PAGE學(xué)生檔案給誰管理制度總則目的為了規(guī)范學(xué)生檔案的管理，確保學(xué)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本校全體學(xué)生的檔案管理工作。基本原則1.真實(shí)性原則：學(xué)生檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎懲等情況。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的機(jī)密性，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.完整性原則：確保學(xué)生檔案資料的齊全，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的整理、歸檔、保管和利用。檔案內(nèi)容個人基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系方式等。學(xué)習(xí)成績記錄涵蓋各學(xué)期的課程成績、學(xué)分、補(bǔ)考情況等。獎懲情況記錄學(xué)生獲得的各類獎勵和受到的處分。社會實(shí)踐與實(shí)習(xí)記錄包括參加的社會實(shí)踐活動、實(shí)習(xí)單位及表現(xiàn)等。健康狀況如體檢報(bào)告、疾病史等。其他相關(guān)材料如榮譽(yù)證書、參賽作品、科研成果等。檔案建立與收集新生檔案建立1.新生入學(xué)時，應(yīng)按照學(xué)校要求填寫個人基本信息表格，并提交相關(guān)證明材料。2.招生部門負(fù)責(zé)收集新生的錄取通知書、高考成績單、體檢表等材料，移交至檔案管理部門。在校期間檔案收集1.各教學(xué)單位負(fù)責(zé)及時收集學(xué)生的課程成績、實(shí)習(xí)報(bào)告等材料，并定期移交至檔案管理部門。2.學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)收集學(xué)生的獎懲情況、社會實(shí)踐記錄等材料，并移交檔案管理部門。3.其他相關(guān)部門如后勤部門、保衛(wèi)部門等，應(yīng)將涉及學(xué)生的相關(guān)材料及時移交檔案管理部門。檔案整理與歸檔整理要求1.檔案管理人員對收集到的各類材料進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無效的材料。2.按照檔案內(nèi)容的類別，將材料依次排列，確保順序清晰。歸檔方法1.采用年度類別學(xué)號的歸檔方式，將學(xué)生檔案按照年度進(jìn)行劃分，再按照類別細(xì)分，最后以學(xué)號為序排列。例如，2023年入學(xué)的學(xué)生檔案，先按年度分為2023年類別，再按學(xué)習(xí)成績、獎懲情況等類別分別歸檔，每個類別下按學(xué)號排列。2.為每份檔案建立電子目錄，便于查詢和管理。檔案保管保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、通風(fēng)、防潮、防火、防蟲。2.庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。保管期限1.學(xué)生在校期間的檔案永久保管。2.學(xué)生畢業(yè)后，檔案按照相關(guān)規(guī)定繼續(xù)保管一定期限，一般為[X]年。檔案安全管理1.建立檔案出入庫登記制度，嚴(yán)格記錄檔案的借閱、歸還情況。2.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識，防止檔案丟失、損壞或泄密。檔案查閱與借閱查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要，可查閱學(xué)生檔案，但必須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表。2.學(xué)生本人在畢業(yè)前可查閱自己的檔案，但需提前預(yù)約，經(jīng)檔案管理部門同意后在指定地點(diǎn)查閱。借閱規(guī)定1.外單位因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案內(nèi)容。檔案轉(zhuǎn)遞轉(zhuǎn)遞條件1.學(xué)生畢業(yè)時，按照就業(yè)去向或升學(xué)情況，將檔案轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)的單位或?qū)W校。2.學(xué)生因休學(xué)、退學(xué)等原因離校時，檔案按照學(xué)校規(guī)定轉(zhuǎn)遞至指定地點(diǎn)。轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門根據(jù)學(xué)生的轉(zhuǎn)遞信息，開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋騎縫章。3.通過機(jī)要交通、專人送取或郵政特快專遞等方式進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，確保檔案安全、及時送達(dá)。4.轉(zhuǎn)遞完成后，及時更新檔案管理系統(tǒng)中的轉(zhuǎn)遞信息，并留存轉(zhuǎn)遞憑證。檔案信息化管理建立檔案信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)建立學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.確保檔案信息系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將檔案材料中的信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和更新，保證檔案信息與實(shí)際情況一致。檔案保密與安全責(zé)任保密要求1.檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)生檔案中的任何信息。2.在檔案管理場所周圍設(shè)置明顯的保密標(biāo)識，限制無關(guān)人員進(jìn)入。安全責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對檔案安全工作負(fù)總責(zé)，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格履行安全職責(zé)，如果因工作失誤導(dǎo)致檔案安全事故，將依法依規(guī)追究責(zé)任。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.檔案管理部門應(yīng)定期進(jìn)行自查自糾，不斷完善檔案管理工作。外部監(jiān)督1.接受教育行政部門、檔案管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合整改要求。2.對社會公眾的監(jiān)督意見進(jìn)行