PAGE醫(yī)院檔案室借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院檔案室管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門(mén)及工作人員因工作需要借閱檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案借閱的必要性和合理性原則，凡因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。3.確保檔案的安全與完整，在借閱過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀、丟失等行為。二、檔案借閱申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)1.醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門(mén)及工作人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)人所在科室或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，以確保借閱申請(qǐng)的真實(shí)性和必要性。（二）審批流程1.《檔案借閱申請(qǐng)表》提交至醫(yī)院檔案室后，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請(qǐng)的真實(shí)性、必要性、借閱期限的合理性等。2.對(duì)于一般性檔案借閱申請(qǐng)，由檔案室主管審批；對(duì)于涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案室管理人員應(yīng)在接到借閱申請(qǐng)后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知申請(qǐng)人。如申請(qǐng)獲批，應(yīng)告知申請(qǐng)人辦理借閱手續(xù)的具體時(shí)間和地點(diǎn)；如申請(qǐng)未獲批，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。三、檔案借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.申請(qǐng)人憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到醫(yī)院檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，對(duì)借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案名稱(chēng)、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱人姓名、所在科室或部門(mén)等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行記錄，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。紙質(zhì)登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱；電子登記信息應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）借閱憑證發(fā)放1.檔案室管理人員在完成借閱登記后，應(yīng)向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》。借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、所在科室或部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量、借閱期限等信息。2.借閱人應(yīng)妥善保管《檔案借閱證》，不得轉(zhuǎn)借他人。如借閱證遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向檔案室管理人員報(bào)告，并辦理掛失和補(bǔ)辦手續(xù)。（三）檔案交付1.借閱人憑《檔案借閱證》在檔案室管理人員的陪同下，到檔案存放地點(diǎn)領(lǐng)取所借閱的檔案。檔案室管理人員應(yīng)與借閱人共同核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，確保交付的檔案與借閱申請(qǐng)一致。2.對(duì)于珍貴或易損檔案，檔案室管理人員應(yīng)采取必要的保護(hù)措施，如提供專(zhuān)門(mén)的檔案袋、包裝盒等，并向借閱人說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。四、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限1.檔案借閱期限應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途及重要程度等因素確定。一般性檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日；重要檔案或機(jī)密檔案的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱期限自借閱人領(lǐng)取檔案之日起計(jì)算，到期應(yīng)按時(shí)歸還。如遇節(jié)假日或特殊情況，歸還日期可順延至節(jié)后第一個(gè)工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整無(wú)損地歸還至醫(yī)院檔案室。檔案室管理人員應(yīng)與借閱人共同核對(duì)歸還檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，如發(fā)現(xiàn)檔案有涂改、偽造、損毀、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。2.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)將《檔案借閱證》交還給檔案室管理人員。檔案室管理人員在確認(rèn)檔案歸還無(wú)誤后，應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注明歸還日期，并將《檔案借閱證》注銷(xiāo)。（三）續(xù)借手續(xù)1.如借閱人因工作需要延長(zhǎng)檔案借閱期限，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個(gè)工作日內(nèi)，填寫(xiě)《檔案續(xù)借申請(qǐng)表》，注明續(xù)借檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、續(xù)借期限等信息，并經(jīng)所在科室或部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至醫(yī)院檔案室。2.檔案室管理人員應(yīng)按照檔案借閱申請(qǐng)與審批流程，對(duì)續(xù)借申請(qǐng)進(jìn)行審核和審批。如續(xù)借申請(qǐng)獲批，應(yīng)在借閱登記冊(cè)上注明續(xù)借期限，并通知借閱人辦理相關(guān)手續(xù)；如續(xù)借申請(qǐng)未獲批，應(yīng)向借閱人說(shuō)明原因。五、檔案借閱的限制與特殊規(guī)定（一）限制借閱范圍1.涉及醫(yī)院機(jī)密信息、醫(yī)療糾紛案件、重大醫(yī)療事故等檔案，未經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.檔案原件原則上不予外借，確因工作需要必須外借的，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的保護(hù)措施，確保檔案安全。3.已歸檔的病歷檔案，除醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作需要外，一般不予借閱。如因特殊情況需要借閱病歷檔案的，應(yīng)按照醫(yī)院病歷管理制度的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）特殊規(guī)定1.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自將檔案帶出醫(yī)院或轉(zhuǎn)借他人使用。如遇特殊情況需要帶出醫(yī)院的，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院檔案室主管批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)登記手續(xù)。2.借閱人如需對(duì)借閱檔案進(jìn)行復(fù)印、拍照、摘錄等操作，應(yīng)事先向檔案室管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。復(fù)印、拍照、摘錄的內(nèi)容應(yīng)與檔案原件一致，不得擅自更改或刪除。3.借閱人在借閱檔案過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)向檔案室管理人員反饋，不得擅自處理。檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.醫(yī)院檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記冊(cè)的記錄是否完整、準(zhǔn)確，借閱期限是否符合規(guī)定，檔案歸還情況是否正常等。2.定期檢查應(yīng)至少每季度進(jìn)行一次，并形成檢查記錄。檢查記錄應(yīng)包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等信息。（二）不定期抽查1.醫(yī)院檔案室管理人員應(yīng)不定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查借閱檔案的使用情況、保管情況等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定，擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案或逾期不歸還檔案等行為，醫(yī)院檔案室應(yīng)及時(shí)向醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.對(duì)于違規(guī)情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育等處理；對(duì)于違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、檔案借閱的安全與保密措施（一）安全措施1.醫(yī)院檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案存放環(huán)境進(jìn)行檢查，確保環(huán)境安全符合要求。如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。（二）保密措施1.檔案室管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及醫(yī)院機(jī)密信息、醫(yī)療糾紛案件、重大醫(yī)療事故等檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。2.借閱人在借閱檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。如因工作需要必須向他人提供檔案信息的，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院檔案室主管批準(zhǔn)，并采取相