PAGE房建檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房建項(xiàng)目檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、工程建設(shè)及管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有房建項(xiàng)目從項(xiàng)目前期策劃、工程建設(shè)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工技術(shù)資料、監(jiān)理資料、竣工驗(yàn)收文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映房建項(xiàng)目的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。4.及時(shí)性原則：項(xiàng)目各部門應(yīng)及時(shí)將形成的檔案資料移交檔案管理部門，確保檔案資料的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司房建檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門房建項(xiàng)目檔案資料的形成、收集、整理和歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司房建項(xiàng)目檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案的安全存放和有效利用。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，提高檔案查閱效率。5.按照國(guó)家及地方有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理水平。（二）項(xiàng)目建設(shè)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在房建項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集，對(duì)形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.在項(xiàng)目建設(shè)過程中，配合檔案管理部門做好檔案資料的整理、歸檔指導(dǎo)和審核工作。（三）設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)提供房建項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段形成的各類設(shè)計(jì)文件、圖紙、變更通知等資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理，及時(shí)移交建設(shè)單位檔案管理部門。2.對(duì)提供的設(shè)計(jì)檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保設(shè)計(jì)文件符合國(guó)家及行業(yè)規(guī)范要求。（四）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔本單位在房建項(xiàng)目施工過程中形成的施工技術(shù)資料、質(zhì)量驗(yàn)收資料、安全管理資料等，并按照合同要求及時(shí)移交建設(shè)單位。2.嚴(yán)格按照國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，做好施工檔案資料的編制工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、有效。3.在工程竣工后，將整理好的施工檔案資料提交建設(shè)單位審核，對(duì)不符合要求的及時(shí)整改。（五）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔本單位在房建項(xiàng)目監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等資料，并移交建設(shè)單位檔案管理部門。2.對(duì)監(jiān)理檔案資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，監(jiān)督施工單位檔案資料的整理和歸檔工作，確保工程建設(shè)檔案符合要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更記錄、圖紙會(huì)審紀(jì)要等。3.施工文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書、竣工圖等。6.其他文件：與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、來往函件、工程照片、影像資料等。（二）收集要求1.項(xiàng)目各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)文件同步收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序，便于檔案的保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照房建項(xiàng)目檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和形成階段，分為工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分。2.組卷：將同一類別的文件材料按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)按照重要程度、時(shí)間順序等排列。3.編號(hào)：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，便于檔案的查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。3.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整，裝訂整齊，編目準(zhǔn)確，并編制檔案檢索工具。（二）保管期限根據(jù)國(guó)家及行業(yè)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定房建項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為10年至50年。如施工技術(shù)資料、監(jiān)理資料等。3.短期保管：凡是反映公司局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為1年至5年。如一般性的會(huì)議紀(jì)要、來往函件等。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或商業(yè)秘密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字。2.將申請(qǐng)表提交檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.檔案管理部門應(yīng)積極為公司內(nèi)部各部門提供檔案資料的利用服務(wù)，提高檔案資料的利用率。3.對(duì)于利用檔案資料形成的成果，如研究報(bào)告、項(xiàng)目總結(jié)等，應(yīng)注明資料來源，并按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案，鑒定小組應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司房建項(xiàng)目檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.掛接存儲(chǔ)：將處理后的圖像文件與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行掛接存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。