PAGE數(shù)字檔案館制度建設一、總則（一）目的為了適應信息化時代發(fā)展需求，加強公司數(shù)字檔案館建設與管理，有效整合和利用檔案信息資源，提高檔案管理工作效率和服務水平，保障檔案的真實性、完整性、安全性和可用性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等數(shù)字檔案館建設相關工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保數(shù)字檔案館建設合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實行集中統(tǒng)一管理，明確各部門職責，確保檔案管理工作協(xié)調一致。3.安全保密原則：采取有效措施保障檔案信息安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.便捷高效原則：充分利用信息技術手段，提高檔案管理工作效率，為公司各項工作提供便捷的檔案信息服務。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司數(shù)字檔案館建設的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)字檔案館建設，負責檔案信息資源的收集、整理、存儲、利用和維護等工作。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期開展檔案工作檢查和考核。4.負責檔案管理人員的培訓和業(yè)務指導，提高檔案管理隊伍素質。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)、應用和升級。6.負責檔案信息安全管理，制定安全策略和應急預案，保障檔案信息安全。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的齊全、完整、準確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，配合做好檔案數(shù)字化工作。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，規(guī)范本部門檔案管理行為，積極支持和配合檔案管理部門開展工作。4.負責本部門檔案信息的安全保密工作，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，按照規(guī)定進行管理。5.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案利用申請，配合做好檔案查閱、借閱等服務工作。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，嚴格履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作技能，及時準確地錄入檔案信息，做好檔案數(shù)據(jù)的備份和維護工作。4.負責檔案的查閱、借閱、歸還等服務工作，嚴格按照規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案安全。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案賬實相符。6.積極參與檔案信息化建設和業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案材料，包括但不限于以下類別：行政管理類：公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。業(yè)務經營類：市場調研報告、銷售合同、財務報表、審計報告、項目文檔等。技術研發(fā)類：科研項目立項報告、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、產品圖紙、專利文件等。基本建設類：工程規(guī)劃設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告、工程預決算等。聲像電子類：照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等。2.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案材料，并移交檔案管理部門統(tǒng)一管理。（二）收集要求1.檔案材料應真實、完整、準確，內容與載體應保持一致。2.歸檔的文件材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。3.電子文件應采用通用格式，并確保其真實性、完整性和可讀性。同時，應按照規(guī)定進行元數(shù)據(jù)采集和整理，保證電子文件的可追溯性。4.聲像檔案應圖像清晰、聲音清楚，載體應標注相關信息，如拍攝時間、地點、人物、內容等。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別和年度、保管期限等進行分類整理，同一類別檔案應按照時間順序排列。3.檔案整理應符合國家有關檔案整理標準和規(guī)范，采用統(tǒng)一的分類編號方法，確保檔案整理的標準化和規(guī)范化。（四）整理方法1.紙質檔案整理：按照檔案分類方案，對紙質文件進行分類、編號、編目、裝訂等操作。編目應包括檔號、題名、責任者、日期、頁數(shù)、保管期限等項目，確保目錄清晰、準確。2.電子檔案整理：按照電子文件分類方案，對電子文件進行分類存儲，并建立相應的文件夾結構。同時，為電子文件命名應規(guī)范，便于識別和查找。電子文件應進行元數(shù)據(jù)著錄，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子文件的有效管理和利用。3.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等聲像檔案進行分類整理，標注相關信息，并按照一定的存儲格式進行存儲。聲像檔案應建立索引目錄，便于檢索和利用。四、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.數(shù)字檔案館應采用先進的存儲設備和技術，建立安全可靠的檔案存儲系統(tǒng)。存儲設備應具備冗余備份功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.檔案存儲應采用多種存儲介質，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，并定期進行數(shù)據(jù)備份和遷移，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子檔案應進行異地備份存儲，確保在本地存儲出現(xiàn)故障時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。異地備份存儲地點應選擇安全可靠的場所，并與本地存儲保持一定的距離，以防止自然災害等因素對檔案數(shù)據(jù)造成損壞。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在百分之45百分之60之間。2.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設施，確保檔案的安全保管。3.檔案存儲設備應放置在專門的檔案架上，排列整齊，便于查找和管理。檔案架應牢固、耐用，并定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應根據(jù)檔案的價值和形成規(guī)律，準確確定檔案的保管期限，并在檔案整理時進行標注。檔案管理部門應定期對檔案保管期限進行審核，對已到保管期限的檔案進行鑒定和處置。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。清查盤點內容包括檔案數(shù)量、存儲位置、保管狀況等。2.在清查盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。同時，應填寫檔案清查盤點記錄，對清查結果進行詳細記錄，并上報公司領導。3.根據(jù)檔案清查盤點結果，對檔案管理工作中存在的問題進行分析總結，及時調整和完善檔案管理制度和工作流程，不斷提高檔案管理水平。五、檔案利用與服務（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，嚴格按照規(guī)定辦理利用手續(xù)，確保檔案信息安全。2.檔案利用應優(yōu)先滿足公司內部各項工作的需要，為公司決策、管理、業(yè)務開展等提供有力支持。3.在確保檔案信息安全的前提下，積極開展檔案信息資源共享，為公司外部相關單位和個人提供必要的檔案利用服務。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應按照規(guī)定提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應向借閱人員明確告知檔案保管要求和歸還期限，并對借閱檔案進行登記。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、偽造、丟失，按時歸還檔案。3.復制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復制服務。復制檔案應經檔案管理部門負責人審批，并按照規(guī)定收取復制費用。復制的檔案應與原件內容一致，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.檔案利用審批應嚴格按照規(guī)定的程序進行，確保審批環(huán)節(jié)嚴謹、規(guī)范。審批人員應認真審核利用申請，根據(jù)檔案的密級、保管期限和利用目的等，做出是否批準利用的決定。2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行審批和利用，確保檔案信息安全。未經批準，任何人不得擅自查閱、借閱和復制此類檔案。（四）服務保障1.檔案管理部門應建立健全檔案利用服務體系，優(yōu)化服務流程，提高服務質量和效率。加強與各部門的溝通協(xié)調，及時了解利用需求，為利用者提供優(yōu)質、高效的檔案信息服務。2.檔案管理人員應具備良好的業(yè)務素質和服務意識，熟悉檔案管理業(yè)務和利用流程，熱情接待利用者，耐心解答利用者提出的問題。3.不斷完善檔案管理系統(tǒng)功能，提高檔案檢索和利用的便捷性。通過建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，為利用者提供快速、準確的檔案信息查詢服務。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，明確安全管理責任，加強對檔案信息安全工作的組織領導。2.采取技術手段保障檔案信息安全，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術、防病毒軟件等，防止外部網絡攻擊和惡意軟件入侵。3.定期對檔案存儲設備、網絡系統(tǒng)等進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對重要檔案數(shù)據(jù)應進行定期備份，并異地存儲，確保數(shù)據(jù)安全。4.加強對檔案管理人員的安全保密教育，提高安全意識和防范能力。檔案管理人員應嚴格遵守安全操作規(guī)程，不得擅自泄露檔案信息。（二）保密管理1.嚴格執(zhí)行國家有關保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，實行專人專管，嚴格保密。2.明確檔案的密級劃分標準，對檔案進行密級標識，并按照不同密級采取相應的保密措施。密級檔案的查閱、借閱、復制等應嚴格按照保密規(guī)定進行審批。3.加強對檔案保管場所的保密管理，檔案庫房應安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，限制無關人員進入。對檔案存儲設備應進行加密處理，防止信息泄露。4.對因工作需要接觸密級檔案的人員，應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。接觸密級檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得在非保密場所談論、處理密級檔案信息。（三）應急處置1.制定檔案信息安全應急預案，明確應急處置流程和責任分工。應急預案應包括火災、水災、網絡攻擊、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件的應急處置措施。2.定期組織檔案信息安全應急演練，提高應急處置能力。應急演練應模擬真實場景，檢驗應急預案的可行性和有效性，及時發(fā)現(xiàn)和解決演練中存在的問題。3.發(fā)生檔案信息安全事件時應立即啟動應急預案，采取有效措施進行處置，防止事件擴大。同時，應及時向上級主管部門報告事件情況，并配合有關部門進行調查處理。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化和規(guī)范化。2.通過檔案信息化建設，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司各項工作提供便捷、高效的檔案信息支持。3.實現(xiàn)檔案信息資源的有效整合和共享，促進公司內部信息流通和協(xié)同工作，提升公司整體管理水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案收集與整理模塊：實現(xiàn)檔案收集計劃制定、檔案材料錄入、分類整理、編目等功能，確保檔案信息的準確錄入和規(guī)范整理。該模塊應具備數(shù)據(jù)校驗和提醒功能，對錄入錯誤或不符合規(guī)范的數(shù)據(jù)及時進行提示，保證檔案整理質量。2.檔案存儲與保管模塊：對檔案存儲位置、保管期限、存儲介質等信息進行管理，實時監(jiān)控檔案存儲狀態(tài)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的備份、遷移和恢復等操作。同時，該模塊應具備存儲設備管理功能，記錄存儲設備的使用情況、維護記錄等，確保檔案存儲安全可靠。3.檔案利用與服務模塊：提供檔案查閱、借閱、復制等利用申請功能，實現(xiàn)利用審批流程的電子化管理。記錄利用者信息、利用時間、利用內容等，方便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。同時，該模塊應具備在線查閱和遠程服務功能，為利用者提供便捷的檔案信息獲取渠道。4.檔案安全與保密模塊：設置檔案密級管理、用戶權限管理、安全審計等功能，確保檔案信息安全。對檔案訪問操作進行詳細記錄，以便進行安全審計和追溯。同時，該模塊應具備安全預警功能，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。5.系統(tǒng)管理模塊：包括用戶管理、角色管理、數(shù)據(jù)字典管理、系統(tǒng)配置等功能，對檔案管理系統(tǒng)進行全面管理和維護。設置不同用戶角色的權限，確保系統(tǒng)操作的安全性和規(guī)范性。同時，該模塊應具備數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)升級等功能，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)錄入標準和流程，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性和完整性。檔案數(shù)據(jù)錄入應遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范，對錄入的數(shù)據(jù)進行嚴格審核，保證數(shù)據(jù)質量。2.加強檔案數(shù)據(jù)的質量管理，定期對檔案數(shù)據(jù)進行清理、校對和更新。及時發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)錯誤，確保檔案數(shù)據(jù)的時效性和真實性。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份與恢復機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并存儲在安全可靠的介質上。制定數(shù)據(jù)恢復計劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作的正常開展。（四）技術支持與維護1.配備專業(yè)的技術人員，負責檔案管理信息系統(tǒng)的技術支持與維護工作。技術人員應具備扎實的信息技術知識和豐富的檔案管理經驗，能夠及時解決系統(tǒng)