PAGE借款合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司借款合同檔案的管理，確保借款合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及借款合同的檔案管理工作，包括但不限于各類借款合同、相關(guān)審批文件、還款記錄等資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司借款合同檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映借款業(yè)務(wù)的實際情況，不得篡改、偽造檔案資料。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及商業(yè)機(jī)密、個人隱私等敏感信息的借款合同檔案進(jìn)行保密管理。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、借款合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類借款合同原件，包括但不限于企業(yè)與金融機(jī)構(gòu)簽訂的貸款合同、企業(yè)之間的借款合同、企業(yè)與個人之間的借款合同等。2.借款合同簽訂過程中涉及的相關(guān)審批文件，如借款申請報告、審批意見、會議紀(jì)要等。3.借款合同履行過程中的還款記錄、利息計算清單、逾期催收記錄等。4.與借款合同有關(guān)的其他重要文件和資料，如抵押物清單、擔(dān)保合同、評估報告等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門在借款合同簽訂后，應(yīng)及時將合同及相關(guān)資料移交檔案管理部門。移交時，需填寫《借款合同檔案移交清單》，注明移交日期、移交人、接收人、檔案名稱及數(shù)量等信息。2.檔案管理部門應(yīng)對接收的借款合同檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料的齊全、完整。如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不完整，應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門補齊。3.對于涉及多部門的借款業(yè)務(wù)，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理相關(guān)檔案資料，并按照規(guī)定移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類根據(jù)借款合同的性質(zhì)、用途、期限等因素，對借款合同檔案進(jìn)行分類?？煞譃殚L期借款合同檔案、短期借款合同檔案、項目借款合同檔案等。2.編號為每一份借款合同檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號格式可采用“年份+部門代碼+順序號”的形式，如“202301001”，其中“2023”表示年份，“01”表示部門代碼，“001”表示順序號。3.裝訂對零散的借款合同及相關(guān)資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊、牢固。裝訂時，應(yīng)按照資料的重要性和關(guān)聯(lián)性進(jìn)行排序，一般順序為借款合同、審批文件、還款記錄、其他相關(guān)資料等。4.編目編制借款合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、借款合同主體、借款金額、借款期限、簽訂日期、歸檔日期等信息。通過編目，方便檔案管理人員和利用人員快速查找所需檔案。三、借款合同檔案的保管（一）保管期限1.短期借款合同檔案保管期限為[X]年，自借款合同到期日起計算。2.長期借款合同檔案保管期限為[X]年，自借款合同簽訂日起計算。3.涉及重大項目或特殊情況的借款合同檔案，保管期限可根據(jù)實際需要適當(dāng)延長，但最長不得超過[X]年。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放借款合同檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對借款合同檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量狀況。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上。備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員進(jìn)入庫房時應(yīng)做好登記記錄。四、借款合同檔案的借閱與使用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱借款合同檔案的，可按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.外部單位或個人因司法調(diào)查、審計等原因需要查閱公司借款合同檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱申請公司內(nèi)部員工如需借閱借款合同檔案，應(yīng)填寫《借款合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案名稱及編號、預(yù)計借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請的合理性和必要性進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱登記經(jīng)審批同意后，檔案管理人員應(yīng)在《借款合同檔案借閱登記簿》上進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）使用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的借款合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場所。2.因工作需要摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明出處，并與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。3.外部單位或個人查閱公司借款合同檔案時，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并由公司相關(guān)人員陪同查閱。查閱過程中，不得擅自拍照、錄音、錄像或帶走檔案資料。五、借款合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對借款合同檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相適應(yīng)。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值。3.集體決策原則：鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與，形成集體鑒定意見。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案管理人員應(yīng)逐份審查借款合同檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價值等因素，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對照保管期限表：將借款合同檔案與公司制定的保管期限表進(jìn)行對照，確定檔案是否已達(dá)到保管期限。3.參考業(yè)務(wù)需求：結(jié)合公司當(dāng)前及未來業(yè)務(wù)發(fā)展對檔案的需求情況，判斷檔案是否仍有利用價值。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊經(jīng)過鑒定，確無保存價值的借款合同檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《借款合同檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清冊應(yīng)報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.銷毀實施檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀記錄銷毀工作完成后，檔案管理人員應(yīng)在銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀清冊歸檔保存。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對借款合同檔案管理工作進(jìn)行定期審計和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身的檔案管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，檢查檔案是否齊全、完整，有無篡改、偽造、丟失等情況。3.檔案管理設(shè)施的配備和運行情況，如檔案庫房的安全設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等是否正常運行。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，檢查檔案管理人員是否熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，是否認(rèn)真履行職責(zé)。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行整改。整改措施應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。2.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向公司提交整改報告，說明問題的整改情況