒定意見進行審核，召開鑒定會議，對檔案的存毀進行集體討論，形成最終鑒定結(jié)論。4.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒或粉碎等方式銷毀，電子檔案應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范，防止檔案信息泄露。3.銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊歸檔保存。八、檔案安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，規(guī)范檔案管理各環(huán)節(jié)的安全操作流程。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對檔案安全突發(fā)事件的能力。（二）人員安全管理1.加強對檔案管理人員的安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能，確保檔案管理工作安全有序進行。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，不得擅自違規(guī)操作，對違反安全規(guī)定的行為要及時糾正和處理。（三）實體安全管理1.檔案存儲場所應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案實體安全。2.對檔案存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防鼠等工作，采取有效的防護措施，延長檔案使用壽命。（四）信息安全管理1.加強對數(shù)字化檔案信息的安全保護，采用加密技術(shù)、身份認(rèn)證技