PAGE檔案保密管理制度信息化一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案保密管理，確保檔案信息的安全與完整，適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)及全體員工在檔案管理工作中涉及的保密事項(xiàng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案保密意識(shí)，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級(jí)分類(lèi)管理，明確不同級(jí)別檔案的保密要求。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展和信息技術(shù)的更新，及時(shí)調(diào)整和完善檔案保密管理制度。二、檔案保密管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保密管理制度，明確檔案管理流程和保密措施。2.組織開(kāi)展檔案保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和技能。3.對(duì)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)督和管理，確保檔案信息安全。4.定期對(duì)檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改存在的問(wèn)題。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)本部門(mén)檔案進(jìn)行妥善保管，嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定。3.在利用檔案時(shí)，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案信息不被泄露。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案保密檢查和評(píng)估工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密管理制度，不得擅自泄露、篡改、銷(xiāo)毀檔案信息。2.在工作中妥善保管所接觸到的檔案，不得將檔案帶出辦公場(chǎng)所或轉(zhuǎn)借他人。3.如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或泄露跡象，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。三、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設(shè)1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.配備必要的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。3.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)，要保證掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。4.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。（二）檔案信息系統(tǒng)安全管理1.選用安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)，并定期進(jìn)行評(píng)估和更新。2.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。3.加強(qiáng)用戶認(rèn)證和權(quán)限管理，嚴(yán)格控制用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限。根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和處理相關(guān)檔案信息。4.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。5.建立檔案信息系統(tǒng)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。（三）電子檔案存儲(chǔ)與傳輸1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行加密處理。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.在傳輸電子檔案時(shí)，應(yīng)采用加密傳輸協(xié)議，防止檔案信息在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。3.對(duì)重要電子檔案的傳輸，要進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和授權(quán)，確保傳輸過(guò)程的合法性和安全性。四、檔案保密措施（一）檔案實(shí)體保密1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體的安全。2.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。4.借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。歸還檔案時(shí)，要認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（二）檔案信息保密1.對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，根據(jù)檔案的重要性和敏感性，確定不同的保密級(jí)別。2.嚴(yán)格控制檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)相應(yīng)級(jí)別的檔案信息。3.在檔案利用過(guò)程中，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，并注明用途和使用范圍。4.禁止在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上處理和存儲(chǔ)涉密檔案信息。5.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案信息，要采取特殊的保密措施，如專(zhuān)人專(zhuān)管、加密存儲(chǔ)等。（三）檔案載體保密1.對(duì)存儲(chǔ)檔案信息的載體（如硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等）進(jìn)行嚴(yán)格管理，標(biāo)注密級(jí)和使用期限。2.廢棄的檔案載體應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保載體上的檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.在使用檔案載體時(shí)，要注意保護(hù)載體的完整性，避免因載體損壞導(dǎo)致檔案信息丟失。五、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案保密監(jiān)督小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員代表。2.監(jiān)督小組定期對(duì)公司檔案保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。3.設(shè)立檔案保密舉報(bào)電話和郵箱，鼓勵(lì)員工對(duì)違反檔案保密制度的行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案管理流程、人員操作規(guī)范等。2.檔案信息化系統(tǒng)的安全狀況，如用戶認(rèn)證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等。3.檔案實(shí)體和信息的保密措施落實(shí)情況，如庫(kù)房安全、信息訪問(wèn)控制等。4.員工的檔案保密意識(shí)和技能，是否存在違規(guī)操作行為。（三）檢查頻率1.檔案管理部門(mén)每月對(duì)公司檔案保密工作進(jìn)行一次自查。2.公司每季度組織一次檔案保密工作全面檢查。3.每年邀請(qǐng)外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)公司檔案保密管理工作進(jìn)行評(píng)估。（四）問(wèn)題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改責(zé)任人和整改期限。2.整改責(zé)任人應(yīng)制定詳細(xì)的整改措施，按時(shí)完成整改任務(wù)，并將整改情況書(shū)面報(bào)告檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。六、檔案保密培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門(mén)每年制定檔案保密培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象和培訓(xùn)時(shí)間。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家法律法規(guī)、公司檔案保密制度、信息化安全知識(shí)、檔案管理技能等。3.根據(jù)不同崗位需求，有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)，確保培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專(zhuān)家或內(nèi)部資深人員進(jìn)行授課。2.開(kāi)展線上培訓(xùn)，通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)發(fā)布培訓(xùn)資料和視頻，供員工自主學(xué)習(xí)。3.進(jìn)行案例分析和模擬演練，提高員工應(yīng)對(duì)檔案保密突發(fā)事件的能力。（三）培訓(xùn)考核1.對(duì)參加檔案保密培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核方式可以包括考試、撰寫(xiě)心得體會(huì)、實(shí)際操作等。2.考核結(jié)果與員工績(jī)效掛鉤，對(duì)考核不合格的員工進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至合格為止。七、檔案保密責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案信息泄露的，由直接責(zé)任人承擔(dān)主要責(zé)任。2.因管理不善、監(jiān)督不力導(dǎo)致檔案信息泄露的，由相關(guān)管理人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.因違反檔案保密制度，擅自利用檔案謀取私利的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任。（二）追究方式1.對(duì)于違反檔案保密制度的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對(duì)因檔案信息泄露給公司造成經(jīng)濟(jì)