PAGE建筑類公司檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目部等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，各部門設(shè)兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的管理和利用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定公司檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀公司各類檔案。3.組織開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。4.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門兼職檔案員的工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作。2.定期將本部門整理好的檔案移交公司綜合管理部門。3.協(xié)助綜合管理部門開展檔案的查詢、借閱等利用工作。4.根據(jù)公司檔案管理制度，做好本部門檔案的安全保密工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.工程技術(shù)檔案：包括工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，如工程圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知等。2.經(jīng)營管理檔案：涵蓋公司的市場營銷、合同管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的檔案，如市場調(diào)研報(bào)告、合同文本、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等。3.行政管理檔案：涉及公司行政事務(wù)管理的各類文件，如公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。4.黨群工作檔案：包括黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案，如黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。5.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司重要活動(dòng)、工程建設(shè)等情況的檔案。6.電子檔案：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類檔案，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子圖紙等。（二）編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)分類號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：暫定為公司代碼。3.分類號(hào)：按照上述分類方法，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案的類別。4.年度：檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示。5.保管期限：分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用Y、C、D表示。6.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)。例如：某工程技術(shù)檔案，全宗號(hào)為[公司代碼]，分類號(hào)為J，年度為2023年，保管期限為長期，流水號(hào)為001，則該檔案編號(hào)為[公司代碼]J2023C001。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理。3.項(xiàng)目完工后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)組織相關(guān)人員及時(shí)收集整理項(xiàng)目檔案，并移交公司綜合管理部門。（二）整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理后的檔案應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案移交公司綜合管理部門歸檔。2.歸檔時(shí)間為每年的[具體時(shí)間]，各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案移交工作。3.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)后各執(zhí)一份。（二）移交1.公司綜合管理部門接收各部門移交的檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。2.檔案移交后，公司綜合管理部門應(yīng)按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行重新編號(hào)和上架保管。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定保管期限。（二）銷毀1.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄。3.嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案。八、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門辦理手續(xù)。2.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在公司綜合管理部門指定人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得損壞、涂改、丟失檔案。（三）利用登記1.公司綜合管理部門應(yīng)對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱、借閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。2.檔案歸還時(shí)，公司綜合管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有問題應(yīng)及時(shí)處理。九、檔案的信息化管理（一）建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期等進(jìn)行查詢。3.檔案借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。5.