PAGE檔案干部崗位責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理工作，明確檔案干部崗位職責(zé)，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體檔案干部及涉及檔案管理工作的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密措施建設(shè)，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案干部崗位職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)公司檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.定期檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。3.協(xié)調(diào)公司各部門之間的檔案管理工作，確保檔案的收集、整理、歸檔等工作順利進(jìn)行。4.組織檔案干部的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的溝通與聯(lián)系，及時(shí)了解檔案管理工作的新政策、新要求。（二）檔案收集與整理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集工作，定期向各部門收集應(yīng)歸檔的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對收集到的文件材料進(jìn)行分類、整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行編號、編目等工作。3.檢查文件材料是否符合歸檔要求，對不符合要求的及時(shí)與相關(guān)部門溝通，督促其補(bǔ)充完善。4.做好檔案收集與整理過程中的記錄工作，建立檔案收集與整理臺賬。（三）檔案保管與利用崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的保管工作，按照檔案保管的要求，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類存放，確保檔案的安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱等利用工作，嚴(yán)格按照檔案利用制度辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。4.做好檔案利用過程中的登記和統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)反饋檔案利用情況。（四）檔案信息化管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.將檔案信息錄入信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案查詢和利用效率。3.對檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和安全管理，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。4.利用信息化技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，為公司決策提供支持。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會議記錄等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集和完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明出處。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔程序1.各部門將收集整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的文件材料進(jìn)行審核，符合歸檔要求的進(jìn)行編號、編目等整理工作，然后裝入檔案盒或檔案袋，并填寫檔案盒（袋）封面信息。3.將整理好的檔案按照分類方案進(jìn)行上架存放，并建立檔案目錄索引。四、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案的安全存放。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為30年，主要是公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要參考價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為10年，主要是公司一般性業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；如發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)立即查明原因并采取補(bǔ)救措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人原因查閱與其相關(guān)的人事檔案等。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.借閱：因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.查閱：因工作需要短期查閱檔案的，可在檔案管理部門指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，需提前向公司提交《檔案查閱申請函》，說明查閱目的、范圍、時(shí)間等，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并辦理查閱登記手續(xù)。3.借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。（四）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記臺賬，對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱等。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已到保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，提出鑒定意見。2.對擬銷毀檔案的鑒定意見進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無異議后，編制《檔案銷毀清冊》。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題，保障檔案信息的安全和穩(wěn)定。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化數(shù)據(jù)的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露和被非法篡改。2.定期對檔案信息化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查檔案管理工作是否符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并整改。（二）考核評價(jià)1.建立檔案干部考核評價(jià)機(jī)制，對檔案干部的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等