PAGE未開放檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司未開放檔案的管理，確保檔案的安全與完整，維護公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的未開放檔案的管理。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障未開放檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.集中統(tǒng)一原則：公司未開放檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為公司各項工作提供便利的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)未開放檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和完善未開放檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理公司各部門及所屬單位形成的未開放檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，對未開放檔案進行妥善保管，確保檔案安全。4.檔案鑒定與銷毀：定期對未開放檔案進行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施檔案銷毀工作。5.檔案利用服務(wù)：按照規(guī)定的程序和權(quán)限，為公司內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。6.檔案信息化管理：推進未開放檔案的信息化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。7.監(jiān)督與指導(dǎo)：對公司各部門及所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案收集（一）收集范圍1.文書檔案：公司在行政管理、業(yè)務(wù)管理等活動中形成的各種文件、報告、請示、批復(fù)、通知等。2.業(yè)務(wù)檔案：公司在生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、市場營銷等業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料、客戶資料等。3.財務(wù)檔案：公司在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：公司員工的個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案材料。5.其他檔案：公司在其他工作活動中形成的具有保存價值且未開放的檔案材料。（二）收集要求1.及時收集：各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將工作活動中形成的未開放檔案移交檔案管理部門。2.齊全完整：移交的檔案應(yīng)齊全完整，符合檔案整理的要求，能夠準(zhǔn)確反映工作活動的全過程。3.真實有效：檔案內(nèi)容應(yīng)真實可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備，具有法律效力。（三）收集程序1.部門整理：各部門及所屬單位在工作活動結(jié)束后，應(yīng)及時對形成的未開放檔案進行整理，編制檔案目錄，向檔案管理部門移交。2.交接登記：檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)與移交部門進行交接登記，雙方簽字確認(rèn)。交接登記內(nèi)容包括檔案名稱及數(shù)量、移交時間、移交部門等。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等內(nèi)在聯(lián)系進行整理。2.保持文件之間的有機聯(lián)系：使整理后的檔案能夠反映工作活動全貌，便于查找和利用。3.便于保管和利用：采用科學(xué)合理的整理方法和分類標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理效率。?（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：將檔案按年度進行分類，同一年度的檔案集中在一起。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)公司內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案按機構(gòu)進行分類，同一機構(gòu)形成的檔案集中在一起。3.問題分類法：按照檔案反映的問題進行分類，將相關(guān)問題的檔案集中在一起。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照文件的文號、日期、標(biāo)題、正文等順序進行排列，編制卷內(nèi)目錄，裝訂成卷，并填寫卷皮。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和檔案內(nèi)容，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ㄟM行整理，如合同檔案可按合同類別、簽訂時間等進行分類整理。3.財務(wù)檔案整理：按照會計檔案管理的要求，對會計憑證、賬簿、報表等進行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄。4.人事檔案整理：按照人事檔案管理的規(guī)定，對員工個人檔案材料進行分類整理，建立人事檔案卷，并填寫檔案目錄。（四）編目與編號1.編目：對整理后的檔案編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用。2.編號：為每一份檔案或每一卷檔案賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和檢索。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案庫房建設(shè)：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房設(shè)施設(shè)備配備：配備必要的保管設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.排列有序：檔案應(yīng)排列有序，編號清晰，便于快速定位和提取。（三）保管期限劃分1.永久保管：對公司具有重要歷史價值、法律憑證作用或需長期保存的檔案，實行永久保管。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，根據(jù)其重要程度和實際需要，分別確定保管期限為30年、10年等。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.安全防護：加強檔案庫房的安全防護措施，確保檔案安全。如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)，配備消防器材等。3.溫濕度控制：保持檔案庫房適宜的溫濕度，溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。4.防蟲防霉：定期對檔案進行防蟲防霉處理，如投放防蟲藥品、通風(fēng)換氣等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員1.鑒定小組：成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對未開放檔案進行鑒定。2.鑒定人員職責(zé)：鑒定人員應(yīng)熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和公司工作情況，具備專業(yè)知識和判斷能力，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進行檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)法律法規(guī)：根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，判斷檔案是否具有保存價值。2.考慮歷史價值：對反映公司歷史發(fā)展、重要事件、重大決策等具有歷史價值的檔案，應(yīng)予以重點保存。3.結(jié)合現(xiàn)實利用需求：結(jié)合公司當(dāng)前及未來工作對檔案信息的利用需求，確定檔案的保存價值。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理部門對到期檔案進行初步篩選，提出擬鑒定檔案清單。2.小組鑒定：鑒定小組對擬鑒定檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限或提出銷毀意見。3.審批公示：鑒定結(jié)果經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司內(nèi)部進行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，方可實施檔案銷毀或調(diào)整保管期限等處理。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊：對經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，編制銷毀清冊，包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批簽字：銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可組織實施銷毀工作。3.現(xiàn)場監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄：對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用：公司各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門形成的未開放檔案。2.特殊情況利用：因公司重大決策、法律糾紛、審計檢查等特殊情況，需查閱利用未開放檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。（二）利用程序1.申請：利用部門或個人填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量、利用時間等信息。2.審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)利用目的和檔案保管規(guī)定，確定是否批準(zhǔn)利用申請，并明確利用方式和期限。3.登記：經(jīng)批準(zhǔn)的利用申請，檔案管理部門應(yīng)進行登記，記錄利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。4.查閱與借閱：利用者按照批準(zhǔn)的方式和期限，在檔案管理部門指定的場所查閱或借閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。借閱檔案時，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，按時歸還檔案。（三）利用限制1.保密限制：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制利用范圍和方式。2.利用期限限制：借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長利用期限的，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.利用方式限制：未經(jīng)檔案管理部門同意，利用者不得擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案信息管理系統(tǒng)：實現(xiàn)未開放檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.數(shù)據(jù)安全保障：采取有效的數(shù)據(jù)安全防護措施，確保檔案信息的安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。（二）檔案數(shù)字化1.掃描錄入：對紙質(zhì)未開放檔案進行掃描，將掃描圖像錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)質(zhì)量控制：對掃描錄入的數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和清晰度。（三）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊：用于錄入檔案的基本信息、文件內(nèi)容等數(shù)據(jù)。2.檢索查詢模塊：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.利用管理模塊：記錄檔案利用申請、審批、查閱、借閱等信息，實現(xiàn)對檔案利用過程的全程管理。4.安全管理模塊：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，保障檔案信息安全。（四）信息化管理要求1.人員培訓(xùn)：對檔案管理人員及相關(guān)利用人員進行檔案信息化管理培訓(xùn)，提高其操作技能和信息化意識。2.數(shù)據(jù)維護：定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)的及時準(zhǔn)確。3.備份與恢復(fù)：建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對公司各部門及所屬單位的未開放檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否嚴(yán)格執(zhí)行未開放檔案管理制度，檔案管理工作是否規(guī)范有序。2.檔案收集與整理：檢查檔案收集是否及時、齊全，整理是否符合要求，檔案質(zhì)量是否達標(biāo)。3.檔案保管：檢查檔案保管場所是否安全，保管設(shè)施設(shè)備是否完好，檔案存放是否規(guī)范，保管期限劃分是否準(zhǔn)確。4.檔案鑒定與銷毀：檢查檔案鑒定工作是否按照規(guī)定程序進行，銷毀檔案是否經(jīng)過批準(zhǔn)，銷毀過程是否符合要求。5.檔案利用：檢查檔案利用申請、審批、登記等手續(xù)是否完備，利用過程是否符合規(guī)定，利用限制是否得到有效執(zhí)行。6.檔案信息化管理：檢查檔案信息化建設(shè)是否達到目標(biāo)要求，檔案信息管理系統(tǒng)是否正常運行，數(shù)據(jù)安全是否得到保障。（三）檢查方式與頻率1.定期檢查：檔案管理監(jiān)督檢查部門每年定期對公司各部門及所屬單位的未開放檔案管理工作進行全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或?qū)ｍ椆ぷ鳎M織開