PAGE檔案借閱制度流程圖一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，特制定本檔案借閱制度流程圖。本制度旨在明確檔案借閱的流程、權(quán)限、要求等，保障公司檔案信息能夠在合理范圍內(nèi)為公司各項(xiàng)工作提供支持，同時(shí)防止檔案的不當(dāng)使用和丟失。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司檔案的，按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及公司對(duì)外檔案借閱的規(guī)定執(zhí)行。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案借閱必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保借閱目的正當(dāng)、必要，符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容，確保檔案的安全與機(jī)密性。3.限期歸還原則：借閱檔案必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還，確有需要延期的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。二、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.內(nèi)部員工借閱員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，判斷其必要性和合理性。如申請(qǐng)合理，在申請(qǐng)表上簽署同意意見(jiàn)，并注明審批日期。2.外部單位或個(gè)人借閱外部單位或個(gè)人如需借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司相關(guān)部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)函，說(shuō)明借閱單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、借閱檔案名稱及用途、預(yù)計(jì)借閱期限等內(nèi)容。公司相關(guān)部門(mén)收到申請(qǐng)函后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核。如認(rèn)為申請(qǐng)合理，將申請(qǐng)函轉(zhuǎn)至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)情況，組織相關(guān)人員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批1.內(nèi)部員工借閱審批部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至檔案管理部門(mén)。檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核借閱目的是否符合公司規(guī)定、預(yù)計(jì)歸還日期是否合理等。如審核通過(guò)，檔案管理人員在申請(qǐng)表上簽署同意借閱意見(jiàn)，并注明檔案存放地點(diǎn)及提取方式。然后將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案管理人員的審核意見(jiàn)，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。如審批通過(guò)，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并通知借閱人員辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人借閱審批公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，確定是否同意外部單位或個(gè)人借閱檔案。如同意，向借閱單位或個(gè)人發(fā)出《檔案借閱批準(zhǔn)函》，明確告知其借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱要求等內(nèi)容。（三）借閱登記1.內(nèi)部員工借閱登記借閱人員憑檔案管理部門(mén)簽字確認(rèn)的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案庫(kù)房辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在《檔案借閱登記簿》上詳細(xì)記錄借閱人員姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。同時(shí)，檔案管理人員將所借檔案從庫(kù)房中取出，與借閱人員進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、完好無(wú)損。清點(diǎn)無(wú)誤后，雙方在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。2.外部單位或個(gè)人借閱登記外部單位或個(gè)人憑《檔案借閱批準(zhǔn)函》到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員按照批準(zhǔn)函內(nèi)容，在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。對(duì)于外部借閱的檔案，檔案管理人員應(yīng)采取復(fù)印、拍照等方式留存檔案副本，以確保檔案原件的安全。如因工作需要必須借出原件的，應(yīng)要求借閱人員出具借條，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）檔案借閱1.內(nèi)部員工借閱借閱人員在辦理完借閱登記手續(xù)后，按照檔案管理人員指定的方式提取所借檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人員提供必要的檔案查閱設(shè)備和場(chǎng)所，如閱覽室、電腦等，方便借閱人員查閱檔案。借閱人員應(yīng)在檔案管理部門(mén)規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。2.外部單位或個(gè)人借閱外部單位或個(gè)人在辦理完借閱登記手續(xù)后，檔案管理人員按照批準(zhǔn)函要求，將所借檔案提供給借閱人員。借閱人員應(yīng)在公司指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得將檔案帶離公司。檔案管理人員應(yīng)對(duì)外部借閱人員進(jìn)行全程監(jiān)督，確保其遵守借閱規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。（五）檔案歸還1.內(nèi)部員工歸還借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借檔案。歸還時(shí)，借閱人員應(yīng)將檔案整理整齊，確保檔案內(nèi)容完整、無(wú)損壞。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，檢查檔案是否齊全、完整，有無(wú)涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員核實(shí)，并要求其說(shuō)明情況。清點(diǎn)無(wú)誤后，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上記錄檔案歸還日期，并由借閱人員簽字確認(rèn)。然后將歸還的檔案放回庫(kù)房原存放位置。2.外部單位或個(gè)人歸還外部單位或個(gè)人應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還所借檔案。歸還時(shí)，應(yīng)按照公司要求，將檔案原件及相關(guān)復(fù)印件、照片等資料一并歸還。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞、是否符合借閱要求等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱單位或個(gè)人溝通，要求其采取措施予以解決。審核通過(guò)后，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上記錄檔案歸還情況，并由借閱單位或個(gè)人簽字確認(rèn)。同時(shí)，將《檔案借閱批準(zhǔn)函》收回存檔。（六）續(xù)借1.內(nèi)部員工續(xù)借如借閱人員因工作需要不能按時(shí)歸還檔案，應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前向檔案管理部門(mén)提交《檔案續(xù)借申請(qǐng)表》，說(shuō)明續(xù)借原因及預(yù)計(jì)續(xù)借期限。檔案管理部門(mén)收到續(xù)借申請(qǐng)表后，按照借閱申請(qǐng)審批流程進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署同意續(xù)借意見(jiàn)，并通知借閱人員辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員憑續(xù)借申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理續(xù)借登記手續(xù)，檔案管理人員在《檔案借閱登記簿》上更新借閱日期和預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.外部單位或個(gè)人續(xù)借外部單位或個(gè)人如需續(xù)借檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前向公司檔案管理部門(mén)提交書(shū)面續(xù)借申請(qǐng)函，說(shuō)明續(xù)借原因及期限。檔案管理部門(mén)收到續(xù)借申請(qǐng)函后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，向借閱單位或個(gè)人發(fā)出《檔案續(xù)借批準(zhǔn)函》，明確續(xù)借期限等內(nèi)容。借閱單位或個(gè)人憑續(xù)借批準(zhǔn)函到檔案管理部門(mén)辦理續(xù)借登記手續(xù)，檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行登記。三、檔案借閱權(quán)限（一）普通員工借閱權(quán)限普通員工因日常工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的一般性檔案資料。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需續(xù)借，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人借閱權(quán)限部門(mén)負(fù)責(zé)人可根據(jù)工作需要，借閱本部門(mén)及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需續(xù)借，應(yīng)向檔案管理部門(mén)說(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。（三）特殊檔案借閱權(quán)限涉及公司機(jī)密、核心技術(shù)、重大決策等特殊檔案的借閱，必須經(jīng)過(guò)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案安全。四、檔案借閱要求（一）借閱人員責(zé)任1.借閱人員必須妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出規(guī)定的使用范圍。2.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、批注等。3.借閱人員在使用檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保密要求1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人員應(yīng)采取必要的保密措施，如在規(guī)定場(chǎng)所查閱、使用加密設(shè)備等。3.未經(jīng)公司書(shū)面同意，借閱人員不得擅自復(fù)制、傳播所借檔案內(nèi)容。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定期限歸還檔案，不得逾期。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持完整完好，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或賠償。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，并定期對(duì)檔案借閱記錄進(jìn)行核對(duì)，確保檔案借閱流程規(guī)范、手續(xù)齊全。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借閱申請(qǐng)表、續(xù)借申請(qǐng)表等審批文件是否齊全、規(guī)范，審批流程是否符合規(guī)定。2.核對(duì)《檔案借閱登記簿》上的借閱記錄與實(shí)際借閱情況是否一致，包括借閱人員、檔案名稱、借閱日期、歸還日期等信息。3.檢查檔案歸還情況，是否按時(shí)歸還、檔案是否完整無(wú)損等。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反檔案借閱制度的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：1.對(duì)于輕微違規(guī)行為，如未按時(shí)歸還檔案、在檔案上有輕微涂改等，給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)行為，如擅自轉(zhuǎn)借檔案、泄露檔案機(jī)密、損壞或丟失檔案等，除要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任外，還將視情節(jié)給予行政處分，直至解除勞動(dòng)合同。六、附則