PAGE檔案查閱室上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案查閱室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工查閱檔案查閱室檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.高效服務(wù)原則：在確保安全保密的前提下，為查閱人員提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案查閱室管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案查閱室的日常管理工作，包括檔案的整理、保管、借閱登記等。2.制定檔案查閱室的管理制度和操作流程，并組織實(shí)施。3.對(duì)查閱人員進(jìn)行資格審核和查閱指導(dǎo)，確保查閱活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行。4.定期檢查檔案查閱室的安全設(shè)施和環(huán)境，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（二）查閱人員所在部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門查閱人員的申請(qǐng)和審批工作，確保查閱需求的合理性和必要性。2.對(duì)本部門查閱人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，使其熟悉檔案查閱室的管理制度和操作流程。3.督促本部門查閱人員按時(shí)歸還查閱的檔案，如有遺失或損壞，及時(shí)配合檔案管理部門進(jìn)行處理。三、檔案查閱室環(huán)境與設(shè)施（一）環(huán)境要求1.檔案查閱室應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，確保檔案的保存質(zhì)量。2.室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、應(yīng)急照明設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.查閱室內(nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案存放架、桌椅等設(shè)施，便于查閱人員使用。（二）設(shè)施配備1.計(jì)算機(jī)設(shè)備：配備專用的計(jì)算機(jī)，用于檔案查閱系統(tǒng)的操作和檔案信息的檢索。計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝必要的殺毒軟件和防火墻，確保網(wǎng)絡(luò)安全。2.存儲(chǔ)設(shè)備：配備足夠的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤等，用于備份重要檔案和存儲(chǔ)查閱過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。3.查閱工具：提供必要的查閱工具，如檔案盒、文件夾、放大鏡等，方便查閱人員查閱檔案。4.安全監(jiān)控設(shè)備：安裝監(jiān)控?cái)z像頭，對(duì)檔案查閱室進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。監(jiān)控錄像應(yīng)保存一定期限，以備查閱。四、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.查閱人員所在部門應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至檔案管理部門。（二）資格審核1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，對(duì)查閱人員的資格進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱人員是否具備查閱權(quán)限、查閱目的是否合理等。2.對(duì)于不符合查閱條件的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)與查閱人員所在部門溝通，說明原因，并退還申請(qǐng)表。（三）查閱登記1.經(jīng)審核通過的查閱申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行查閱登記。登記內(nèi)容包括查閱人員姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.查閱人員應(yīng)在查閱登記本上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取查閱檔案。（四）檔案查閱1.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。3.在查閱過程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱室的管理制度和操作流程，不得進(jìn)行與查閱無關(guān)的活動(dòng)。（五）檔案歸還1.查閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還查閱的檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說明原因。2.檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有遺失或損壞情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。五、檔案查閱權(quán)限（一）公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)具有全面查閱公司各類檔案的權(quán)限，但查閱涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案，查閱目的應(yīng)與工作需要相關(guān)。查閱涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案時(shí)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）一般員工一般員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后方可查閱相關(guān)檔案。查閱范圍應(yīng)限于與本人工作直接相關(guān)的檔案。六、檔案保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案信息負(fù)有保密責(zé)任。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無關(guān)人員。（二）保密措施1.檔案查閱室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對(duì)涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。2.在檔案查閱過程中，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)使用專門的設(shè)備和紙張，并進(jìn)行登記。復(fù)印件和摘錄件應(yīng)按照保密要求進(jìn)行保管。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱室的保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。七、檔案安全管理（一）安全防范措施1.檔案查閱室應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.在檔案查閱過程中，查閱人員不得攜帶易燃、易爆、易腐蝕等危險(xiǎn)物品進(jìn)入查閱室。（二）突發(fā)事件應(yīng)急處理1.檔案管理部門應(yīng)制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，檔案管理人員應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護(hù)檔案安全，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.應(yīng)急處理結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行清理和修復(fù)，確保檔案的完整性和可用性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱室的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)查閱人員的查閱行為進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（二）考核評(píng)價(jià)1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱人員的查閱行為進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)的合理性、查閱過程的規(guī)范性、檔案歸還的