PAGE沙市區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)沙市區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于沙市區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各單位的檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：應(yīng)全面收集、整理本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料，確保檔案的齊全完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、上架等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。6.開(kāi)展檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。7.根據(jù)工作需要，對(duì)檔案進(jìn)行編研，編寫(xiě)檔案參考資料，為單位的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。8.積極開(kāi)展檔案利用工作，為單位內(nèi)部和社會(huì)提供檔案查閱服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。9.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)本單位各部門(mén)的文件材料收集、整理和歸檔工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料，包括本單位設(shè)立、合并、撤銷以及名稱變更等文件材料，本單位制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。2.本單位召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、重要講話、照片、錄像等文件材料。3.本單位對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)、備忘錄等文件材料。4.本單位在業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、項(xiàng)目資料、調(diào)查研究報(bào)告、客戶資料等。5.本單位機(jī)構(gòu)編制、干部人事、勞動(dòng)工資等方面的文件材料，包括人員任免、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等文件材料。6.本單位財(cái)務(wù)工作中形成的文件材料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等文件材料。7.本單位固定資產(chǎn)管理、基本建設(shè)項(xiàng)目等方面的文件材料，包括固定資產(chǎn)購(gòu)置、處置、建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等文件材料。8.本單位獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的文件材料收集齊全，并定期移交檔案管理部門(mén)。2.文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.收集的電子文件應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實(shí)、完整、可用，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、固定資產(chǎn)管理類、基本建設(shè)項(xiàng)目類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，具有系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保文件材料的整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬裝訂物。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的編號(hào)、名稱、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格把關(guān)的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，判斷其保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限表，確定檔案的保管期限。3.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見(jiàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)后，應(yīng)報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為檔案管理工作決策的依據(jù)，為檔案管理工作的改進(jìn)和提高提供參考。（二）編研工作1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，如大事記、組織沿革、全宗介紹、專題匯編等。2.編研工作應(yīng)遵循科學(xué)、實(shí)用、準(zhǔn)確的原則，充分利用檔案資源，為單位的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。3.編研成果應(yīng)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，確保其質(zhì)量和準(zhǔn)確性。4.編研成果應(yīng)及時(shí)歸檔保存，并根據(jù)需要進(jìn)行分發(fā)和利用。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案，應(yīng)按照法律程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用要求1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表，為查閱人員提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。4.查閱檔案應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得抽取、撤換檔案材料。5.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。6.外單位查閱檔案，需出具單位介紹信，并經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。7.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，并按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。