PAGE企業(yè)檔案安全制度健全一、總則（一）目的為了加強(qiáng)企業(yè)檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效保護(hù)和利用檔案資源，為企業(yè)各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案安全管理工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則樹立檔案安全風(fēng)險意識，采取有效的預(yù)防措施，防止檔案安全事故的發(fā)生。2.全面管理原則對檔案形成、收集、整理、保管、利用等全過程進(jìn)行全面管理，確保檔案安全。3.誰主管誰負(fù)責(zé)原則各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全管理工作。4.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善企業(yè)檔案安全管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案安全管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案安全管理工作。3.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案庫房的建設(shè)、改造和維護(hù)，配備必要的檔案安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房安全。4.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。5.負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作提供檔案信息服務(wù)。6.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識和業(yè)務(wù)水平。7.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時向上級主管部門報告，并采取有效措施進(jìn)行整改。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織實(shí)施本部門的檔案安全管理工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.各部門應(yīng)按照企業(yè)檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門集中保管。4.各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的發(fā)生。5.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門開展檔案安全檢查和整改工作，對檔案管理部門提出的整改意見應(yīng)及時落實(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)和方針政策，嚴(yán)格遵守企業(yè)檔案安全管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作，定期檢查檔案庫房的安全狀況，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案信息資源的開發(fā)利用，為企業(yè)各項工作提供檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案安全宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識和業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時向上級主管部門報告，并采取有效措施進(jìn)行整改。三、檔案安全防護(hù)措施（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地方。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜門窗、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房內(nèi)的人員和物品進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，確保檔案安全。4.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房內(nèi)的整潔和衛(wèi)生。5.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（二）檔案存儲設(shè)備管理1.檔案存儲設(shè)備應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案存儲設(shè)備應(yīng)分類存放檔案，便于查找和管理。4.檔案存儲設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。（三）檔案信息安全管理1.建立檔案信息安全管理制度，加強(qiáng)對檔案信息的保護(hù)，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。2.對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限和密碼，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)。3.對涉及企業(yè)機(jī)密的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等措施，確保信息安全。4.加強(qiáng)對檔案信息利用的管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，防止檔案信息被非法利用。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照企業(yè)檔案管理部門的要求，及時收集本部門形成的各類檔案，并進(jìn)行整理和歸檔。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案的真實(shí)性和可靠性。3.對重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保檔案的分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、排列有序。2.檔案整理應(yīng)包括文件材料的分類、編號、編目、裝訂等工作，并編制檔案目錄。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括企業(yè)設(shè)立、變更、終止等重要文件，企業(yè)年度財務(wù)報表、審計報告等重要財務(wù)檔案，企業(yè)重大決策、重要會議記錄等重要管理檔案，以及涉及企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等重要檔案。3.長期保管的檔案主要包括企業(yè)一般性管理文件、業(yè)務(wù)檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括企業(yè)臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)資料等，保管期限為1年至10年。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照保管期限分類存放，便于查找和管理。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。3.檔案應(yīng)采用密集架、檔案柜等存儲設(shè)備進(jìn)行存放，存儲設(shè)備應(yīng)牢固、整齊、美觀，便于檔案的存放和取出。4.檔案應(yīng)定期進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。（三）檔案保護(hù)措施1.對易損、易褪色的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行裱糊、復(fù)制等。2.對磁性載體檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止信息丟失或損壞。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并采用加密存儲、異地存儲等措施，確保電子檔案的安全。4.對檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案庫房的安全。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用1.企業(yè)各部門因工作需要利用檔案時，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案利用申請表，為利用者提供必要的檔案信息服務(wù)，如查閱、借閱、復(fù)制等。3.檔案利用者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱、借閱和復(fù)制，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案時，借閱者應(yīng)填寫檔案借閱申請表，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案借閱申請表，為借閱者提供必要的檔案信息服務(wù)，如查閱、借閱、復(fù)制等。3.檔案借閱者應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱、借閱和復(fù)制，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。4.檔案借閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告。5.檔案借閱者應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。4.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫檔案鑒定表，并經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，作為檔案鑒定的依據(jù)。（二）檔案銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照檔案鑒定意見進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)制定銷毀計劃，明確銷毀檔案的類別、年度、保管期限等信息，并報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀工作結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。八、檔案安全檢查與整改（一）檔案安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案安全檢查工作，檢查內(nèi)容包括檔案庫房安全狀況、檔案存儲設(shè)備運(yùn)行情況、檔案信息安全管理情況等。2.檔案安全檢查工作應(yīng)制定檢查計劃，明確檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容等信息，并報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案安全檢查工作應(yīng)采用實(shí)地檢查、查閱資料、詢問情況等方式進(jìn)行，確保檢查工作的全面、深入、細(xì)致。4.檔案安全檢查工作結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改意見和建議。（二）檔案安全整改1.對檔案安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，確保檔案安全。2.檔案安全整改工作應(yīng)制定整改計劃，明確整改措施、整改責(zé)任人、整改期限等信息，并報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案安全整改工作應(yīng)按照整改計劃認(rèn)真組織實(shí)施，確保整改工作取得實(shí)效。4.檔案安全整改工作結(jié)束后，應(yīng)形成整改報告，對整改情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并報企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱。九、檔案安全事故處理（一）事故報告1.發(fā)生檔案安全事故后，事故發(fā)生部門應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取有效措施進(jìn)行現(xiàn)場保護(hù)，防止事故擴(kuò)大。2.檔案管理部門接到事故報告后，應(yīng)立即向企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)報告，并組織有關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查處理。（二）事故調(diào)查1.檔案安全事故調(diào)查工作應(yīng)組成事故調(diào)查組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。2.事故調(diào)查組應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)檔案安全管理制度的要求，對事故發(fā)生的原因、經(jīng)過、后果等進(jìn)行全面、深入、細(xì)致的調(diào)查。3.事故調(diào)查組應(yīng)形成事故調(diào)查報告，對事故發(fā)生的原因進(jìn)行分析，提出處理意見和防范措施，并