PAGE人事干部檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司人事干部檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在人事管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體人事干部檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映人事干部的實際情況。2.完整性原則：全面收集人事干部的各類相關材料，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴格保護人事干部檔案信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標準進行檔案管理操作。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料包括個人基本信息、工作經(jīng)歷、學歷學位等相關材料。（二）自傳材料個人撰寫的反映自身成長經(jīng)歷等情況的材料。（三）鑒定、考核、考察材料如年度考核表、任職考察材料等。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料學歷證書、培訓結業(yè)證書、專業(yè)技術資格證書等相關材料。（五）政審材料政治歷史情況審查等相關材料。（六）黨團材料入黨入團申請書、轉正申請書等相關材料。（七）獎勵材料獲得的各類獎勵證書及相關審批材料。（八）處分材料受到黨紀政紀處分的相關決定及材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料工資變動審批表、職務任免文件、出國（境）審批材料等。（十）其他可供組織參考的材料如個人重要事跡材料、社會關系證明等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應及時將涉及人事干部的相關材料移交至檔案管理部門。2.人事干部本人應主動提交個人相關材料，確保檔案內(nèi)容的及時更新。（二）整理流程1.對收集到的材料進行分類。2.按照材料形成時間順序進行排列。3.去除重復、無效的材料。4.對破損、褪色的材料進行修復或復制。5.編制檔案目錄，清晰標注每份材料的名稱、日期、頁碼等信息。四、檔案保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管方式1.采用檔案柜存放檔案，按照類別和人員順序進行排列。2.建立電子檔案備份，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并定期進行數(shù)據(jù)維護。（三）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準確、內(nèi)容完整。2.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并記錄清查結果。五、檔案借閱與查閱（一）借閱權限1.因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.涉及重要機密的檔案，需經(jīng)公司高層領導批準。（二）借閱程序1.填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)批準后，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行借閱。3.借閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）查閱程序1.查閱人員需到檔案管理部門指定地點進行查閱。2.查閱過程中，檔案管理人員應在場監(jiān)督，查閱完畢后及時歸還檔案。六、檔案轉遞（一）轉遞條件人事干部因工作調(diào)動、離職等原因需要轉遞檔案的，按照規(guī)定辦理轉遞手續(xù)。（二）轉遞程序1.填寫檔案轉遞通知單，注明轉遞原因、接收單位等信息。2.檔案管理部門密封檔案，并在封口處加蓋公章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行轉遞，確保檔案安全送達。4.接收單位收到檔案后，應及時反饋回執(zhí)，確認檔案已安全接收。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設建立人事干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入及時將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確無誤。（三）安全管理加強系統(tǒng)安全防護，設置用戶權限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.全面負責檔案管理工作，制定工作計劃和規(guī)章制度。2.組織檔案管理人員的培訓和考核。3.審核檔案借閱、查閱、轉遞等申請。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、借閱、查閱、轉遞等具體工作。2.維護檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進行清查和統(tǒng)計，向上級匯報檔案管理情況。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）外部監(jiān)督接受上級主管部門、相關監(jiān)管機構等的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。十、責任追究（一）違規(guī)行為1.違反檔案管理制度，擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.泄露檔案信息。3.未按規(guī)定程序進行檔案管理操作。（二）責任追究對違規(guī)行為視情節(jié)輕重，給予