PAGE公安社區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公安社區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作和社區(qū)治理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公安社區(qū)內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映公安工作和社區(qū)事務(wù)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公安社區(qū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理社區(qū)各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂等工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理效率。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作。6.開展檔案利用工作，為公安工作和社區(qū)治理提供信息支持和服務(wù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案信息的安全保密工作，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.保守檔案機(jī)密，不得私自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安社區(qū)各類文件、資料、記錄、報(bào)表等，包括但不限于公安業(yè)務(wù)文件、社區(qū)治安管理資料、人口信息檔案、安全防范記錄等。2.社區(qū)組織活動(dòng)形成的文件、照片、錄像等資料。3.與社區(qū)居民相關(guān)的各類檔案，如戶籍檔案、居民糾紛調(diào)解記錄等。4.其他與公安社區(qū)工作有關(guān)的有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，可分為公安業(yè)務(wù)類、社區(qū)管理類、居民信息類等。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.對(duì)電子檔案應(yīng)配備專用的存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行定期備份。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括具有重大歷史意義和法律價(jià)值的檔案等；長(zhǎng)期保管的檔案包括在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案等；短期保管的檔案包括在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案等。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公安社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.相關(guān)部門因工作需要查閱與公安社區(qū)有關(guān)的檔案。3.社區(qū)居民因個(gè)人需要查閱與其自身相關(guān)的檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下查閱檔案，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字。（三）檔案的借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造或損毀檔案。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在檔案管理部門辦理歸還手續(xù)。（四）檔案的復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門指定的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。3.復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期和用途。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限，對(duì)超過保管期限的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案的題名、日期、數(shù)量等信息。3.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀清單應(yīng)留存檔案管理部門備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公安社區(qū)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編目等處理。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)：將電子檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。3.開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)：具備檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案管理人員操作和查詢。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全防