PAGE學(xué)生寢室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)生寢室管理，規(guī)范學(xué)生寢室檔案工作，維護(hù)學(xué)生寢室的正常秩序，營造安全、整潔、文明、和諧的住宿環(huán)境，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有學(xué)生寢室檔案的管理，包括學(xué)生寢室的基本信息、入住學(xué)生信息、寢室衛(wèi)生檢查記錄、違紀(jì)情況記錄、設(shè)施設(shè)備維修記錄等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映學(xué)生寢室的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與學(xué)生寢室管理相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生的個人隱私和寢室相關(guān)信息，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的質(zhì)量和管理效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校學(xué)生管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)生寢室檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各學(xué)院學(xué)生寢室檔案管理工作，定期檢查檔案管理情況。3.負(fù)責(zé)匯總和保管全校性的學(xué)生寢室檔案資料，如寢室總體統(tǒng)計數(shù)據(jù)、重大事件記錄等。（二）學(xué)院1.負(fù)責(zé)本學(xué)院學(xué)生寢室檔案的建立、整理、歸檔和保管工作。2.指導(dǎo)輔導(dǎo)員做好學(xué)生寢室日常管理記錄，并定期審核輔導(dǎo)員提交的檔案資料。3.定期向?qū)W校學(xué)生管理部門報送本學(xué)院學(xué)生寢室檔案的相關(guān)統(tǒng)計報表和工作總結(jié)。（三）輔導(dǎo)員1.負(fù)責(zé)所帶班級學(xué)生寢室的日常管理工作，及時記錄學(xué)生寢室的各類信息，包括衛(wèi)生情況、學(xué)生動態(tài)、違紀(jì)行為等。2.定期整理所帶班級學(xué)生寢室檔案資料，確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，并及時提交給學(xué)院。3.協(xié)助學(xué)院做好學(xué)生寢室檔案的查閱、借閱等工作，配合學(xué)校學(xué)生管理部門的檔案檢查。三、檔案內(nèi)容及分類（一）寢室基本信息檔案1.寢室樓基本信息：包括寢室樓名稱、地址、建成時間、建筑面積、層數(shù)、房間數(shù)量等。2.寢室房間信息：每個寢室的房間號、面積、居住人數(shù)、床鋪數(shù)量等。3.寢室設(shè)施設(shè)備信息：記錄寢室配備的家具（如床、桌椅、衣柜等）、電器（如空調(diào)、熱水器等）、水電設(shè)施等詳細(xì)情況及初始狀態(tài)。（二）入住學(xué)生信息檔案1.學(xué)生基本信息：包括姓名、性別、年級、專業(yè)、班級、學(xué)號等。2.入住寢室信息：記錄學(xué)生入住的寢室樓、房間號及入住時間。3.學(xué)生家庭成員信息：包括父母姓名、聯(lián)系方式、家庭住址等。（三）寢室衛(wèi)生檢查檔案1.衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)：明確寢室衛(wèi)生檢查的各項指標(biāo)，如地面清潔程度、桌面物品擺放、床鋪整理情況、衛(wèi)生間清潔等具體要求。2.檢查記錄：詳細(xì)記錄每次衛(wèi)生檢查的時間、檢查人員、檢查結(jié)果（合格/不合格），對于不合格的寢室，記錄存在的問題及整改要求。3.衛(wèi)生評比結(jié)果：定期匯總各寢室衛(wèi)生檢查情況，進(jìn)行排名和評比，記錄評比結(jié)果及表彰獎勵情況。（四）寢室違紀(jì)情況檔案1.違紀(jì)行為記錄：詳細(xì)記錄學(xué)生在寢室發(fā)生的各類違紀(jì)行為，包括但不限于違規(guī)使用電器、私拉亂接電線、夜不歸宿、尋釁滋事、破壞公物等事件的發(fā)生時間、地點(diǎn)、涉及學(xué)生姓名、違紀(jì)行為詳情等。2.處理結(jié)果：記錄對違紀(jì)學(xué)生的處理方式，如批評教育、警告、記過、留校察看、開除學(xué)籍等，并注明處理依據(jù)和處理時間。3.申訴記錄：對于學(xué)生對違紀(jì)處理結(jié)果有異議提出申訴的情況，記錄申訴時間、申訴理由、處理申訴的過程及結(jié)果。（五）寢室設(shè)施設(shè)備維修檔案1.維修申請記錄：學(xué)生或?qū)嬍夜芾砣藛T提交的設(shè)施設(shè)備維修申請，記錄申請時間、申請人、維修事項描述、預(yù)計維修時間等。2.維修記錄：維修人員對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修的詳細(xì)記錄，包括維修時間、維修人員、維修內(nèi)容、更換的零部件等。3.維修費(fèi)用記錄：記錄每次維修所產(chǎn)生的費(fèi)用，包括維修材料費(fèi)用、人工費(fèi)用等，并注明費(fèi)用來源。四、檔案建立與收集（一）寢室基本信息檔案建立學(xué)校后勤管理部門負(fù)責(zé)提供寢室樓及房間的基本信息，學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)匯總整理，形成寢室基本信息檔案。在新生入學(xué)前，根據(jù)錄取信息安排學(xué)生入住寢室，學(xué)院輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)收集學(xué)生入住寢室的相關(guān)信息，并及時更新入住學(xué)生信息檔案。（二）衛(wèi)生檢查檔案收集學(xué)?；?qū)W院定期組織寢室衛(wèi)生檢查，檢查人員按照衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，并填寫衛(wèi)生檢查記錄表格。檢查結(jié)束后，檢查人員將記錄表格及時提交給輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)整理匯總，形成寢室衛(wèi)生檢查檔案。（三）違紀(jì)情況檔案收集寢室管理人員、輔導(dǎo)員或其他相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)學(xué)生在寢室存在違紀(jì)行為時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，詳細(xì)記錄違紀(jì)行為情況。對于違紀(jì)學(xué)生的處理過程及結(jié)果，由學(xué)?；?qū)W院按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行記錄，形成寢室違紀(jì)情況檔案。（四）設(shè)施設(shè)備維修檔案收集學(xué)生或?qū)嬍夜芾砣藛T發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障時，填寫維修申請單，提交給學(xué)校后勤維修部門。維修部門接到申請后，安排維修人員進(jìn)行維修，并填寫維修記錄表格。維修完成后，維修人員將維修記錄表格及費(fèi)用清單提交給后勤管理部門，后勤管理部門整理匯總后形成寢室設(shè)施設(shè)備維修檔案。五、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照檔案內(nèi)容分類，將不同類型的檔案資料分別整理，確保同一類檔案資料集中存放。2.編號排序：對每一類檔案資料進(jìn)行編號，按照編號順序排列，便于查找和管理。3.資料齊全：檢查每份檔案資料的完整性，確保缺失資料及時補(bǔ)充。4.剔除重復(fù)：對于重復(fù)的檔案資料，進(jìn)行甄別和篩選，保留有效且準(zhǔn)確的資料。（二）歸檔流程1.輔導(dǎo)員每月對所帶班級學(xué)生寢室檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類要求進(jìn)行分類排序，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.每月末，輔導(dǎo)員將整理好的檔案資料提交給學(xué)院。學(xué)院安排專人對輔導(dǎo)員提交的檔案資料進(jìn)行審核，審核無誤后，按照檔案管理要求進(jìn)行進(jìn)一步整理和裝訂。3.學(xué)院將整理好的檔案資料按照年度和類別進(jìn)行歸檔，建立檔案目錄索引，便于查閱和檢索。同時，將檔案資料存放于專門的檔案柜或檔案室，確保檔案存放安全、有序。4.學(xué)校學(xué)生管理部門定期對各學(xué)院學(xué)生寢室檔案管理情況進(jìn)行檢查，對歸檔工作不規(guī)范的學(xué)院提出整改意見，督促其及時整改。六、檔案保管與存放（一）保管期限1.寢室基本信息檔案、入住學(xué)生信息檔案長期保管。2.寢室衛(wèi)生檢查檔案、設(shè)施設(shè)備維修檔案保管期限為[X]年。3.寢室違紀(jì)情況檔案根據(jù)學(xué)生畢業(yè)離校情況，在學(xué)生畢業(yè)后繼續(xù)保管[X]年，以備后續(xù)查詢和處理相關(guān)問題。（二）存放地點(diǎn)1.學(xué)院檔案資料應(yīng)存放在學(xué)院專門的檔案柜或檔案室，確保檔案存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、安全，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。2.學(xué)校學(xué)生管理部門的全校性學(xué)生寢室檔案資料應(yīng)存放在學(xué)校綜合檔案室，由專人負(fù)責(zé)管理。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全保管。（三）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對檔案存放環(huán)境進(jìn)行定期維護(hù)，保持適宜的溫度、濕度，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和設(shè)備，如電子檔案管理系統(tǒng)、檔案密集架等，提高檔案管理效率和安全性。4.對重要檔案資料進(jìn)行備份，以防原始檔案損壞或丟失。備份檔案應(yīng)與原始檔案分開存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校學(xué)生管理部門、學(xué)院管理人員因工作需要可查閱學(xué)生寢室檔案資料。2.輔導(dǎo)員因?qū)W生管理工作需要，可查閱所帶班級學(xué)生寢室檔案資料。3.涉及學(xué)生個人隱私或特殊情況需要查閱檔案的，需經(jīng)學(xué)校學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定查閱范圍進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員按照申請表要求提供檔案資料。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱學(xué)生寢室檔案資料的，需經(jīng)學(xué)校學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，需提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息。2.將申請表提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.檔案管理人員按照協(xié)議要求提供檔案資料，并在檔案借閱登記表上詳細(xì)記錄借閱情況。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿，應(yīng)及時歸還檔案資料。如檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及學(xué)生個人隱私、寢室管理敏感信息等檔案內(nèi)容予以保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制查閱和借閱范圍，防止檔案信息泄露。3.對于電子檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、訪問權(quán)限控制等技術(shù)手段，確保檔案信息安全。4.檔案管理人員不得私自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容，如有違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存放場所安全管理措施，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如監(jiān)控攝像頭、防盜門窗、防火設(shè)備等，確保檔案資料的存放安全。2.定期對檔案存放場所進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時，能夠迅速采取有效的應(yīng)對措施，最大限度減少檔案資料損失。九、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生寢室檔案信息化管理系統(tǒng)，將各類檔案資料錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、備份等功能，方便檔案管理人員進(jìn)行操作和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和歸檔要求，及時將紙質(zhì)檔案資料錄入電子檔案系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化應(yīng)用1.利用電子檔案系統(tǒng)的查詢功能，方便學(xué)校學(xué)生管理部門、學(xué)院管理人員及輔導(dǎo)員快速查閱學(xué)生寢室檔案資料，提高工作效率。2.通過對電子檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析功能，生成各類統(tǒng)計報表和分析報告，為學(xué)校寢室管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.利用信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案資料的遠(yuǎn)程傳輸和共享，方便相關(guān)部門之間的信息交流和協(xié)同工作。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的檔案資料。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案資料損壞或丟失，且無法恢復(fù)的。3.經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)，需要銷毀的其他檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿或已無保存價值的檔案資料進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀申請表。2.將申請表提交給學(xué)校學(xué)生管理部門