PAGE合同文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同文件檔案的管理，確保合同文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高合同文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類合同文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司合同文件檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保合同文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則根據(jù)合同文件檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來(lái)源，進(jìn)行分類管理，便于查找、利用和保管。3.依法管理原則合同文件檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保管理活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。4.安全保密原則加強(qiáng)合同文件檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止合同文件檔案的泄露、損毀和丟失。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善合同文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)合同文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)合同文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同文件檔案的管理工作，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。5.負(fù)責(zé)合同文件檔案的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。6.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，做好合同文件檔案的鑒定、銷毀工作。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同文件的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同文件原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門歸檔。2.明確專人負(fù)責(zé)合同文件檔案的管理，確保合同文件的及時(shí)收集、整理和移交。3.配合檔案管理部門做好合同文件檔案的清查、核對(duì)等工作，提供必要的協(xié)助。（三）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，做好與合同文件檔案管理相關(guān)的工作，如提供資料、協(xié)助查詢等。2.遵守合同文件檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借合同文件檔案。三、合同文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司對(duì)外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等。2.合同的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)文件。3.與合同簽訂、履行相關(guān)的數(shù)據(jù)電文、信函、傳真、電子郵件等資料。4.合同審批過(guò)程中形成的文件，如合同審批表、會(huì)簽意見、法律意見書等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文件原件及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.移交的合同文件應(yīng)齊全、完整，包括合同正副本、附件、補(bǔ)充協(xié)議等，并確保文件的真實(shí)性和有效性。3.對(duì)于數(shù)據(jù)電文等電子資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（三）整理方法1.檔案管理部門按照合同的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.每份合同應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，并編制頁(yè)碼，在封面注明合同名稱、編號(hào)、簽訂日期、雙方當(dāng)事人等信息。3.合同附件應(yīng)與合同正文一并整理，注明附件名稱、序號(hào)，并在合同正文中注明附件的位置。4.對(duì)于合同審批過(guò)程中形成的文件，應(yīng)按照審批流程順序整理，與合同文件一并歸檔。四、合同文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)在合同文件整理完畢后，及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保合同文件的有序存放。2.歸檔的合同文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查找和利用。3.對(duì)于重要合同文件，應(yīng)建立專門的檔案盒或檔案柜進(jìn)行保管，并在顯著位置標(biāo)注標(biāo)識(shí)。（二）保管期限合同文件檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的合同文件，如公司合并、分立、改制、上市等相關(guān)合同，以及對(duì)公司具有長(zhǎng)期影響的合同，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管保管期限為[X]年的合同文件，主要包括公司日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的重要合同，如大額買賣合同、長(zhǎng)期租賃合同、重大技術(shù)合同等。3.短期保管保管期限為[X]年的合同文件，一般為公司日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的一般性合同，如小額買賣合同、短期租賃合同等。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案庫(kù)房、檔案架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保合同文件檔案的安全保管。2.定期對(duì)合同文件檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，防止檔案的丟失和損壞。4.對(duì)于電子合同文件檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)介質(zhì)保管等措施，確保電子檔案的安全。五、合同文件的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱、借閱合同文件檔案。外部單位因法律法規(guī)規(guī)定或工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可以查閱合同文件檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門查閱合同文件檔案，應(yīng)填寫《合同文件檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門審核同意后，提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.內(nèi)部借閱公司內(nèi)部各部門借閱合同文件檔案，應(yīng)填寫《合同文件檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。檔案管理部門審核同意后，辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。3.外部查閱外部單位查閱合同文件檔案，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)材料，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保查閱活動(dòng)的規(guī)范進(jìn)行。4.外部借閱外部單位借閱合同文件檔案，應(yīng)提交單位介紹信、借閱人身份證明、借閱申請(qǐng)函等相關(guān)材料，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.查閱、借閱合同文件檔案時(shí)，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照、摘錄、轉(zhuǎn)借或傳播合同文件內(nèi)容。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的合同文件檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和借閱范圍。3.未經(jīng)公司書面同意，任何單位和個(gè)人不得將合同文件檔案用于非本公司業(yè)務(wù)需要的其他用途。六、合同文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則合同文件檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立合同文件檔案鑒定小組，由檔案管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)合同文件檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.查閱合同文件檔案的內(nèi)容，了解合同的簽訂背景、履行情況、對(duì)公司的影響等。2.結(jié)合公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)要求等，綜合判斷合同文件檔案的價(jià)值。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的合同文件檔案，應(yīng)填寫《合同文件檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.合同文件檔案的銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息的徹底銷毀。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料保存，以備查考。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)合同文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、合同文件的收集整理情況、檔案的保管利用情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門合同文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同文件檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門合同文件檔案管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門績(jī)效考核的重要內(nèi)容，與部門