PAGE檔案歸檔逾期通報(bào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性歸檔，提高檔案利用效率，特制定本檔案歸檔逾期通報(bào)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔過程中的管理與監(jiān)督。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：各部門及員工應(yīng)及時(shí)將檔案資料進(jìn)行整理歸檔，保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.責(zé)任明確原則：明確檔案歸檔工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保各項(xiàng)工作有序開展。二、檔案歸檔職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案歸檔工作的相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.對(duì)各部門檔案歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，對(duì)歸檔后的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)和保管，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案歸檔工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和歸檔工作。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案整理、裝訂、編目等工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求將檔案移交至檔案管理部門。3.對(duì)本部門形成的各類檔案資料進(jìn)行及時(shí)收集、分類整理，確保檔案資料的齊全、完整。在檔案形成過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工應(yīng)將工作中形成的各類文件材料及時(shí)整理，按照部門檔案管理要求移交至本部門檔案管理人員。2.配合部門做好檔案的收集、整理和歸檔工作，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。三、檔案歸檔范圍及要求（一）歸檔范圍1.公司各類行政管理文件，包括但不限于公司決議、決定、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)合同文件，涵蓋采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。3.財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)資料。5.項(xiàng)目文件，涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、規(guī)劃、實(shí)施、驗(yàn)收等全過程文件資料。6.技術(shù)文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。7.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）歸檔要求1.檔案應(yīng)保持原件完整，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章齊全，使用耐久性強(qiáng)的書寫材料。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，編制清晰準(zhǔn)確的目錄，便于查找和利用。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門檔案管理人員定期收集本部門員工在工作中形成的各類文件材料，確保無遺漏。2.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，應(yīng)及時(shí)登記并收集歸檔。（二）整理1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，按照檔案歸檔范圍和要求，分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)合同類等。2.去除文件材料中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)字跡模糊的文件進(jìn)行復(fù)制或抄錄。3.按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保文件層次分明。（三）編目1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)，便于查找。（四）裝訂1.將整理好的文件材料按照順序進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝方式，確保裝訂牢固、整齊。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的完整性，避免損壞文件內(nèi)容。（五）移交1.各部門檔案管理人員在完成檔案整理、編目、裝訂工作后，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間將檔案移交至公司檔案管理部門。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等信息，雙方簽字確認(rèn)。五、檔案歸檔期限（一）行政管理文件一般應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）業(yè)務(wù)合同文件合同簽訂后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。（三）財(cái)務(wù)文件會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)在[X]個(gè)月內(nèi)完成財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔。（四）人事檔案員工離職后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將其人事檔案整理歸檔。（五）項(xiàng)目文件項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成項(xiàng)目檔案的歸檔工作。（六）技術(shù)文件技術(shù)文件應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，確保與項(xiàng)目進(jìn)度同步。六、逾期通報(bào)機(jī)制（一）通報(bào)方式1.定期通報(bào)：每月末對(duì)各部門檔案歸檔情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)逾期未歸檔的部門進(jìn)行全公司通報(bào)。2.即時(shí)通報(bào)：對(duì)于個(gè)別部門或員工出現(xiàn)嚴(yán)重逾期未歸檔情況，影響公司正常工作開展的，進(jìn)行即時(shí)通報(bào)。（二）通報(bào)內(nèi)容1.逾期未歸檔部門或員工的名稱。2.逾期未歸檔的檔案數(shù)量及類別。3.逾期未歸檔的原因分析（由相關(guān)部門或員工說明）。4.對(duì)公司工作可能造成的影響。（三）結(jié)果應(yīng)用1.將檔案歸檔逾期情況納入部門績效考核體系，與部門獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)等掛鉤。2.對(duì)于多次逾期未歸檔且無合理原因的員工，進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。七、整改與監(jiān)督（一）整改要求1.各部門在收到檔案歸檔逾期通報(bào)后，應(yīng)立即組織整改，分析逾期原因，制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限。2.整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，確保在規(guī)定期限內(nèi)完成檔案的歸檔工作。（二）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，定期了解整改進(jìn)展。督促整改責(zé)任人按時(shí)完成整改任務(wù)。2.對(duì)于整改不力或拒不整改的部門，公司將采取進(jìn)一步的措施，如增加檢查頻率、限制部門相關(guān)業(yè)務(wù)開展等，直至整改完成。八、培訓(xùn)與宣傳措施（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織檔案歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)專業(yè)人員或經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員進(jìn)行授課，提高員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案歸檔的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、流程要求、實(shí)際操作技巧等。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，宣傳檔案歸檔工作的重要性和逾期通報(bào)制度的相關(guān)內(nèi)容，提高員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。2.發(fā)布檔案歸