PAGE大型活動(dòng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織大型活動(dòng)檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在大型活動(dòng)策劃、組織、實(shí)施及后續(xù)總結(jié)評(píng)估等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織舉辦的各類(lèi)大型活動(dòng)，包括但不限于慶典活動(dòng)、展覽展會(huì)、會(huì)議論壇、體育賽事、文藝演出等。（三）定義1.大型活動(dòng)檔案：是指公司/組織在舉辦大型活動(dòng)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括活動(dòng)策劃方案、籌備文件、執(zhí)行記錄、總結(jié)報(bào)告、聲像資料、實(shí)物等。2.檔案管理部門(mén)：指公司/組織內(nèi)負(fù)責(zé)檔案管理工作的部門(mén)，承擔(dān)大型活動(dòng)檔案的收集、整理、保管、利用等職責(zé)。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：大型活動(dòng)檔案由檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：檔案管理工作貫穿大型活動(dòng)的全過(guò)程，從活動(dòng)策劃開(kāi)始，同步進(jìn)行檔案的收集、整理和歸檔工作。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映大型活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢(xún)和利用，以滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部對(duì)活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、項(xiàng)目評(píng)估、知識(shí)傳承等方面的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善大型活動(dòng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)在大型活動(dòng)過(guò)程中的檔案收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)集中收集、整理、保管大型活動(dòng)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定的范圍和要求，對(duì)大型活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.開(kāi)展檔案利用工作，為公司/組織內(nèi)部各部門(mén)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案參考資料。（二）活動(dòng)主辦部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在大型活動(dòng)籌備和實(shí)施過(guò)程中形成檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。2.明確本部門(mén)參與大型活動(dòng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)與檔案管理部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.配合檔案管理部門(mén)做好大型活動(dòng)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）活動(dòng)協(xié)辦部門(mén)職責(zé)1.將本部門(mén)在大型活動(dòng)中形成的與活動(dòng)相關(guān)的檔案資料及時(shí)收集、整理，并移交活動(dòng)主辦部門(mén)。2.協(xié)助活動(dòng)主辦部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料。（四）活動(dòng)參與人員職責(zé)1.參與大型活動(dòng)的工作人員應(yīng)及時(shí)將個(gè)人在活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料交所在部門(mén)的檔案管理人員。2.對(duì)所形成檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合相關(guān)要求。三、檔案收集（一）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段：包括活動(dòng)立項(xiàng)申請(qǐng)、策劃方案、可行性研究報(bào)告、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)審批文件等。2.活動(dòng)籌備階段：活動(dòng)場(chǎng)地租賃合同、設(shè)備采購(gòu)合同、宣傳推廣方案及資料、嘉賓邀請(qǐng)名單及相關(guān)函件、工作人員名單及分工、活動(dòng)安全預(yù)案、應(yīng)急預(yù)案等。3.活動(dòng)實(shí)施階段：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻、音頻資料，活動(dòng)簽到表、嘉賓發(fā)言材料、會(huì)議記錄、活動(dòng)流程記錄、各類(lèi)證書(shū)頒發(fā)記錄、實(shí)物資料（如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)等）、志愿者服務(wù)記錄等。4.活動(dòng)總結(jié)階段：活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、效果評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、活動(dòng)成果展示資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保格式通用、內(nèi)容完整，并做好備份。3.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的背景資料、說(shuō)明材料等，以便更好地反映活動(dòng)全貌。（三）收集時(shí)間1.活動(dòng)策劃階段形成的檔案，應(yīng)在策劃方案確定后及時(shí)收集歸檔。2.活動(dòng)籌備階段形成的檔案，按照工作進(jìn)度分階段收集，重要文件應(yīng)隨時(shí)收集。3.活動(dòng)實(shí)施階段形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)完成初步收集，整理后移交檔案管理部門(mén)。4.活動(dòng)總結(jié)階段形成的檔案，應(yīng)在總結(jié)報(bào)告完成后及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.年度分類(lèi)法：按照大型活動(dòng)舉辦的年度進(jìn)行分類(lèi)。2.活動(dòng)項(xiàng)目分類(lèi)法：在年度分類(lèi)的基礎(chǔ)上，按照具體的活動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。3.保管期限分類(lèi)法：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，分為永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限。（三）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊牢固。2.編頁(yè)號(hào)：對(duì)裝訂后的文件進(jìn)行編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在每頁(yè)文件正面的右上角和背面的左上角，空白頁(yè)不編號(hào)。3.編目：編制卷內(nèi)文件目錄，包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用鋼筆、中性筆填寫(xiě)，字跡工整清晰。4.裝盒：將整理好的卷內(nèi)文件裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫(xiě)全宗號(hào)、年度、保管期限、活動(dòng)項(xiàng)目名稱(chēng)、盒號(hào)等信息。（四）電子文件整理1.電子文件應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類(lèi)整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。2.電子文件的命名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，采用“活動(dòng)名稱(chēng)+時(shí)間+文件主題”的格式，如“[公司名稱(chēng)]周年慶典活動(dòng)2023年宣傳資料”。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、格式、密級(jí)等信息，以便于檢索和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、光盤(pán)柜等，并根據(jù)檔案的類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行合理排列。（二）保管要求1.按照檔案的分類(lèi)方案和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)具體工作。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、活動(dòng)主辦部門(mén)代表、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家等組成。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行全面評(píng)估，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)和活動(dòng)主辦部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀電子檔案時(shí)，應(yīng)確保存儲(chǔ)介質(zhì)徹底銷(xiāo)毀，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。六、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，確保檔案利用過(guò)程中的信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、高效服務(wù)的原則，滿(mǎn)足公司/組織內(nèi)部各部門(mén)對(duì)檔案的合理需求。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱大型活動(dòng)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱大型活動(dòng)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門(mén)可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用方式、利用內(nèi)容等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立大型活動(dòng)檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集、整理情況進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案工作符合制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作流程是否規(guī)范。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實(shí)、準(zhǔn)確。3.檔案保管條件，檢查檔案庫(kù)房設(shè)施設(shè)備是否完好，溫濕度是否符合要求，檔案裝具是否規(guī)范。4.檔案利用情況，檢查檔案利用登記是否完整，利用手續(xù)是否齊全，是否存在違規(guī)利用檔案的情況。（三）