PAGE土地評(píng)估檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司土地評(píng)估檔案管理，確保土地評(píng)估檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高土地評(píng)估工作質(zhì)量和效率，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及土地評(píng)估業(yè)務(wù)所形成的各類檔案的管理，包括但不限于評(píng)估報(bào)告、工作底稿、相關(guān)文件資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則土地評(píng)估檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映土地評(píng)估業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善土地評(píng)估檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理土地評(píng)估檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案的有序存放。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等日常管理工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）評(píng)估業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門土地評(píng)估業(yè)務(wù)檔案的整理和初步審核，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.在評(píng)估業(yè)務(wù)完成后，按照檔案管理要求及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）評(píng)估人員職責(zé)1.在土地評(píng)估業(yè)務(wù)過(guò)程中，負(fù)責(zé)收集、整理和保管與評(píng)估業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理要求，及時(shí)將工作底稿等資料移交評(píng)估業(yè)務(wù)部門，配合做好檔案的整理和歸檔工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.土地評(píng)估委托書、委托合同等相關(guān)文件。2.土地評(píng)估所需的各類資料，包括土地權(quán)屬證明、規(guī)劃文件、土地利用現(xiàn)狀圖等。3.評(píng)估過(guò)程中形成的工作底稿，如現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄、數(shù)據(jù)收集與分析資料等。4.土地評(píng)估報(bào)告及其相關(guān)審核意見。5.與土地評(píng)估業(yè)務(wù)相關(guān)的其他文件資料。（二）收集要求1.評(píng)估業(yè)務(wù)部門和評(píng)估人員應(yīng)及時(shí)收集與評(píng)估業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可讀取性。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的類別和保管期限進(jìn)行分類整理，便于管理和查閱。3.整理后的檔案應(yīng)做到編號(hào)規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。（四）整理方法1.對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行分類，可分為評(píng)估前期文件、評(píng)估過(guò)程文件、評(píng)估報(bào)告文件等類別。2.在每個(gè)類別下，按照文件的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息。5.將整理好的文件資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保管。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.評(píng)估業(yè)務(wù)部門應(yīng)在評(píng)估業(yè)務(wù)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）保管期限1.土地評(píng)估檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.評(píng)估報(bào)告、涉及重大資產(chǎn)交易的評(píng)估項(xiàng)目相關(guān)檔案等應(yīng)永久保管。3.一般評(píng)估項(xiàng)目的工作底稿、相關(guān)文件資料等保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管的檢查與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如修復(fù)損壞的檔案、補(bǔ)充缺失的資料等。3.根據(jù)檔案保管的實(shí)際情況，適時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)，如更換檔案柜、調(diào)整檔案存放位置等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱土地評(píng)估檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞檔案資料。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱土地評(píng)估檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）查閱與借閱的審批流程1.查閱審批流程查閱人填寫檔案查閱申請(qǐng)表。所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門提供檔案并做好查閱登記。2.借閱審批流程借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表。所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如需）。檔案管理部門辦理借閱手續(xù)并登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、評(píng)估業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行逐一審查，檢查檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)于利用率較低且已無(wú)保存必要的檔案，可考慮銷毀。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，并綜合考慮公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，并形成鑒定意見。2.填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立土地評(píng)估檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查閱和共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.在電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、標(biāo)注等管理，便于檢索和查詢。3.開發(fā)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱申請(qǐng)、審批等功能。（三）信息化安全管理1.建立完善電子檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全保護(hù)。2.采用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和存儲(chǔ)設(shè)備，防止電子